Cómo los contratistas de calafateo optimizan las órdenes de trabajo y el inventario con una sola ...
4 Septiembre 2024
Con este software de gestión para empresas de limpieza de alfombras, podrás consultar la agenda de hoy y los detalles de cada trabajo. Orderry es una plataforma todo en uno para pequeñas empresas que conecta tu agenda, órdenes de trabajo, registros de clientes y pagos. En el caso de los equipos de limpieza de alfombras, los empleados pueden abrir órdenes de trabajo directamente desde sus teléfonos, mientras que la oficina puede ver en qué fase se encuentra cada trabajo. Configura el software para lavado de alfombras en función de tu flujo de trabajo diario y, a continuación, crea facturas a partir de los trabajos completados sin tener que volver a introducir los mismos datos.
Comprueba la carga de trabajo del técnico antes de asignarle otro trabajo de limpieza de alfombras
Añade fotos, comentarios, servicios o materiales a la orden de trabajo desde el móvil
Crea una factura a partir de la orden de trabajo completada con los datos del cliente y las partidas registradas ya transferidas
Lo que me convenció para elegir Orderry fue que no parecía un software genérico. Estaba claramente diseñado para empresas como la mía, con funciones pensadas para órdenes de trabajo, técnicos de campo, control de inventario y generación de informes. Sentí que no estaba simplemente comprando otro sistema, sino adoptando una herramienta creada específicamente para nuestra forma de trabajar.
Antes de añadir una solicitud telefónica a su calendario de planificación de trabajos o de confirmar una reserva en línea , compruebe si sus técnicos tienen un hueco disponible. El software de gestión para empresas de limpieza de alfombras facilita la planificación de la jornada y el equilibrio de la carga de trabajo: puede ver quién está disponible, a quién ya se le han asignado trabajos y dónde hay espacio para otra visita de servicio.
Arrastra las visitas a otra hora o día cuando cambien los planes
Establece la duración del trabajo para que el calendario refleje con precisión el tiempo que cada técnico tiene reservado
Reasigna una orden de trabajo a un técnico que tenga un hueco libre
Comprueba los horarios de trabajo, los días libres, las vacaciones y las bajas por enfermedad antes de añadir otra visita de servicio
Abre la dirección del cliente en Google Maps o Apple Maps desde la aplicación móvil
Envía notificaciones a los clientes antes de las visitas de limpieza en el idioma de cada uno
El software para empresas de limpieza de alfombras resulta especialmente útil para las reservas online: el formulario permite a los clientes elegir un empleado, una fecha y una hora. El software para limpieza profesional de alfombras te ayuda a encajar las reservas confirmadas en la jornada del equipo. En Orderry, aparecen junto con el resto de visitas programadas en un único calendario.
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Al disponer de toda la información del trabajo con antelación, tu técnico llega preparado para ponerse manos a la obra. En el software para limpieza profesional de alfombras, puedes adaptar cada orden de trabajo digital a las necesidades de tu equipo añadiendo campos personalizados para detalles como el número de habitaciones, las zonas problemáticas o las instrucciones de acceso. Puedes hacer que esos campos sean obligatorios para que se introduzca la información importante del trabajo antes de que la orden de trabajo siga adelante.
Convierte una cita confirmada en una orden de trabajo, transfiriendo los datos del cliente y del servicio
Guarda fotos de las manchas y los resultados de la limpieza sin límites de almacenamiento de archivos en ningún plan
Registra los servicios adicionales o los productos de limpieza utilizados durante la visita
Actualiza el estado de la orden de trabajo a medida que avanza el trabajo
Utiliza listas de comprobación para asegurarte de que se completan y documentan los pasos estándar del trabajo en cada visita
Cierra la orden de trabajo desde tu teléfono una vez finalizada la visita
Tanto si trabajas solo como si tu equipo está creciendo rápidamente, el software para empresas de limpieza de alfombras te ayuda a documentar cada visita de forma más coherente.
Antes gestionábamos los datos casi de forma manual. Utilizábamos Google Forms, descargábamos los datos en hojas de Excel y luego hacíamos algunos cambios para organizarlos. No sabíamos qué hacía el equipo durante el día ni qué herramientas utilizaban para completar cada trabajo. Pero todo cambió para nosotros con Orderry.
Un cliente puede dejar un depósito antes de que lleguen tus técnicos y pagar el saldo restante una vez finalizada la limpieza de alfombras. El software para servicios de limpieza de alfombras guarda el historial de pagos en la orden de trabajo, por lo que puedes abrirla y ver inmediatamente lo que ya se ha pagado y lo que aún queda pendiente. Orderry admite pagos parciales y múltiples métodos de pago dentro de una misma orden de trabajo.
Registra pagos en efectivo, con tarjeta o mixtos directamente en la orden de trabajo
Envía un enlace de pago o acepta pagos sin contacto
Establece fechas de vencimiento de las facturas y configura recordatorios automáticos de pago para los saldos pendientes
Sincroniza facturas y pagos mediante integraciones bidireccionales con QuickBooks Online y Xero
Revisa los beneficios de las órdenes de trabajo cerradas y el flujo de caja por día, mes o cualquier otro periodo que elijas
Normalmente es mejor acordar el precio con el cliente antes de empezar el trabajo, para que no haya dudas sobre el importe total más adelante. Utiliza un software para lavado de alfombras para preparar un presupuesto con los detalles del trabajo y los precios. Orderry te permite enviárselo directamente al cliente. Esto funciona para cualquier trabajo y resulta especialmente útil para trabajos de limpieza de moquetas comerciales de mayor envergadura. Una vez aprobado el presupuesto, puedes crear una orden de trabajo a partir de él, y los servicios, productos y precios que hayas introducido se transferirán para su posterior facturación en una factura digital.
Vea Orderry en acción
Disfruta de una demostración guiada del flujo de trabajo, desde la primera reserva hasta el pago final.
Reserva una demo
Si un cliente queda satisfecho con la limpieza, es probable que vuelva a llamarte cuando las alfombras necesiten atención. El software de gestión para empresas de limpieza de alfombras te evita tener que volver a crear ese encargo de memoria. Abre el perfil del cliente en el software de gestión de clientes y consulta la orden de trabajo anterior y lo que cobraste. Las fotos y los productos registrados en ese encargo también están ahí.
Deja notas en la orden de trabajo sobre mascotas, el tipo de fibra de la alfombra, las escaleras, el aparcamiento o accesos especiales para la próxima visita
Busca por el número de teléfono del cliente o por la dirección del servicio cuando vuelva a llamar
Guarda la dirección de servicio en cada orden de trabajo para que los trabajos en diferentes propiedades sean fáciles de localizar
Etiqueta a los contactos como clientes residenciales, cuentas comerciales o administradores de fincas para poder filtrarlos más rápidamente más adelante
Vincula a un administrador de la propiedad o a un contacto del lugar con la empresa comercial para la que trabaja.
Si ese cliente envía un mensaje en lugar de llamar, el CRM con chat puede vincular la conversación al mismo contacto. Tu empleado puede abrir las órdenes de trabajo y los presupuestos de ese cliente directamente desde el chat y utilizar el historial existente para organizar el próximo trabajo.
Lo que más nos llamó la atención fue la idea de gestionar todo el proceso de reparación en un único sistema de software. Antes, todo estaba desconectado. Ahora abrimos Orderry y vemos exactamente qué está pasando con los trabajos, los clientes y las piezas.
Un cliente puede enviar nuevos datos de acceso mientras tu técnico ya está de camino. O bien, el encargo puede cambiar una vez que el equipo entre en la vivienda. La aplicación de órdenes de trabajo proporciona a tu equipo los últimos detalles del encargo en iOS y Android. Esto facilita el uso de software de limpieza de alfombras sobre el terreno, ya que los técnicos pueden actualizar la misma orden de trabajo sin necesidad de llamar a la oficina.
Abre los trabajos de hoy desde el calendario móvil
Consulta los datos del cliente, los servicios contratados y las notas de acceso antes de empezar
Utiliza listas de comprobación móviles para evaluar el estado de la moqueta y verificar los resultados de la limpieza
Registra los servicios adicionales o los productos de limpieza utilizados durante la visita
Actualiza el estado del trabajo desde el teléfono
Recoge la firma del cliente cuando sea necesario
Para cuando el equipo se marche, el trabajo ya estará actualizado. La oficina podrá ver las fotos, los comentarios, los servicios añadidos y el estado actual sin tener que esperar a que alguien envíe toda la información más tarde.
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Un negocio con una sola furgoneta y una empresa con varios equipos se enfrentan a retos diferentes, pero el trabajo sigue basándose en los mismos aspectos fundamentales: trabajos, clientes, técnicos, pagos e historial de trabajos. Un software para empresas de limpieza de alfombras tiene más sentido cuando crece al ritmo de tu volumen de trabajo, no cuando te obliga a reestructurar tu flujo de trabajo cada vez que tu equipo se amplía.
Si solo tienes una furgoneta, no deberías tener que buscar los detalles del siguiente trabajo cada vez
Todo lo que necesitas ya está en la orden de trabajo: el cliente, la hora de la cita, el trabajo en sí y los detalles del pago. El software para empresas de lavado de alfombras mantiene toda esta información reunida. Antes de salir, el técnico abre la orden de trabajo en su teléfono y ve adónde debe ir y qué debe hacer.
Cuando tienes varias furgonetas, puedes ver inmediatamente quién puede encargarse del siguiente trabajo
A estas alturas, resulta difícil tener toda la programación en la cabeza. El software para empresas de limpieza de alfombras muestra quién está ocupado y quién tiene horario libre. Los técnicos actualizan sus órdenes de trabajo desde el terreno, por lo que puedes ver lo que ocurre a lo largo del día.
En una empresa consolidada, puedes ver cuánto beneficio has obtenido en cada trabajo
En esta etapa, es importante saber algo más que si la orden de trabajo se ha completado. El software para limpieza profesional de alfombras guarda los datos que necesitas para comprobar los pagos de los clientes, los costes de los trabajos, los costes de mano de obra y los beneficios.
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Las herramientas de IA convierten las llamadas y los mensajes de voz en texto y pueden extraer los puntos principales. Las respuestas sugeridas para el chat también ayudan con los mensajes rutinarios de los clientes.
Una vez que la orden de trabajo alcanza el estado adecuado, se puede enviar automáticamente una solicitud de valoración. Una valoración positiva puede animar al cliente a dejar una reseña en Google Maps, Facebook o tu página web.
Antes de enviar a un equipo, utiliza la gestión de inventario para comprobar qué productos de limpieza hay disponibles y cuáles se están agotando. Los niveles mínimos de stock te ayudan a detectar a tiempo la falta de existencias.
Las órdenes de compra muestran lo que has pedido y lo que aún no ha llegado. Cuando llegue el envío, podrás incorporar esos artículos directamente al stock.
Una agenda repleta no lo dice todo. El software de panel de control empresarial te ofrece una visión rápida de las órdenes de trabajo, los pagos, la carga de trabajo, el flujo de caja y las valoraciones de los clientes.
Utiliza un software de presupuestos para enviar al cliente un presupuesto que pueda revisar, aprobar y firmar en línea. Una vez aceptado, puedes convertirlo en una orden de trabajo para el servicio.
La forma de gestionar los trabajos sigue siendo relevante incluso cuando el servicio cambia. Por eso, Orderry también se adapta a otras empresas de servicios en las que los trabajos, los equipos, los clientes y los pagos siguen un flujo de trabajo similar.
Preguntas frecuentes sobre el software para empresas de limpieza de alfombras
Sí. Puedes importar tu lista de clientes desde Excel, incluidos los campos personalizados, y empezar a crear órdenes de trabajo de inmediato. Si tus contactos están guardados en tu teléfono, puedes exportarlos primero a una hoja de cálculo. El servicio de asistencia de Orderry te ofrece orientación para la configuración y asistencia de pago para importar órdenes de trabajo anteriores y formar a tu equipo.
Sí. Orderry funciona tanto en iOS como en Android. Con este software, los técnicos de limpieza de alfombras pueden consultar los trabajos programados y los detalles de las órdenes de trabajo, así como añadir fotos directamente desde sus teléfonos.
Sí. El software para empresas de limpieza de alfombras cuenta con integraciones bidireccionales con QuickBooks Online y Xero. Las facturas se sincronizan según su estado, y los nuevos pagos se sincronizan en ambos sentidos para las facturas pagadas en su totalidad en una sola transacción. Los datos del cliente y la lista de servicios se transfieren junto con la factura, por lo que tu contable no tiene que introducirlos de nuevo. También puedes conectar Orderry a otros servicios a través de Zapier o su API.
Sí. El software para servicios de limpieza de alfombras funciona igual de bien para una empresa con una sola furgoneta que para un equipo más grande. Configura el sistema para tus empleados y ubicaciones actuales y, a medida que el negocio crezca, ve añadiendo nuevos empleados o ubicaciones. No tendrás que trasladar todos tus datos a otro sistema cuando añadas otra furgoneta.
Sí. Puedes guardar tus servicios de limpieza habituales y sus precios en Orderry y, a continuación, utilizarlos para preparar presupuestos. Establece los precios por habitación, por pie cuadrado o una tarifa plana para todo el trabajo. También puedes añadir servicios como limpieza de tapicerías, limpieza de escaleras, tratamiento de olores de mascotas o protección contra manchas. Los clientes pueden revisar y aprobar los presupuestos en línea, y los detalles aprobados se transfieren a la orden de trabajo.
