Gestión de Inventario en Pequeñas Empresas: Principios y Las Mejores Prácticas

Organizar las existencias en su almacén puede ser una tarea difícil y, a menudo, confusa, pero hay muchas formas de garantizar una gestión y un control exitosos, incluso si tiene una pequeña empresa de servicios.

Tabla de Contenidos

Principios Básicos de la Gestión de Inventario
¿Como Empezar?
Ejecución y Archivación de Registros
Técnicas Para Maximizar la Eficiencia al Gestionar el inventario
Conclusiones

 

Principios Básicos de la Gestión de Inventarios

La gestión de inventario es el proceso de organizar y optimizar el flujo de materiales y su almacenamiento a lo largo del tiempo. Esto incluye mantener un stock de materias primas, consumibles, productos listos para vender o repuestos. Se puede dividir en dos componentes principales: planificación y ejecución.

¿Como empezar?

La planificación de su inventario es el primer paso al tratar de averiguar qué cantidad de un artículo determinado debe pedir. Siempre puede pedir más de lo que necesita para asegurarse de que haya suficientes productos disponibles en caso de una gran demanda. Pero también es crucial no sobrecargar su espacio de almacenamiento y terminar con un montón de inventario que no necesita. Cuando reabastezca su inventario, tenga en cuenta la cantidad de artículos que contiene cada pedido, la cantidad de artículos que desea en su almacén y la frecuencia de sus pedidos.

Hay algunos principios básicos que debe seguir al desarrollar el sistema de gestión de almacenes de su empresa para mantener su suministro bien equilibrado y controlar los gastos. Considere lo siguiente:

1. Niveles de stock. Es importante asegurarse de conocer los artículos de movimiento rápido y los lentos antes de ordenar nuevos lotes. Aquí es cuando resulta útil conocer las tendencias de uso de un producto en particular. 

2. Tiempo de entrega. Al calcular los niveles de stock mínimo y máximo, tenga en cuenta la rapidez con la que puede recibir los productos que solicita para recargar su stock. Luego, asegúrese de que su software para administrar el inventario le notifique cuando se estén agotando. P.ej. en Orderry, verá dichos artículos marcados en rojo en la lista de existencias:

Visualización de artículos con pocas existencias en Orderry

3. Espacio de almacenamiento físico. Antes de realizar el pedido, asegúrese de que el espacio disponible de almacenamiento sea capaz de recibir la variedad de productos que necesita para sus operaciones comerciales.

4.Costo de almacenamiento.Investigue detenidamente antes de decidir qué combinación de productos es la mejor opción para su empresa y qué presupuesto necesitará.

Ejecución y Archivación de Registros

Mantener registros de su inventario es una tarea desafiante que implica mucho trabajo manual. La buena noticia es que puede automatizar algunos procesos. Existen muchas herramientas como dispositivos especiales y soluciones de software que le permitirán ahorrar horas. Por ejemplo, los escáneres móviles se pueden utilizar para escanear los envíos entrantes y crear automáticamente una orden de compra en el sistema. Esto eliminará la necesidad de contar, documentar y actualizar el inventario.

El objetivo principal del control de inventario es mantener registros de cada acción realizada con los artículos en su almacén. Debe comprometerse usted y su equipo a hacer esto con regularidad por al menos cuatro razones: hacer que las operaciones funcionen sin problemas, evitar pérdidas o daños, eliminar el robo y obtener un análisis valioso del inventario para optimizar costos. P.ej. En Orderry, existe un Informe de Análisis de Surtido que le brindará información acerca de qué bienes o categorías se utilizan con frecuencia en los servicios que ofrece y cuántas ganancias generan para su negocio.

Captura de pantalla de la función Informe de Análisis de Surtido en Orderry

Técnicas Para Maximizar la Eficiencia al Gestionar el Inventario

Para evitar gastos innecesarios, las pequeñas empresas deben mejorar continuamente sus procesos y probar diferentes enfoques. Concéntrese en evitar mantener un producto en stock cuando el flujo de clientes está disminuyendo mientras optimiza su procedimiento de adquisición para estar listo y aprovechar las oportunidades de venta. Eche un vistazo a las siguientes ideas para mejorar el inventario:

1. Compromiso: Comprométase con una agenda de cantidad y entrega para los artículos que su empresa necesita y sepa de antemano lo que hará en caso de desabastecimiento.

2. Diversificación: Ordene cantidades más pequeñas de una amplia gama de artículos.

3. Inventario de Ubicaciones Múltiples: Si una ubicación necesita un pedido adicional para un artículo, pídalo simultáneamente desde otra ubicación. P.ej. Al utilizar Orderry, puede crear almacenes digitales para cada una de sus ubicaciones y realizar transferencias de productos rápidamente.

Almacenes Digitales en Orderry

4. Pedidos Basados ​​en Modelos: Administre cuidadosamente su inventario realizando un seguimiento de los artículos vendidos y los artículos almacenados; solicite suficientes artículos para garantizar una disponibilidad continua. En lugar de depender de sus proveedores para que le digan cuánto inventario pedir, puede tomar la decisión usted mismo modelando cómo es probable que continúen sus ventas.

5. Órdenes de Compra Generales: Encuentre proveedores confiables para construir buenas relaciones y garantizar entregas regulares en condiciones atractivas. Se prefieren las órdenes de compra generales cuando no es necesario reabastecer el inventario con frecuencia o cuando puede permitirse esperar una sola vez por un artículo almacenado.

6. Sistema de Control de Inventario Inteligente: Elija una solución que reúna toda la información importante y proporcione los datos y los informes para la planificación y la toma de decisiones. Con un buen software implementado, utilizará su inventario de manera más inteligente y, por lo tanto, ahorrará dinero.

Conclusiones

Al trabajar con el inventario, es importante saber que no se trata solo de los bienes físicos que vende en su tienda, sino también de lo que necesitará comprar, cuándo hacer un pedido y cómo llevar un registro de todo lo que está sucediendo en su almacén. Recuerde que la gestión de inventario es un proceso continuo que necesita ser monitoreado y ajustado constantemente para las necesidades cambiantes de su empresa. Utilice herramientas de automatización y pruebe diferentes métodos para optimizar la gestión de sus existencias, ahorrar tiempo y mantener su inventario en movimiento.

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