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Activos con almacenes en funcionamiento. Experiencia de marca nueva, cómo funciona y qué sigue a continuación - Orderry

Assets With Warehouses Go Live. New-Brand Experience, How It Works And What’s Next

Hoy es un gran día para Orderry y nuestros distinguidos clientes: estamos orgullosos de presentar Activos con Almacenes de Activos.

La actualización está terminada, de manera que en este momento hay una experiencia de marca nueva simplemente en espera de su solicitud. Veremos más de cerca a los Activos para que usted pueda tomar una decisión totalmente informada.

Tenemos muchas noticias para usted ahora. A continuación se muestra una tabla de contenido para que sepa usted donde se encuentra:

  • ¿Cuál es el beneficio clave de Activos y su valor real para las empresas?
  • Página de Activos y las funciones disponibles que pueden interesarle.
  • El uso del Editor de Formatos para Activos, que ahora es una parte integrada a Pedidos-
  • Activos y su impacto actual en los campos de clientes/ Sistema en Pedidos.
  • Activos en Almacenes, Productos en Almacenes y otros casos comunes.
  • Cómo impulsar las transferencias automáticas de Activos con base en el estado del Pedido.
  • Directorio de Activos para ahorrar muchísimo tiempo desde el registro inicial hasta la entrega.
  • Guía paso a paso para una implementación rápida y sin problemas de los Activos.
  • Qué seguirá: nuevas oportunidades y personalizaciones.

Bueno, es realmente difícil colocar todo en una sola publicación. Hicimos todo lo posible por hacerlo lo más breve y conciso posible, así que siéntese y siga leyendo..

Beneficios clave de los Activos y su Valor Comercial

Los Activos pueden ser cualquier cosa de valor, desde dispositivos, productos electrónicos y herramientas hasta vehículos o equipos industriales que pertenecen a los clientes o la empresa. En Orderry los Activos son una parte integral de los Pedidos, al mismo tiempo que en realidad no se negocian, ni se venden. Al igual que las piezas, los materiales o cualquier otro material que tenga en existencia, los Activos tienen una ubicación física y pueden administrarse y rastrearse de acuerdo con los patrones de flujo y la lógica de la empresa. 

En pocas palabras, el uso de Activos permite a los propietarios y gerentes de negocios: 

  • Mantener registros de propiedad de los clientes y un historial de servicio completo
  • verificar la propiedad para su custodia en almacén, correspondiente a empleados o clientes
  • rastrear la ubicación física y las transferencias entre almacenes, clientes y miembros del personal
  • contar con un servicio al cliente de calidad, agilizar el registro y configurar las tareas de rutina
  • automatizar el aspecto únicamente físico de la operación y mejorar significativamente la eficiencia en tiempo. 

Dicho esto, los Activos deben aplicarse tanto a los clientes como a empresas. Las tiendas de alquiler y los centros de servicio que tienen equipos, dispositivos y herramienta para renta o para uso temporal por parte de los clientes son solo algunos ejemplos del gran potencial de Activos. Hemos trabajado arduamente para hacerlos flexibles y completamente personalizables para adaptarse a los patrones únicos de negocios e incluso a los servicios más específicos de la industria. 



Página de Activos

Una vez que los haya creados, todos los Activos disponibles se mostrarán en la página "Almacén > Activos". Ahí tendrá una vista completa de los Activos que tiene para custodia con opciones de filtrado rápido. Esto parece estar bien para su empresa, pero ¿cómo emplear esta información en la vida real?

En primer lugar, puede saber rápidamente qué activos pertenecen a sus clientes, además de administrar y dar seguimiento a sus propios activos. También, puede verificarlos fácilmente por recuento y nombre del propietario, estará al tanto de sus inventarios físicos al saber quién tiene activos en custodia ycuáles se han entregado a los clientes por alquiler o por uso temporal.




Assets Page

Es posible que algunos de nuestros usuarios ya hayan administrado sus Activos por medio de campos personalizados en el sistema. Esta es la primera actualización importante en Orderry,  cuando al implementar se pasa por la migración de datos. Por ahora, toda la información está segura y sin cambios. Para comenzar consulte una guía paso a paso, sencilla, al final de esta publicación.

Finalmente, usted podrá encontrar todo lo que necesita para manejar Activos en la Página de Activos: crear Activos nuevos, adjuntar imágenes, asignar como propietario a su negocio o a un cliente, elegir entre diferentes Almacenes de Activos, y prácticamente cualquier cosa que necesite, empleando campos personalizados en el Editor de Formatos.



need to manage Assets on the Assets Page

Editor de Formatos para Activos. Últimas actualizaciones en Pedidos

A partir de ahora no será necesario que invente diferentes formas de rastrear Activos, por ejemplo, usando campos del sistema en Pedidos. No más pérdidas de tiempo con trabajos repetitivos y asignaciones de trabajo cuando, digamos, los gerentes de su taller de reparación de automóviles están obligados a completar formatos estándar una y otra vez. 

Orderry hace que los Activos se manejen completamente independientes y autosuficientes al igual que Pedidos y Prospectos. Esto significa que usted puede crear su propio formato para Activos empleando  Editor de Formatos. Consulte el Formatos de Activos y los campos del Sistema con numerosas personalizaciones:

  • El campo maestro "Grupo > Marca > Modelo > Modificación" 
  • VIN / IMEI / Número de serie (de acuerdo a su negocio)
  • Color
  • Estado
  • Costo

Siéntase libre de personalizar los campos exactamente como los necesita: conviértalos en obligatorios (necesarios), decida qué campos mostrar en el formato de Pedido, impida la edición después de crearlos. Todo lo que funcione para usted y su negocio.

Assets Forms Editor. Latest Updates In Orders

Por ejemplo, puede optar por impedir la edición de "IMEI / VIN / Número de serie" para no dar oportunidad de fraude, o cuando quiere este dato para la integración de API. Sí, así es: se puede hacer que cualquier campo sea totalmente seguro y esté protegido, ya que nadie en su empresa, podrá agregar / modificar datos en perfiles de Activos ya existentes, independientemente del permiso de acceso del usuario.

Cómo crear y administrar Activos a partir de Pedidos

Por favor considere que para acceder a los Activos directamente desde el perfil de Pedidos necesitará seguir algunos pasos, además de marcar la casilla de verificación "Mostrar en el formato de pedido". Tan pronto como tenga todo en su lugar con el formato de Activos, navegue hasta el formato de Pedidos. Decida qué tipo de Pedidos va a utilizar para registrar los Activos de su empresa o la propiedad de su cliente y luego agregue los adecuados al sistema "Activos".

How To Create And Manage Assets From Orders

El formato de Pedidos se puede reorganizar arrastrando campos tal y como lo necesite. Sin embargo, recomendamos poner Activos en primer lugar, incluso antes que el cliente.

Una vez que Pedidos contenga el campo del sistema “Activos”, podrá hacer lo siguiente:

  • Ejecutar una búsqueda rápida por IMEI / VIN / Número de serie
  • Recuperar datos de Activos con el nombre del cliente 
  • Agregar nuevos Activos a partir de Pedidos presionando "+" o llenando el formato. 

Los perfiles de Activos se muestran en Pedidos de manera similar a como se muestran en Clientes. Los Activos propiedad del negocio etiquetados en naranja y los de los clientes en verde.

Asset profiles are displayed in Orders

Activos y su impacto actual en Pedidos

Como se mencionóó anteriormente, el poner en funcionamiento Activos en Orderry necesita una solicitud de su parte. Si está dentro, le ayudaremos a cambiar la forma de administrar Activos. Podrá manejar los perfiles de Activos de manera independiente, con el historial de transferencias y el registro de servicio a mano. Por lo tanto, puede olvidarse de los viejos campos del sistema que ha utilizado hasta ahora. 

En este punto, revisemos rápidamente los últimos cambios en Pedidos que ya están vigentes para todos los usuarios. 

Los siguientes campos del Sistema ahora son campos personalizados: "Tipo de dispositivo / tipo de vehículo", "Marca", y "Modelo". Como resultado su experiencia Orderry se ha actualizado de la siguiente manera:

  • La Tabla Pedidos tiene una columna para Activos que permanecerá nula y sin efecto hasta que se complete la implementación de su solicitud de Activos. 

  • El filtrado de Pedidos ya no funciona para estos campos personalizados.
  • Para recuperar datos de estos campos, comience su búsqueda con "+".
  • En los informes, la columna " Activos " será nula y sin efecto hasta que se complete el proceso de migración de datos.

Almacenes de Activos. Casos de uso común

Muchos usuarios querían una gestión de Inventarios nueva y mejor para dar seguimiento y gestionar no solo sus propios productos sino también los de sus clientes. A diferencia de otros, el negocio de servicios ha llegado a ocuparse principalmente de artículos pertenecientes a los clientes y, por lo tanto, debe tomar activos bajo su custodia. 

Y ahora hay dos características diferentes en Orderry que se encuentran en la página "Configuración > Almacenes": Almacenes de Activos y Almacenes de Productos. Tienen muchas semejanzas, no deberían ser algo totalmente nuevo para los usuarios:

  • Ambos pueden servir como almacenamiento general para toda la empresa o dividirse por ubicación.
  • Cada ubicación puede tener tantos Almacenes de Activos como sea necesario.

Con las direcciones de almacenamiento disponibles, se pueden crear ubicaciones múltiples.

Asset Warehouses. Common Use-Cases

El aspecto principal de los Almacenes de Activos es que la propiedad que se mantiene ahí no es para la venta.  Considere que ahora todos sus clientes y empleados tendrán disponible su propio Almacén de Activos en el sistema Orderry de manera determinada, si bien no se muestran.

Estos son los casos de uso más común para ilustrar esto. En el caso de que la compañía ofrezca reparaciones de teléfonos celulares, habrá al menos dos almacenes separados. Después del registro, se envía un gadget a “Reparación pendiente” del Almacén de Activos. Cuando el trabajo está terminado, el Activo pasa a "Listo para entrega" del Almacén de Activos. Al mismo tiempo, además, la empresa puede involucrar a contratistas, como son los especialistas externos para reparaciones específicas. Es por esto que lo correcto es tener otro Almacén de Activos local o Almacén de Activos general para rastrear con facilidad los activos fuera de la empresa.

 local Asset Warehouse or global Asset Warehouse

Y funciona en la misma forma para otros negocios de la industria. Para el alquiler de bicicletas, tendrá que tener estos dos almacenes de activos para cada ubicación: “Listo para el viaje” y “Llega después del viaje”. Bien, todo debe ser autoexplicativo.

Recomendamos el que tenga un esquema coherente y bien pensado para actividades de rutina, de modo que fácilmente pueda expresar el lado físico de su flujo de trabajo con un conjunto personalizado de estados de Pedidos. Consulte el siguiente artículo para aprender más acerca de los Almacenes de Activos y como adaptarlos a sus necesidades.

Cómo manejar Transferencias de Activos usando diferentes estados de Pedidos

Una vez que el lado físico del proceso está finalmente en su lugar, usted puede desbloquear algunas funciones nuevas en Ordwerry. Vaya a la página "Configuración > Estados > Pedidos". Intente crear o modificar el estado existente con una nueva casilla de verificación llamada "Mover activo para su custodia".

How To Drive Asset Transfers Using Different Order Statuses

Vamos a ver a continuación cómo funciona con un ejemplo sencillo.

Para cada dispositivo entregado al cliente, el Sistema Orderry tiene predeterminado un Almacén de Cliente separado. Pero cuando se recibe de un cliente un dispositivo que necesita reparación, significa que inmediatamente después del registro en el Activo va a su inventario para custodia. Por lo tanto, podemos actualizar el estado de Pedido “Nuevo” de la siguiente manera: (1) marque la casilla nuevo, 2) especifique que el Activo debe ir al Almacén de Activos “Reparación pendiente”.

the Orderry system has a separate Client Warehouse

Cuando se asigna el trabajo a un técnico o especialista en servicios, el empleado (él mismo) será el responsable de la custodia durante las reparaciones. Por lo tanto, se puede configurar el estado de Pedido “en trabajo” para que active las transferencias automáticas del Activo al Almacén de Activos personal de ese empleado.

 the job is assigned to a tech or service specialist

Configuremos ahora el estado “Listo” de la misma manera para que el Activo pase automáticamente al Almacén de Activos “Listo para entrega”-

 A continuación vamos a configurar todo el grupo de estados etiquetados como “Ganados” para activar la transferencia automática del Activo de regreso al Almacén de Activos personal del empleado.

the Asset automatically goes to the "Ready for pickup"

Cuando se completa la configuración, cada vez que el estado del Pedido recibe una actualización, se creará una Ventana de diálogo nueva para que usted se asegure de que se la transferencia de Activos se ha realizado de manera correcta y pueda proceder a presionar Entrar para continuar.

every time the Order status receives an update

Ahora vamos a navegar finalmente hacia el perfil Activo para ver si realmente tenemos un registro completo con todas las transferencias en la pestaña “Historial”. ¡Aquí lo tienes! Puedes hacer clic en la siguiente pestaña etiquetada “Pedidos” para revisar la lista completa de documentos que incluyen ese Activo.

Click on the next tab labeled "Orders"

Uso del Directorio de Activos para una sincronización mejor

El campo maestro  "Grupo > Marca > Modelo > Modificación" en el formato Activos está configurado para operar junto con el Directorio de Activos que se encuentra en la página "Configuración > Directorios > Activos

Using Assets Directory For Better Timing

El Directorio de Activos puede ayudarlo a lograr mayor eficiencia de tiempo durante el registro de Pedidos. Por ejemplo, puede tomar el Grupo de Activos etiquetado "Smartphones", luego seleccionar las marcas principales con las que generalmente trabaja y poner una lista de modelos para cada una de ellas. Cuando los Activos de su negocio son, digamos, partes de automóviles y vehículos, puede crear, por ejemplo, una marca con la etiqueta Mazda seguida de una línea de modelos relacionados. 

La "Modificación" es un nivel opcional, lo que significa que no necesariamente tienen que marcar la casilla de verificación “Obligatorio”. Pero si los Activos de su empresa pueden ser de un mismo modelo, pero con modificaciones diferentes, por ejemplo, talleres de reparación de automóviles, reparación de bicicletas o servicio de alquiler, sin duda se beneficiará con esto. 

El Directorio de Activos se puede configurar directamente desde el menú Configuración o al crear un Pedido nuevo. En caso de que necesite seleccionar los elementos dentro del campo maestro que no se encuentran en el Directorio de Archivos, el sistema de Orderry le sugerirá que los agregue para referencias futuras.

The Asset Directory can be configured directly

Para todos los artículos que pertenecen al Grupo de Activos, puede configurar iconos personalizados para visualizar los perfiles de Activos en Pedidos. También puede cargar imágenes o logotipos en el siguiente nivel del directorio de Activos etiquetado “Marca” y “Modelo”, con diferentes personalizaciones que son realmente suyas. 

Además, los elementos de cualquier directorio se pueden mostrar tanto para todas las ubicaciones como de manera individual. Por ejemplo, si una de sus ubicaciones se dedica al servicio de automóviles Mazda y la otra es Nissan, puede definir los directorios acordes a esta situación.

elements of any directory can be shown both

Aprenda cómo usar el Directorio de Activos en varios niveles con la siguente instrucción detallada.

Guía Paso a Paso para Implementar Activos

En este punto es momento de elegir:

Olvidarse de los Activos

Usted puede continuar usando sus campos anteriores en los perfiles de Pedidos. Sin embargo, considere que ahora son campos personalizados. Es por eso que algunas funciones básicas, como la búsqueda, el filtrado y los informes, funcionarán de diferente manera, como lo mencionamos anteriormente. 

Aceptar el cambio

Por favor contacte con el Soporte de Orderry para que nuestro equipo técnico pueda transferir con cuidado sus datos de los campos del Sistema y funcione correctamente con los Activos. Como resultado, todos los tipos de propiedades con los que ha trabajado hasta ahora se reubicarán en la página "Almacén > Activos " Es posible que también necesite un Directorio de Activos de varios niveles, solo háganos saber exactamente lo que necesita y haremos todo de acuerdo a su solicitud.

Debe reconocer que poner en funcionamiento Activos es una decisión importante que también requeriráá algo de tiempo y esfuerzo de su parte. Para comenzar con la configuración inicial del usuario, siga estos pasos:

Primer Paso. Vaya a la página "Configuración > Editor de Formatos > Activos" para configurar los campos que necesita. ¿No está seguro de por dónde empezar?. Consulte estas instrucciones paso a paso-

Segundo Paso. Aagregue el campo del sistema "Activo" a los formatos de Pedidos de todos los tipos que considere apropiados. 

Tercer Paso. Preste atención al hecho de que las variables en el estilo antiguo en sus plantillas de documentos/notificacioner ({marca de dispositivo}/ {Modelo de dispositivo}, etc.) se actualizaron automáticamente para tener el siguiente aspecto: {Pedido Marca}, {Pedido Modelo}, {Pedido SN}.

Ahora, su siguiente paso es agregar nuevas variables del grupo “Activos” a sus plantillas una vez más. 

Cuarto Paso. Tómese su tiempo para considerer qué Almacenes de Activos puede necesitar, luego captúrelos cuidadosamente en el sistema. 

Quinto Paso. Cuando sus Almacenes de Activos ya estén en su lugar, es hora de configurar las transferencias de Activos automatizadas empleando estados de Pedidos personalizados para automatizar. Recuerde, cada empleado y cada cliente tienen disponible un Almacén de Activos individual, predeterminado por el sistema.

Sexto Paso. Aquí es exactamente donde entra en el juego el soporte de Orderry. Proporcione información clara sobre qué campos necesitan la migración de datos para Activos. No dude para solicitar ayuda. 

Una vez que nuestro equipo técnico tenga una imagen completa, podremos continuar con la migración de datos. Esto ciertamente llevará algo de tiempo. 

Sea paciente, le haremos un seguimiento de inmediato y le informaremos una vez que se complete el proceso de migración de datos. 

Séptimo Paso.¡Es el momento de dejar todo limpio y claro! Cuando la migración esté completa, usted simplemente puede retirar los campos personalizados innecesarios en Pedidos y combinar elementos duplicados / semejantes que pueda encontrar en el Directorio de Activos.

Seamos realistas: incluso si los campos de su antiguo Sistema siempre están limpios, ordenados y funcionales, todavía hay muchas cosas que vale la pena volver a verificar. Diferentes variaciones de ortografía y errores tipográficos, sin mencionar simplemente los datos irrelevantes que puede haber guardado en el directorio y nunca Volver a tomar. Aprenda a deshacerse rápidamente de todas las cosas innecesarias en esta guía.

 ¡Eso es todo! Cada configuración y preparación está hecha y ahora puede sentirse libre para adoptar el cambio. 

¿Ahora qué?

Y de cara al futuro, nos espera un nuevo capítulo de desarrollo utilizando Activos. Muy pronto Orderry ampliará aún más su experiencia con:

  • Soporte API para Activos. En un futuro próximo podrá crear y editar Activos e incluso contar con una lista completa de Activos a través de  API. 
  • Inventario de Activos integrado. En este punto ya puede exportar una lista de Activos para hacer un inventario de todas las ubicaciones físicas. Pero queremos que su experiencia con Orderry sea perfecta. 
  • Módulo de Logística. Ahora con Activos podemos expandirnos por toda la industria. No planeamos intentarlo, asumimos la logística para controlar cada producto o activo y sus movimientos. ¿Alguna sugerencia o idea? Cuéntenos cómo le gustaría ver esto en acción. Solo deje sus comentarios o ponga algunas líneas en el chat de soporte.
  • Activos de uso temporal. Desafortunadamente, en este momento no tenemos oportunidad para ofrecer otra característica tan bien pulida en una sola actualización. Sin embargo, seguimos trabajando duro para que usted pueda administrar con facilidad los dispositivos entregados a los clientes durante el periodo de reparación. 
  • Almacenamiento inteligente de direcciones. Orderry analizará las ubicaciones de sus contenedores, proporcionará sugerencias y ofrecerá solo contenedores gratuitos.
  • Categorías de servicios. Con diferentes categorías de trabajos y servicios conectados con el Directorio de Activos, podemos optimizar aún más las asignaciones de trabajo, los precios y las tareas de rutina para usted y su gente.

Aquí, en Orderry, hemos estado trabajando arduamente para presentar una herramienta de mejora de la productividad para ayudarlo a administrar mejor su negocio. Esperamos que aprecie Activos por la función de custodia, así como por la calidad en la experiencia del cliente, para hacerse de un buen nombre tanto usted como su empresa. Esperamos sus comentarios, ideas y sugerencias.

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