Gestión de Inventario en Pequeñas Empresas: Principios y Mejores Prácticas

Organizar las mercancías en su almacén puede ser una tarea complicada y, a menudo, confusa. Buenas noticias: hay muchas maneras de garantizar una gestión y un control de inventario exitosos, incluso si su empresa es pequeña.

Índice

Fundamentos de Gestión de Inventario
Técnicas de Gestión de Inventario para Maximizar la Eficiencia
Conclusiones

Fundamentos de Gestión de Inventario

La gestión de inventario es el proceso de organizar y optimizar el flujo de materiales y su almacenamiento a lo largo del tiempo. Esto incluye mantener un stock de materias primas, consumibles, productos listos para vender o repuestos. Se puede dividir en dos componentes principales: planificación y ejecución.

Qué Hacer al Principio

Planificar su inventario es el primer paso para determinar qué cantidad de un artículo determinado debe pedir. Siempre puede pedir más de lo que necesita para asegurarse de que haya suficientes productos disponibles en caso de una gran demanda. Pero también es crucial evitar el exceso de inventario en su espacio de almacenamiento y terminar con muchos productos que no necesita. Cuando reabastezca sus mercancías, considere la cantidad de artículos que contiene cada pedido, cuántos artículos desea en su inventario actual y la frecuencia de sus pedidos.

Debe seguir algunos principios fundamentales al desarrollar el sistema de gestión de almacenes de su empresa para mantener el suministro bien equilibrado y controlar los gastos. Considere lo siguiente:

1. Niveles de inventario. Saber cuáles son los vendedores rápidos y lentos es vital antes de realizar pedidos de nuevos lotes. Aquí es cuando resulta útil conocer las tendencias de ventas de un producto en particular.

2. Tiempo de entrega. Al calcular los niveles de existencias mínimos y máximos, considere qué tan rápido puede recibir los productos que solicite para recargar su stock. Luego, asegúrese de que su solución de gestión de inventario le notifique cuando se estén agotando. Por ejemplo, en Orderry, verá estos artículos marcados en rojo en la lista de existencias:

Visualización de artículos con pocas existencias en Orderry

3. Espacio de almacenamiento físico. Antes de realizar el pedido, asegúrese de que el espacio de almacenamiento pueda almacenar diversos productos para sus operaciones comerciales.

4. Costos de inventario. Investigue detenidamente antes de decidir qué combinación de productos es la mejor opción para su negocio y qué presupuesto necesitará.

Ejecución y Mantenimiento de Registros

Mantener registros de inventario es una tarea desafiante que implica mucho trabajo manual. La buena noticia es que puede automatizar algunos procesos. Existen muchas herramientas, como dispositivos especiales y sistemas de gestión de inventario, que le ahorrarán horas. Por ejemplo, los escáneres móviles pueden escanear envíos entrantes y crear automáticamente una orden de compra en el sistema. Esto eliminará la necesidad de realizar un recuento de inventario físico y actualizar los niveles de existencias.

El objetivo principal del control de existencias es mantener registros de cada acción realizada con los artículos de su almacén. Usted y sus gerentes de inventario deben comprometerse a hacer esto regularmente por al menos cuatro razones: hacer que las operaciones funcionen sin problemas, evitar pérdidas o daños, eliminar robos y obtener análisis valiosos de los inventarios para optimizar los costos. Por ejemplo, en Orderry, un Informe de Análisis de Surtido le informará sobre qué productos o categorías se utilizan a menudo en los servicios que ofrece y cuántas ganancias generan para su negocio.

Captura de pantalla de la función Informe de análisis de surtido en Orderry

Técnicas de Gestión de Inventario para Maximizar la Eficiencia

Las pequeñas empresas deben mejorar continuamente sus procesos y probar diferentes enfoques para evitar gastos innecesarios. Concéntrese en evitar mantener un producto en existencias cuando el flujo de clientes esté disminuyendo y, al mismo tiempo, optimice la gestión de su cadena de suministro para estar preparado para aprovechar las oportunidades de ventas. Eche un vistazo a las siguientes ideas para mejorar el inventario:

1. Compromiso: Comprométase con una cantidad y un calendario de entrega de los artículos que su empresa necesita y sepa de antemano qué hará en caso de desabastecimiento.

2. Diversificación: Solicite cantidades más pequeñas de una amplia gama de artículos.

3. Inventario de múltiples ubicaciones: Si una ubicación necesita un pedido adicional para un producto terminado, pídalo simultáneamente a otra. Por ejemplo, al utilizar Orderry, puede crear almacenes digitales para cada ubicación y realizar transferencias de productos rápidamente.

Almacenes digitales en Orderry

3. Pedidos basados en modelos: Observe atentamente la rotación de su inventario realizando un seguimiento de los artículos vendidos y de los artículos almacenados; solicite una cantidad suficiente de esos artículos para garantizar una disponibilidad continua. En lugar de depender de sus proveedores para que le digan cuánto inventario pedir, puede tomar una decisión informada analizando las tendencias de ventas y modelando cómo probablemente continuarán sus ventas.

4. Órdenes de compra abiertas: Establezca relaciones con proveedores confiables para garantizar entregas regulares, cadenas de suministro optimizadas y condiciones atractivas. Se prefieren las órdenes de compra abiertas cuando no es necesario reponer el inventario con frecuencia o cuando puede permitirse una única espera por un artículo almacenado.

5. Control de inventario inteligente: Elija una solución que recopile toda la información crítica y proporcione los datos y los informes de inventario para la planificación y la toma de decisiones. Con herramientas digitales de gestión de inventario, utilizará su inventario de forma más inteligente y generará ganancias de forma continua.

Conclusiones

Al trabajar con inventario, es esencial saber que no se trata solo de los productos físicos que vende en su tienda, sino también de lo que necesitará comprar, cuándo realizar el pedido y cómo mantener registros de todo lo que sucede en su almacén. Recuerde que la gestión de inventario es un proceso continuo que debe monitorearse y ajustarse constantemente a las necesidades cambiantes de su empresa. Utilice soluciones de automatización y pruebe diferentes métodos de gestión de inventario para optimizar su gestión de existencias, ahorrar tiempo y mantener su inventario en movimiento.