Software para Oficinas Mecânicas

Há muitos sistemas de gerenciamento de oficinas de reparo que os proprietários e técnicos podem utilizar para organizar seu trabalho. Ao contrário de outros softwares de gestão empresarial, o Orderry ajuda as lojas a manter o controle de seu estoque, funcionários e finanças, controlar as despesas e receitas da loja e unificar as informações de contato de seus clientes e pedidos de trabalho passados em um único banco de dados.

Como proprietário de uma empresa, você e seus técnicos podem usar muitos sistemas de oficina para organizar o trabalho e simplificar as operações do dia a dia. Um deles é o software de oficina mecânica. Ele permite que os proprietários de oficinas automotivas automatizem processos em diferentes áreas de atividade comercial (atendimento ao cliente, estoque, funcionários, gestão financeira, logística e vendas). Você pode usar soluções especializadas para gerenciar uma única área de negócios, como a gestão de estoque ou a contabilidade, ou um software abrangente de conserto de automóveis que cubra a maioria das necessidades de negócios.

Ao contrário de outros softwares de oficina mecânica, o Orderry é uma solução completa que ajuda as oficinas mecânicas independentes a monitorar o estoque, os funcionários, os custos de mão de obra e as finanças, controlar as despesas e o faturamento da oficina e unificar as informações de contato dos clientes e as ordens de serviço anteriores em um único banco de dados. Ele aumentará a eficiência de seus técnicos e a experiência do cliente, permitindo que você analise todos os processos de negócios e encontre maneiras de aprimorá-los de forma isolada e individual.

Para a mecânica móvel, uma solução baseada em nuvem e compatível com celulares é ideal. Deve incluir o processamento de ordens de trabalho, estimativa e faturamento, e gerenciamento de estoque de peças. Você também deve ser capaz de acessar os dados de seus clientes e o histórico de reparos de veículos a partir de qualquer dispositivo e local.

Entre as funcionalidades mais poderosas está a capacidade de criar e gerenciar ordens de serviço, capturar informações do cliente, controlar o inventário e as finanças. As funcionalidades opcionais do software abrangente de conserto de automóveis que podem ser benéficas, mas não são necessárias, incluem:

• Processamento de ordens de serviço. Seu novo sistema deve ser capaz de manter registros de serviços de manutenção e conserto, designar técnicos, monitorar prazos e notificar clientes via e-mail ou SMS sobre atualizações de status. Outras funcionalidades vitais incluem o envio de estimativas e faturas aos clientes, cálculo rápido de custos de mão de obra e baixa automática de peças no estoque. Também será proveitoso para seus mecânicos se o software escolhido oferecer um aplicativo de celular para acessar informações do cliente, processar ordens de serviço, adicionar peças de reposição, compartilhar fotos do veículo, aceitar pagamentos e enviar estimativas aos clientes a partir de seus smartphones ou tablets.
• Gestão de relacionamento com o cliente. Como os clientes são cruciais para os negócios automotivos, você deve conhecer as ferramentas para gerenciar seus dados de forma mais eficaz. Procure por recursos como um banco de dados em tempo real, preenchimento automático de informações de contato em documentos e formulários, integrações para agendamento on-line, comunicação automatizada com o cliente, como o envio de atualizações de status ou solicitações de revisões do cliente, e configuração flexível de descontos. Essas funcionalidades o ajudarão a melhorar a lealdade e a confiança do cliente.
• Criação de fatura de conserto de automóveis. Seus mecânicos devem ser capazes de gerar faturas a partir de ordens de serviço de forma rápida e fácil. Isso é possível quando seu software oferece modelos personalizados para ajustar a marca de sua empresa, preencher automaticamente as informações do cliente e do veículo e enviar pelo canal de comunicação preferido do cliente.
• Controle de estoque. Roubo e falta de peças de reposição, equipamentos e ferramentas são problemas comuns em oficinas mecânicas e lojas de autopeças. Recursos como níveis de estoque, operações de armazém rastreáveis e levantamento de estoque o ajudarão a evitá-los. E com a contabilidade em série, seus funcionários podem escanear rapidamente o inventário e atualizar seu estoque.
• Automação da folha de pagamento. Os proprietários de lojas de automóveis costumam gastar muito tempo calculando os salários dos funcionários, especialmente quando têm um sistema de incentivos baseado em porcentagem. A automação desse processo reduzirá o tempo e eliminará erros de cálculo.
• Ferramentas de relatórios e análise. Um bom programa de oficina mecânica coleta, organiza e exibe dados de forma conveniente, como relatórios e gráficos. Isso economizará seu tempo ao processar informações e permitirá que você tenha uma visão clara da saúde da sua empresa e tome decisões informadas.

Ao escolher um software de oficina mecânica, vale a pena prestar atenção a essas funcionalidades principais. O Orderry tem todas as ferramentas acima e aplicativos de celular para gerentes e funcionários, controle de veículos em todos os locais, agendamento de compromissos, análise de sortimento, controle de histórico de serviços, configurações de acesso flexíveis para funcionários e outras funcionalidades valiosas que podem ser testadas gratuitamente durante o período de avaliação.

Os recursos de gerenciamento de estoque no Orderry ajudam uma oficina de reparo de carros a manter o controle das peças que eles têm em estoque e as peças que eles precisam encomendar. Isto pode ajudar a garantir que a oficina tenha sempre à mão as peças necessárias, o que pode ajudar a minimizar o tempo necessário para reparar um carro. Além disso, o sistema de controle de estoque garantirá que a loja não tenha excesso de peças em estoque, o que pode levar ao desperdício de dinheiro.

Algumas das melhores práticas para lidar com pedidos de compromissos incluem:

• Implementação de um sistema eletrônico para rastreamento de compromissos
• Assegurar que tanto o cliente como a loja confirmem os compromissos
• Assegurar que a loja esteja preparada para o compromisso, incluindo ter as peças e o pessoal certos à mão
• Mantenha os clientes informados de quaisquer mudanças ou atrasos em seus compromissos
• Acompanhamento com os clientes após sua consulta para garantir que eles ficassem satisfeitos com o serviço

O software Orderry permitirá que você acompanhe todos os seus compromissos, os reprograme, crie ordens de trabalho diretamente no Agendador e notifique os clientes sobre quaisquer mudanças e o status dos reparos do carro. Após o compromisso, o sistema enviará um pedido de revisão aos clientes pedindo-lhes que avaliem a qualidade do serviço.

Cada pessoa que visita a sua loja é um lead potencial. Para garantir que você não esteja deixando de lado nenhum prospecto, você deve criar um sistema para rastrear os clientes e suas interações com a loja. Isto poderia incluir a gravação de informações de contato do cliente, o acompanhamento do trabalho realizado em seu veículo e a gravação de quaisquer conversas entre o cliente e o pessoal da loja. Ao fazer isso, você poderá acompanhar cada cliente que visitar a loja e, se necessário, poderá acompanhá-los.

No Orderry, você pode criar uma lista de campanhas de marketing que você executa e vinculá-la a uma ordem de trabalho ou formulário de venda. Então, você poderá avaliar sua eficácia em um relatório separado.

Há algumas formas fundamentais de garantir que você esteja fazendo o melhor possível ao administrar diferentes tipos de serviços em sua oficina de automóveis. Um deles é ter um sistema de rastreamento das informações do cliente e do histórico do veículo. Isto o ajudará a acompanhar o trabalho que foi feito em cada veículo e a garantir que nenhum trabalho seja duplicado. Também é essencial ter uma ferramenta de agendamento para compromissos e solicitações de serviços. Isto ajudará a garantir que os carros sejam atendidos a tempo e que os clientes sejam informados de quaisquer atrasos. Finalmente, você deve ter um sistema de rastreamento de estoque e encomenda de peças. Desta forma, você terá as peças que precisa quando precisar delas e não ficará com excesso ou falta de estoque.

O Orderry combina todas as funcionalidades descritas em uma plataforma tudo-em-um de sucesso, permitindo que você administre efetivamente seu negócio de reparo de carros.

Um ponto importante aqui é escolher entre dois tipos de software: baseado em nuvem e instalado no local. O primeiro é hospedado no servidor do provedor do software para que os usuários possam acessar o programa através de um navegador ou aplicativo de celular. A solução independente é autônoma, portanto, você deve instalá-la e executá-la internamente e ser responsável pela manutenção e atualizações do sistema. Se quiser manter a flexibilidade e a mobilidade, use aplicativos que permitam que você e sua equipe processem trabalhos em qualquer lugar e acessem dados de qualquer dispositivo.

Para garantir o máximo aproveitamento de sua nova solução, siga estas etapas simples antes de implementá-la em sua oficina mecânica:

1. Mapear os processos de negócios de sua empresa. Isso o ajudará a entender onde cada processo começa e termina, quais dados são necessários em cada estágio e onde os gargalos estão escondidos.
2. Listar as tarefas que seus funcionários devem realizar em cada fluxo de trabalho. Essa etapa o ajudará a entender quantos funcionários estão envolvidos e em quais tarefas cada processo consiste.
3. Definir as metas de sua empresa. Seu novo software de conserto de automóveis deve ajudá-lo a atingir seus objetivos. Procure uma solução escalável e flexível que possa crescer à medida que sua empresa cresce.

Vamos imaginar que você já digitalizou sua oficina mecânica. Aqui estão as melhorias mais significativas das quais você se beneficiaria:

• Mais tempo para se concentrar no trabalho em si. Seus mecânicos e a equipe do escritório não precisam perder tempo com tarefas rotineiras. Seu software de oficina mecânica realiza cálculos independentes de itens de mão de obra e peças, gera relatórios e preenche automaticamente formulários e documentos com dados dos proprietários dos veículos.
• Melhoria da eficiência no local de trabalho. O programa reduz a carga de trabalho dos funcionários e os torna mais eficientes e satisfeitos.
• Orçamentos otimizados. Graças aos relatórios financeiros e ao controle de pagamentos, seu fluxo de caixa está agora sob controle total, para que você possa ver onde reduzir as despesas e como aumentar o faturamento.
• Redução do risco de erro humano. Esqueça os erros de digitação, os cálculos errados, os dados excluídos acidentalmente, as chamadas perdidas e as ordens de serviço atrasadas.

Mas, como se costuma dizer, nem todas as soluções de software são igualmente boas. Cada ferramenta tem suas vantagens e desvantagens. Para facilitar sua escolha, compilamos uma lista de funcionalidades obrigatórias que o ajudarão a gerenciar seu negócio de conserto de automóveis com mais eficiência.