Como Gerenciar Melhor as Ordens de Trabalho em Negócios de Serviços

Melhores Práticas de Gerenciamento de Ordens de Trabalho para a Administração de uma Empresa de Reparos ou Serviços de Campo bem sucedida

Tabela de Conteúdos

O que são Ordens de Trabalho?
Como Organizar as Ordens de Trabalho
Relatório de Ordem de Trabalho
Pensamentos Finais

O que são Ordens de Trabalho?

Uma ordem de trabalho é uma solicitação formal para que um cliente preste serviços. Há vários tipos de ordem de trabalho que você pode utilizar. Quantos e com que prioridade depende dos serviços que você oferece, da maneira como você faz negócios e do número de operações diárias que seus funcionários fazem. Aqui estão alguns exemplos de seu agrupamento:

Rotina e Urgente. As ordens de trabalho de rotina são normalmente submetidas com 30-60 dias de antecedência para serviços de reparos, atualizações de eficiência energética ou programação de serviços. As urgentes são ordens de serviço ou trabalho de reparo que são necessárias imediatamente, normalmente com 24 a 48 horas de antecedência.

Pago e Garantia. Você pode utilizar tal agrupamento se quiser utilizar um sistema automático de cálculo de folha de pagamento para funcionários: uma recompensa baseada em porcentagem para reparos regulares, e uma taxa personalizada para trabalhos em garantia.

Por Dispositivos ou Locais. Use este agrupamento se você tiver, por exemplo, um local especializado em reparo de HVAC e outro em aparelhos. Você também pode dividir os trabalhos em ordens de trabalho "in-store" e "field" se você oferecer ambos os tipos de serviços.

Estas são apenas algumas das idéias e, como você pode ver, há um número ilimitado de possibilidades de personalização.

Como Organizar as Ordens de Trabalho

Uma tática importante para manter seu negócio funcionando sem problemas é ter um sistema confiável para lidar com as ordens de trabalho. Há inúmeras maneiras de lidar com elas, depende realmente da extensão do sistema que você está tentando estabelecer.

Uma maneira seria ter um sistema em que os trabalhadores fossem responsáveis pela execução das ordens de trabalho por conta própria, ou seja, a pessoa que trouxesse a ordem de trabalho para a empresa teria que ter conhecimento dos recursos necessários para a execução.

Outra forma seria ter uma lista definida de recursos para cada ordem de trabalho que pode ser executada pelo trabalhador ou funcionário que estiver disponível.

Seja qual for o caminho que você decidir seguir, há duas coisas que você deve fazer para implementar um sistema eficaz: mapear seu fluxo de trabalho e encontrar o melhor software de ordem de serviço que se adapte a todas as necessidades de seu negócio.

Entendendo seu Fluxo de Trabalho

Pense no trabalho que precisa ser realizado a cada dia. Considere todas as tarefas que precisam ser concluídas, quais são urgentes e quais podem esperar um pouco. Descreva o fluxo de eventos para cada tarefa. Coloque-os em uma ordem lógica de como eles precisam ser feitos e escreva um nome para cada etapa do fluxo de trabalho. E voilá! Estes são seus nomes de status que você pode usar ao configurar seqüências de status em seu sistema de rastreamento de ordens de trabalho.

Gerenciamento de Ordens de Trabalho Baseadas em Nuvens

Sem uma tecnologia inteligente, seus esforços de organizar fluxos de trabalho eficazes resultariam em problemas potenciais como a falta de prazos, trabalhos incompletos e clientes decepcionados.

Um sistema de gerenciamento de ordens de trabalho é uma das melhores ferramentas que você pode ter para seu negócio. Ele não só ajuda você a se manter organizado, mas também lhe dá poder para conseguir mais em menos tempo. Por exemplo, ao usar o Orderry, você será mais eficiente e produtivo ao reduzir o tempo necessário para encontrar, priorizar, acompanhar e completar uma ordem de trabalho. Também proporciona uma maneira de acompanhar o desempenho dos funcionários, o que leva a uma força de trabalho mais produtiva e eficiente.

O custo de implementação de tal sistema é acessível para pequenas empresas, pois este software opera na nuvem e utiliza um modelo baseado em assinaturas, de modo que você não precisa investir uma fortuna para começar. Um sistema SAAS tem a capacidade de permitir que uma equipe inteira entre, rastreie e atualize ordens de trabalho rapidamente. Ele também pode garantir que todas as informações sejam inseridas pela pessoa certa, no momento certo. Todas as ordens de trabalho serão exibidas em uma visão de tabela onde você pode classificá-las pelo tipo de trabalho que são, bem como por cessionário, status ou urgência.

Relatório de Ordem de Trabalho

O acompanhamento de suas ordens de trabalho lhe permitirá ver quantos empregos você precisa colocar a cada dia para permanecer rentável, quantos estão à disposição ou são devidos, o tipo de obras que você está recebendo e quais delas são fechadas com sucesso e muito mais. Com o controle das ordens de trabalho e uma análise profunda, você terá uma idéia melhor sobre o tempo que sua equipe leva para cumprir as ordens de trabalho, com que freqüência elas se atrasam e se você precisa contratar mais ajuda.

Pensamentos Finais

As ordens de trabalho são uma ferramenta organizacional que pode ajudar a relatar a situação dos empregos, a gestão de materiais e a melhorar o fluxo de trabalho de sua empresa. A organização de suas ordens de trabalho é uma das coisas mais importantes que você pode fazer como gerente para aumentar a eficiência e a produtividade. Há uma série de benefícios no uso de software de gerenciamento de ordens de trabalho; por exemplo, você economizará tempo e dinheiro e será capaz de rastrear e identificar padrões que levam a ordens de trabalho atrasadas ou reparos mais caros.

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