Las Mejores Formas de Dar Seguimiento a las Órdenes de Trabajo en su Pequeña Empresa de Servicios

Los propietarios de pequeñas empresas saben que la gestión de órdenes de trabajo es fundamental para mantener su negocio funcionando sin problemas. Pero, ¿cuáles son las mejores formas de gestionar las solicitudes de trabajo? Esta guía lo ayudará a comenzar a organizar sus órdenes de trabajo con la máxima eficiencia.

En negocios, la Gestión de Órdenes de Trabajo  es el proceso de creación, asignación y monitoreo de órdenes de trabajo. Ayuda a garantizar que el trabajo se complete de manera oportuna y eficiente. Al crear órdenes de trabajo y asignarlas a empleados específicos, puede asegurarse de que cada tarea reciba la atención que merece. Las órdenes de trabajo también pueden ayudarle a rastrear el progreso de cada tarea y así pueda asegurarse de que se complete a tiempo.

Tabla de Contenido

Lo Básico en La Gestión de Órdenes de Trabajo
¿Por qué es Importante Gestionar Las Órdenes de Trabajo?
6 Tips Para Monitorear sus Órdenes de Trabajo
Conclusiones

Lo Básico en la Gestión de Órdenes de Trabajo

Monitorear órdenes de trabajo es un proceso clave en pequeñas empresas de servicios, ya que ayuda a organizar las solicitudes de trabajo, programar y asignar recursos a determinadas tareas y controlar el progreso del trabajo.

¿Qué es una Orden de Trabajo?

Las órdenes de trabajo son solicitudes de entrega o fabricación de servicios o productos específicos, generalmente de un cliente a un proveedor. Las órdenes de trabajo pueden ser de mantenimiento/reparación de rutina o para un proyecto específico. Como documento, una orden de trabajo solicita o autoriza la prestación de un servicio específico. Puede generar órdenes de trabajo para una gran variedad de servicios, incluidos, reparaciones, instalaciones, modificaciones, entre otros.

Hay algunas cosas a tener en cuenta al crear órdenes de trabajo:

  • ¿Quién es el cliente?
  • ¿Cuál es el trabajo a realizar?
  • ¿Cuáles son las especificaciones?
  • ¿Cuáles son las fechas de entrega?
  • ¿Cuáles son los costos?
  • ¿Quién efectuará la obra?
  • ¿Cómo se rastreará y controlará el trabajo?

Crear órdenes de trabajo puede parecer un trabajo complicado, pero es importante recordar que cuanto más lo hace, más fácil se vuelve. Además, existen muchas soluciones con plantillas y herramientas de programación de órdenes de trabajo que pueden ayudarlo a optimizar el almacenamiento de registros.

El Proceso de la Orden de Trabajo

Así es como se procesa una orden de trabajo:

  1. Incluya tanta información como sea posible en la orden de trabajo. Esto asegurará que el trabajo se ejecute según sus especificaciones. Luego, verifique si toda la información es correcta.
  2. Asigne la orden de trabajo al técnico o personal adecuado.
  3. Notifique a la persona o departamento que se le ha asignado la orden de trabajo (mediante messengers o notificaciones por correo electrónico).
  4. Supervise el progreso de la orden de trabajo y proporcione actualizaciones según sea necesario.
  5. Cierre la orden de trabajo cuando se complete.

Como Cerrar una Orden de Trabajo

Para cerrar correctamente una orden de trabajo, deberá realizar algunos pasos finales. En primer lugar, asegúrese de que todo el trabajo realizado esté debidamente documentado: los servicios prestados estén registrados, se hayan utilizado las piezas correctas y el trabajo se haya realizado a satisfacción del cliente. Una vez que la documentación esté completa, deberá enviar la orden de trabajo a su supervisor para su aprobación o cambiar el estado de la orden de trabajo de acuerdo con el flujo de trabajo de su proceso de reparación.

¿Por qué es Importante Gestionar las Órdenes de Trabajo?

La orden de trabajo ayuda a controlar cuáles trabajos se han completado, el trabajo que está actualmente en progreso y lo que está programado para el futuro. Esta también es una herramienta útil para rastrear los costos asociados con cada trabajo. Al crear órdenes de trabajo para cada solicitud de servicio y tener control de los materiales utilizados y horas trabajadas, puede monitorear más facilmente sus gastos a la hora de la ejecución real y asegurarse de que está cobrando lo suficiente por sus servicios. A la larga, sabrá si la empresa está obteniendo ganancias en cada trabajo y si el cliente obtiene lo que espera por su dinero.


order_eng@2x.jpg (54 KB)Cómo se muestran las órdenes de trabajo en Orderry

6 Tips Para Monitorear las Órdenes de Trabajo

Tip 1. Utilice una solución en software que esté específicamente diseñada para el seguimiento electrónico del trabajo que se ha completado. Esto puede ayudarle a revisar el progreso y asegurarse de que todo esté en su lugar. Asegúrese de tener un sistema para asignar órdenes de trabajo a empleados específicos, así como instrucciones detalladas sobre el procesamiento de órdenes de trabajo para que todos estén al tanto de sus responsabilidades y el trabajo se complete de manera oportuna.

Tip 2. Cree plantillas para documentos frecuentes que necesita generar al procesar órdenes de trabajo. Por ejemplo, con el intuitivo editor de plantillas de Orderry, puede editar campos personalizados y habilitar el autocompletado en todos los documentos regulares, como presupuestos y facturas. De esta manera, los datos variables almacenados en su cuenta ya estarán allí cuando genere un documento a partir de órdenes de trabajo o ventas. Sus empleados ya no tendrán que ingresar la información del cliente, producto u orden de trabajo manualmente.



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Captura de pantalla del Editor de Plantillas de Documentos en Orderry

Tip 3. Supervise el progreso del trabajo, no solo el resultado: para evitar plazos incumplidos y clientes enojados, debe realizar un seguimiento de todo el proceso del flujo de trabajo, desde las solicitudes hasta la finalización. Así, podrá detectar problemas con anticipación y resolverlos antes de la fecha límite de la orden de trabajo.

Por ejemplo, en el software de gestión de órdenes de trabajo Orderry, puede controlar no solo los plazos sino también cada etapa del procesamiento de la orden de trabajo utilizando los estados. Simplemente, configure las reglas para pasar de un estado a otro para crear diferentes flujos de trabajo en diferentes tipos de órdenes de trabajo. Además, es posible configurar límites de tiempo de estado para cada estado para que pueda ver dónde se retrasa el proceso.



status_eng@2x.jpg (40 KB)Vista de órdenes de trabajo en Orderry


Tip 4. Sucede que después de que se ha registrado una orden de trabajo, pueden ocurrir algunos cambios en los requisitos o solicitudes adicionales de los clientes. Mantener a sus empleados actualizados es esencial para mantener un ambiente de trabajo productivo y organizado. En Orderry, por ejemplo, puedes configurar notificaciones automáticas a los empleados a través de SMS o correo electrónico cuando haya cambios en sus órdenes de trabajo o cuando se les asigne una nueva tarea.

Tip 5. Haga que sus clientes sientan que tienen el control de la situación al permitirles realizar un seguimiento de los estados de sus órdenes de trabajo durante todo el proceso. Esto les dará tranquilidad y confianza en que realmente se está trabajando en sus órdenes de trabajo. En Orderry, los clientes pueden dar seguimiento a su orden de trabajo con notificaciones automáticas de cambios de estado.



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Configurando alertas automáticas en Orderry


Tip 6. Manténgase en contacto con sus clientes para asegurarse de que estén satisfechos con el trabajo realizado, de modo que sea más probable que utilicen sus servicios otra vez en el futuro. También puede pedirles que califiquen sus servicios en un sitio como Yelp o Google. Esto puede ayudar a otros clientes potenciales a conocer su negocio y decidir si quieren usar sus servicios.

En Orderry, es fácil enviar una solicitud de calificación a su cliente después de completar una orden de trabajo. Simplemente, cree una plantilla con un mensaje y una variable con un enlace para el cliente al formulario de calificación. El programa empleará esta plantilla para enviar solicitudes automáticas por correo electrónico o SMS después de que se haya cerrado la orden de trabajo.

Conclusiones

El proceso de gestión de órdenes de trabajo es una parte esencial de la gestión exitosa de una pequeña empresa de servicios. Puede ayudarlo a monitorear qué trabajo debe realizarse, cuándo debe ejecutarse y quién es el responsable de hacerlo. La forma más eficaz de gestionar las órdenes de trabajo es utilizar un software de gestión de calidad en el que puede acceder a información detallada sobre cada orden de trabajo en segundos, como las tareas específicas que se completaron, la cantidad de tiempo que llevó completar un trabajo y el costo de los materiales usados. También puede Dar seguimiento al progreso de cada orden de trabajo, asignar tareas a diferentes empleados y realizar una consulta a sus clientes después de completar una orden de trabajo de sus opiniones acerca del servicio.

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