Sucesso Escalável com Solução de Gerenciamento de Processos de Negócios

Descubra como o software BPM pode ajudar você a manter seu negócio funcionando sem problemas e permanecer competitivo

Tabela de Conteúdos

O que são Processos de Negócios e por que Você Precisa Gerenciá-los Eficientemente?
Características Poderosas dos Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócios
O Software BPM é Orderry?
Pensamentos Finais

O que são Processos de Negócios e por que Você Precisa Gerenciá-los Eficientemente?

Os processos em pequenas organizações referem-se a etapas ou tarefas a serem realizadas para atingir um determinado objetivo comercial. Eles são categorizados em cinco grupos de acordo com a área de negócios que coordenam - processamento de ordens de trabalho, gestão de força de trabalho, marketing e vendas, finanças e desenvolvimento de negócios. Para manter todas as atividades da empresa gerenciáveis, existem sistemas comprovados que você pode empregar - software de gerenciamento de processos de negócios. Quer haja vários departamentos, subdepartamentos ou apenas uma pequena equipe em sua empresa, ao implementar este software você economizará tempo, facilitará o gerenciamento da carga de trabalho e aumentará a lucratividade.

Em sua estratégia empresarial e estabelecimento de metas, preste atenção à automatização de trabalhos laboriosos, categorizando e priorizando as ordens de trabalho, distribuindo recursos e criando fluxos de trabalho eficazes. Desta forma, você será capaz de otimizar as operações e aumentar o valor de seus serviços. Leia mais para ver como a tecnologia atualizada pode ajudá-lo a superar estes desafios e alcançar as metas que você estabeleceu para seu negócio.

Características Poderosas dos Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócios

Ao organizar processos empresariais, é importante ter em mente que você está lidando com ações recorrentes que seus funcionários têm que repetir durante o curso de uma ordem de trabalho, venda ou campanha. O problema com estas tarefas repetitivas é que elas se tornam facilmente aborrecidas para aqueles que as fazem todos os dias. Como resultado, as pessoas começam a prestar menos atenção a elas, o que abre espaço para os erros humanos. Ao contrário das tarefas individuais que inspiram seus funcionários a usar sua criatividade, a tediosa rotina administrativa os desencoraja dia após dia. É por isso que as empresas estão procurando maneiras de automatizar o maior número possível de processos para deixar a tecnologia fazer todo o trabalho chato para eles.

Quando você decidir começar a automatizar as rotinas em sua empresa, as características avançadas das ferramentas de gerenciamento de processos comerciais serão sua mão amiga. Vamos dar uma olhada nas mais populares e por que elas são tão importantes.

Automação do Fluxo de Trabalho

Esta não é apenas uma palavra que você ouve em qualquer lugar, mas uma abordagem para organizar atividades relacionadas ao trabalho em uma empresa. Aqui estão 3 coisas a considerar ao automatizar:

1. O que automatizar. Antes de começar, é importante analisar todos os processos que você realiza para que seu negócio funcione sem problemas e depois dividi-los em duas categorias: o que você pode automatizar e o que você não pode. Em seguida, trabalhe com o primeiro grupo e descreva todas as etapas envolvidas em cada processo. Desta forma, você obterá a documentação abrangente do processo necessária para as próximas etapas.
2. As regras a seguir. Cada negócio é diferente, assim como as exigências e os padrões de qualidade. É preciso definir claramente como cada processo será realizado e que regras seguir para passar de uma etapa a outra.
3. Recursos necessários. É importante ter uma compreensão clara de quais dados ou documentos são necessários para cada fluxo de trabalho, quem é responsável por cada etapa, cujas aprovações devem ser solicitadas e que ferramentas serão utilizadas.

Ao escolher uma solução de gerenciamento de processos comerciais, procure a possibilidade de construir fluxos de trabalho personalizados com cadeias de status. Você deve ser capaz de criar modelos para documentos como faturas, assim como respostas automatizadas ou alertas para clientes e funcionários.

Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente

Com as ferramentas de CRM, as empresas podem construir uma forte conexão com seus clientes potenciais e existentes para compreender suas necessidades. Tudo isso se deve ao armazenamento e sistematização centralizada dos dados. É claro que você pode armazenar dados em planilhas, mensageiros, notebooks e até mesmo em sua própria memória, mas esta é uma maneira ineficiente e antiquada de administrar seu negócio. Basta pensar em quanto tempo seus funcionários gastarão pesquisando os detalhes do dispositivo do cliente em uma planilha com 1.000 linhas. Quantos minutos serão necessários para chamar um colega para esclarecer os detalhes de uma ordem de trabalho? E quantos detalhes importantes podem faltar, clientes perdidos e trabalho de má qualidade feito se essa informação simplesmente não puder ser encontrada... Sem uma única fonte de dados qualificados, sua equipe passará mais tempo procurando por ela em vez de utilizá-la. Um sistema CRM registra automaticamente todos os dados em seu servidor ou na nuvem, o que torna mais fácil encontrá-los, armazená-los e acompanhá-los, e assim melhorar a experiência de seu cliente.

Em poucas palavras, um sistema de CRM deve lidar com as seguintes tarefas:

• Gerenciamento de dados de clientes, incluindo nomes, números de telefone e endereços de e-mail
• Visualização de transações, feedback e reclamações de clientes
• Acompanhamento das interações e oportunidades dos clientes ao longo do tempo.

Monitoramento das Atividades Comerciais

Para analisar seus resultados comerciais, é necessário ter dados suficientes sobre os KPIs e a dinâmica de suas mudanças ao longo do tempo. Com um sistema de gestão empresarial tudo em um, você poderá acessar rapidamente as métricas em tempo real de sua empresa a partir de qualquer local e dispositivo, assim como gerar relatórios sobre vendas, marketing, fluxo de caixa, desempenho dos funcionários, inventário, etc.

O software BPM é o Orderry?

Sim, é. O Orderry é uma plataforma baseada em nuvem que o ajudará a automatizar os fluxos de trabalho e agilizar o gerenciamento de suas ordens de trabalho, fornecendo um local central para organizar e acessar suas ordens de trabalho e informações de clientes. O programa simplifica a troca de dados e o fluxo de documentos dentro da empresa, ajuda a controlar os prazos das ordens de trabalho, exibe automaticamente o custo das ordens de trabalho, simplifica os relatórios, o cálculo da folha de pagamento, e muito mais. Com o Orderry, seus funcionários estarão concentrados nos processos essenciais do negócio e executarão as tarefas diárias com eficiência sem se distrair com a rotina. E você terá os dados e indicadores-chave de desempenho para informar suas decisões. Use estes poderosos recursos para melhorar a gestão de seus processos de negócios:

Cadeias de Status. Os status das ordens de trabalho em Orderry visam construir processos racionalizados para sua empresa. Basta dar a cada tipo de ordem de trabalho ou liderar seu status inicial e pensar nas regras para mudá-lo em cada etapa do processamento. Isto permite que você estabeleça a lógica comercial de acordo com seus padrões de qualidade e recursos. Com regras de transferência de status, você pode construir diferentes cadeias para o processamento de ordens de trabalho e leads. Por exemplo, você terá estágios e status de ordens de trabalho separados para o trabalho de campo que não se sobreporão aos do processamento de ordens de trabalho padrão.

Prazos de status. Cada status no Orderry tem definições de prazos. Quando o limite for ultrapassado, você verá tal ordem de trabalho em um crachá separado na página Visão Geral da Ordem de Trabalho. Esta opção ajudará você a evitar atrasos e aumentar a fidelidade de seus clientes.

Formulário Construtor. Para economizar tempo na entrada de dados, você pode configurar vários formulários personalizáveis com o recurso Editor de Formulários no Orderry. Cada formulário é um conjunto de campos que você preenche ao criar uma nova ordem de trabalho, chumbo, produto, ativo e cliente. A configuração é flexível para que você possa exibir e ocultar campos, criar campos personalizados, torná-los obrigatórios e definir valores de campos padrão. Também é possível desativar os campos de edição após criar um produto ou ativo, vincular diretórios aos campos do formulário, bem como exibir campos nas tabelas, documentos impressos, e notificações.

Custom pricing. Se você quiser analisar a demanda e a receita dos produtos vendidos, você deve usar o relatório de Análise de Sortimento. Este relatório lhe permitirá ajustar seus preços, criar um mix de produtos mais rentável e revelar padrões de crescimento ou declínio nas vendas. Ele mostrará quanto lucro você obtém com um determinado grupo de produtos e quem de seus funcionários vende mais mercadorias e dá mais descontos.

Mais de 20 tipos de relatórios. Com os relatórios em tempo real do Orderry sobre as principais áreas de atividade da empresa, você estará ciente de todas as estatísticas importantes sobre ordens de trabalho, conversão de chumbo, vendas, estoque, folha de pagamento e finanças.

Informações sobre a empresa. Este relatório perspicaz lhe dará uma imagem clara da saúde de seu negócio, assim como mostrará tendências em vendas e lucros que você pode usar para construir sua estratégia de crescimento comercial futura.

Tarefas diárias. Para monitorar a produtividade de seus funcionários e delegar vários processos de trabalho, use o Gerente de Tarefas em Ordenação. Aqui, você pode criar tarefas para vários executantes ao mesmo tempo ou por ordens de trabalho e clientes individualmente. Também é fácil controlar os prazos e manter todos informados sobre as mudanças e progressos graças às notificações automáticas.

Pensamentos Finais

Para a maioria das empresas, a melhor maneira de gerenciar processos é utilizando recursos de automação do software BPM. Graças à moderna tecnologia, é possível configurar diferentes fluxos de trabalho para processar ordens de trabalho e leads, eliminando assim o risco de erro humano. Isto também ajudará seus funcionários, especialmente os novos, a se acostumarem à forma como as ordens de trabalho são processadas em sua empresa, pois eles verão imediatamente o fluxo de trabalho que precisam seguir ao trabalhar com ordens de trabalho ou leads. Se você quiser ver o benefício total da automação, construa seus processos de negócios em Orderry para que sua empresa inteira funcione como um relógio. E nossa equipe de Orderry o ajudará a atingir este objetivo!