How Caulking Contractors Optimize Work Orders and Inventory with One App
4 Septiembre 2024
Es posible que prestes servicio a varias propiedades en un mismo día, y que surja algún cambio en cada una de ellas. Un cliente puede enviar una nueva solicitud. Un empleado puede dejar un comentario o subir nuevas fotos. Cuando estas actualizaciones se quedan en las notas personales de los empleados, resulta difícil saber qué trabajo se ha completado y qué hay que facturar. Tanto tu oficina como tu equipo de campo ven la misma información en Orderry. Este software para empresas de mantenimiento reúne todas las actualizaciones en un único sistema. Puedes empezar con la configuración básica e ir añadiendo más funciones a medida que tu equipo se vaya acostumbrando. Ya no tendrás que alternar entre distintos programas de servicio de campo inconexos para el mantenimiento de propiedades. Este software para mantenimiento de propiedades te permite realizar un seguimiento en tiempo real de lo que ocurre en cada inmueble.
Programa visitas periódicas y llamadas de servicio urgentes en un único calendario.
Añade fotos del antes y el después a la orden de trabajo.
Crea una factura tan pronto como se complete el trabajo.
Lo que me convenció para elegir Orderry fue que no parecía un software genérico. Estaba claramente diseñado para empresas como la mía, con funciones pensadas para órdenes de trabajo, técnicos de campo, control de inventario y elaboración de informes. Sentí que no estaba comprando simplemente otro sistema, sino adoptando una herramienta creada específicamente para nuestra forma de trabajar.
Cuando tu equipo trabaja en varias propiedades, necesitas saber si se te ha pasado por alto alguna solicitud. También necesitas saber quién se encarga de cada solicitud y en qué fase se encuentra. Cuando las solicitudes se pierden entre mensajes de texto o bandejas de entrada diferentes, es fácil que queden sin respuesta. El software para empresas de mantenimiento de propiedades vincula cada solicitud al inmueble correspondiente, con su estado, responsable, notas y archivos en un solo lugar. Puedes buscar por la dirección del inmueble y ver qué se ha hecho allí antes de la próxima visita.
Si un cliente vuelve a informar del mismo problema, puedes consultar su historial en la base de datos de clientes antes de asignar a un empleado. El software para empresas de mantenimiento ofrece a tu equipo acceso a las solicitudes anteriores y al historial de trabajos, de modo que el empleado pueda ver qué se ha hecho en el inmueble antes de desplazarse.
Filtra las órdenes de trabajo digitales por estado o por empleado asignado
Mueve cada ficha de trabajo a la siguiente fase en el tablero visual
Añade fotos del «antes» y el «después» desde la aplicación móvil
Exige una lista de comprobación completada, fotos y un comentario final antes de dar por finalizado un trabajo
Registra la mano de obra y los materiales utilizados en cada trabajo
Marca los trabajos urgentes o atrasados antes de que se pierdan entre el resto
Notifica a tus empleados cuando cambie la hora de una cita o el estado de un trabajo
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Comprueba qué trabajos requieren atención y cuáles están listos para facturar. Prueba Orderry gratis durante 7 días. No se requiere tarjeta de crédito.
En el software para mantenimiento de propiedades, las visitas programadas aparecen en el mismo calendario, por lo que puedes ver cuándo tu equipo ya tiene la agenda completa y dónde hay espacio para otro trabajo. El calendario de planificación de trabajos resulta especialmente útil cuando llega una solicitud urgente durante la semana. Un cliente puede elegir una franja horaria disponible a través de la reserva en línea, y tú puedes ver cómo encaja esa visita en la programación actual antes de asignarla.
En el caso de los mantenimientos recurrentes, no es necesario introducir los mismos datos de reserva desde cero cada vez. Basta con duplicar la reserva anterior, elegir la siguiente fecha y cambiar de empleado si es necesario. La nueva visita aparece en el calendario junto con el resto del trabajo de la semana. Una vez que comienza la jornada, los empleados pueden fichar la entrada y la salida desde sus teléfonos o ordenadores, de modo que se pueden comparar las horas de trabajo previstas con el tiempo que realmente han trabajado.
Arrastra las visitas a otra hora o a otro empleado en el calendario
Asigna trabajos en función de las habilidades de los empleados o de la ubicación del servicio
Detecta conflictos de horarios antes de reservar dos citas para la misma franja horaria
Abrir la dirección de cada propiedad en Google Maps o Apple Maps
Establecer la duración prevista para cada visita
Comprueba los horarios de trabajo y los días libres antes de asignar un empleado
Enviar a los clientes recordatorios automáticos sobre las próximas visitas
Busqué en Internet un software para gestionar nuestros procesos de servicio y encontré muchas opciones. Tras probar varias durante más de tres meses, nos decidimos por Orderry. El precio era excelente para la gama de funciones que necesitábamos, y además era fácil de usar y rápido de configurar.
Cuando un cliente tiene varias viviendas, tu equipo necesita ver algo más que el nombre del cliente. Necesita saber a qué dirección corresponde la solicitud. En el software para mantenimiento de propiedades, cada propiedad tiene su propio historial de trabajos, mientras que todas las propiedades permanecen bajo un mismo perfil de cliente. Esto significa que se crea una nueva orden de trabajo para una dirección específica utilizando los datos guardados para esa propiedad.
La misma configuración funciona para los clientes comerciales. El software para mantenimiento de propiedades comerciales muestra los trabajos y los pagos por separado para cada ubicación. En un CRM para el mantenimiento de inmuebles, las nuevas solicitudes se almacenan junto con el historial del cliente.
Anota los códigos de acceso y las instrucciones para la puerta en la orden de trabajo
Guarda los datos de contacto in situ y las notas sobre el aparcamiento correspondientes a la dirección específica
Aplica el tipo de precio acordado con el cliente
Establece la fecha de vencimiento del pago según las condiciones del cliente
Adjunta los documentos de garantía y los certificados a la orden de trabajo de ese inmueble
Genera informes de servicio a partir de una plantilla de documento utilizando los datos de la propiedad ya guardados en Orderry
Convertir un mensaje de redes sociales en una orden de trabajo utilizando el CRM con chat
Vea Orderry en acción
Descubre cómo Orderry vincula cada inmueble con su historial de trabajos, las tareas actuales y los pagos. Tu equipo podrá encontrar la información necesaria antes de la próxima visita.
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Cuando un empleado ya se encuentra en la propiedad, llamar a la oficina para pedir un código de acceso o los últimos detalles del trabajo supone una pérdida de tiempo. Los empleados tienen acceso a la aplicación móvil del software de mantenimiento de propiedades desde sus teléfonos iOS o Android, donde pueden abrir la orden de trabajo que se les ha asignado. Pueden revisar la información antes de empezar, por lo que se reducen las consultas que hay que hacer a la oficina.
Cuando cada empleado revisa una propiedad de forma diferente, puede pasarse por alto partes de la inspección. El software para mantenimiento de propiedades te permite crear una lista de comprobación una sola vez y añadirla a determinados tipos de órdenes de trabajo. Tus empleados siguen los mismos pasos in situ, y el resultado queda registrado en la orden por si el cliente pregunta qué se ha comprobado.
Abre la dirección de la propiedad en una aplicación de mapas antes de salir
Añade fotos del antes y el después desde la aplicación de órdenes de trabajo
Captura la firma del cliente cuando el trabajo esté terminado
Registra los servicios y materiales utilizados durante la visita
Actualiza el estado del trabajo antes de salir de la propiedad
Recibe actualizaciones sobre los trabajos a través de notificaciones push
Antes gestionábamos los datos casi de forma manual. Utilizábamos Google Forms, descargábamos los datos en hojas de Excel y luego hacíamos algunos cambios para organizarlos. No sabíamos qué hacía el equipo durante el día ni qué herramientas utilizaban para completar cada trabajo. Pero todo cambió para nosotros con Orderry.
Un contrato puede generar ingresos constantes, pero eso no significa que todas las propiedades que abarca sean igual de rentables. Una propiedad puede requerir más tiempo, mientras que otra consume más materiales. Algunos trabajos pueden incluso requerir un subcontratista. Orderry es un software para mantenimiento de propiedades que muestra los costes y los ingresos de cada orden de trabajo completada. Antes de renovar un contrato, puedes ver qué trabajos siguen siendo rentables y en qué casos es necesario revisar los precios.
Recibir el pago correctamente y a tiempo es igual de importante. Si un cliente tiene varias direcciones, no tendrás que revisar una docena de facturas separadas a final de mes. En Orderry, puedes combinar las órdenes de trabajo completadas en una sola factura digital. El perfil del cliente muestra lo que ya se ha pagado y cuánto queda pendiente.
Crea un presupuesto para trabajos adicionales in situ utilizando el software de estimación de trabajos y envíalo al cliente para su aprobación
Aplica el tipo de precio guardado del cliente sin tener que introducirlo manualmente
Registra los costes de mano de obra y materiales para cada propiedad
Registra los gastos de los subcontratistas como costes de servicio para ver el beneficio real del trabajo
Acepta pagos mediante enlace o tarjeta a través de la función de pagos integrada
Sincroniza las facturas y los pagos con QuickBooks Online o Xero sin necesidad de introducir los datos por duplicado
Cobra un depósito por el trabajo y regístralo como prepago en la orden de trabajo
Cuando tu empresa es pequeña, puedes resolver la mayoría de las dudas con una llamada rápida. A medida que gestionas más inmuebles y contratas a más personal, esas llamadas empiezan a ocupar demasiado tiempo del día. Orderry proporciona a tu equipo la estructura que necesita ahora y margen para crecer más adelante. La transición a Orderry puede adaptarse a tu agenda actual. Puedes preparar el flujo de trabajo principal en unas pocas horas y ajustar los detalles más adelante.
Dedica menos tiempo a transmitir las actualizaciones
Para un equipo de entre dos y cinco personas, el software de mantenimiento de propiedades centraliza el trabajo diario en un único sistema compartido. Tus empleados actualizan los trabajos desde sus teléfonos y tú puedes comprobar el progreso sin interrumpir una visita.
Gestiona las llamadas urgentes sin perder el trabajo planificado
Cuando tu equipo crezca hasta cinco, diez o veinte personas, una solicitud de última hora puede afectar a varios horarios. El software para mantenimiento de propiedades te ayuda a encontrar un empleado disponible mientras las visitas periódicas se mantienen en el calendario. Los empleados también pueden registrar las horas de inicio y fin desde sus teléfonos, para que puedas comparar los turnos programados con las horas que realmente han trabajado.
Identifica en qué aspectos de una operación más amplia debes prestar atención
Cuando varios equipos se encargan del mantenimiento de inmuebles residenciales y comerciales para distintos clientes, comprobar cada ubicación por separado lleva demasiado tiempo. El software para mantenimiento de propiedades centraliza toda la gestión en una sola cuenta. Los informes integrados muestran el rendimiento de cada ubicación, y las integraciones conectan Orderry con el resto de herramientas que utiliza tu oficina.
Prueba Orderry gratis durante 7 días
Crea tu primer calendario de servicios, asigna tareas y comprueba cómo Orderry se adapta a tu jornada laboral. Gratis durante 7 días. No se requiere tarjeta de crédito.
Las herramientas de IA convierten las llamadas y los mensajes de voz en texto y preparan breves resúmenes. Las respuestas sugeridas en el chat ayudan a tu oficina a responder más rápido.
La gestión de inventario muestra lo que hay disponible en cada almacén y registra los materiales utilizados en los trabajos. Tu equipo puede comprobar las existencias antes de salir hacia una propiedad.
Las integraciones de Orderry conectan tus herramientas empresariales actuales con el mismo flujo de trabajo. Esto reduce la cantidad de información que tus empleados tienen que introducir manualmente.
Las órdenes de compra te ayudan a planificar las entregas de los proveedores y a realizar un seguimiento de cada pedido hasta su llegada. A continuación, puedes añadir los artículos recibidos directamente al stock.
El software de informes empresariales te permite comparar ingresos y gastos para cualquier periodo que selecciones. Puedes revisar los beneficios por trabajo y ver cómo varían los resultados según la ubicación.
Los permisos basados en roles te permiten elegir qué partes de Orderry puede utilizar cada empleado. Los equipos de campo pueden acceder a la información que necesitan, mientras que los datos empresariales confidenciales permanecen restringidos.
Una verja rota puede ser el trabajo de tu equipo. Para otra empresa, podría ser un aparato de aire acondicionado averiado o una tubería con fugas. El servicio cambia, pero el flujo de trabajo diario sigue siendo el mismo: programar la visita, enviar al empleado adecuado y hacer un seguimiento del trabajo hasta el pago. Por eso Orderry también funciona para estas empresas de servicios:
Preguntas frecuentes sobre el software para mantenimiento de propiedades
Crea la primera reserva para cada inmueble. Cuando vuelva a ser necesario realizar el mismo servicio, duplica la reserva anterior en lugar de introducir todos los datos de nuevo. La reserva copiada ya contiene la información existente, por lo que puedes elegir la próxima fecha y cambiar el empleado asignado si es necesario. Esto convierte a Orderry en un práctico software para empresas de mantenimiento de propiedades para visitas recurrentes en varias direcciones.
Sí, tu equipo puede trasladar su trabajo diario a Orderry sin tener que volver a introducir cada cliente. Como software para empresas de mantenimiento de propiedades, Orderry te permite importar registros de clientes desde Excel. El plan Business incluye una incorporación personalizada y la importación de datos asistida por expertos para registros seleccionados, incluyendo órdenes de trabajo y activos, sujeto a los límites del plan. El plan Business también incluye un gestor personal para ayudarte con la configuración. Tu equipo puede empezar a trabajar con los trabajos actuales mientras se transfieren los datos más antiguos, y el tiempo total de transición depende de la cantidad de información que necesites importar.
Sí, tus empleados pueden utilizar Orderry en iOS o Android mientras trabajan en una propiedad. Si necesitas un software para las operaciones de mantenimiento de inmuebles sobre el terreno, tus empleados pueden consultar la dirección del trabajo y los detalles de la orden de trabajo antes de llegar. Durante la visita, pueden actualizar el estado y adjuntar fotos al mismo registro. El cliente también puede revisar y firmar la página pública de la orden de trabajo en el dispositivo del empleado.
Sí, un cliente puede tener varios registros de inmuebles en Orderry. Puedes almacenar cada inmueble como un activo independiente con su propio historial de órdenes de trabajo. El tipo de precio guardado en el perfil del cliente se aplica a los trabajos y facturas futuros. También puedes combinar varias órdenes de trabajo completadas en una sola factura cuando tengan el mismo pagador.
Sí, Orderry cuenta con integraciones bidireccionales con QuickBooks Online y Xero. Las facturas y sus pagos se pueden sincronizar en ambos sentidos. Esto evita que tu contable tenga que introducir la misma transacción en cada sistema. Zapier conecta Orderry con otras aplicaciones compatibles, mientras que la API pública permite integraciones personalizadas. Estas opciones ayudan a que el software para empresas de mantenimiento de propiedades se adapte a la configuración contable que ya utiliza tu oficina.
