Boas Práticas de Gestão de Ordens de Serviço

Descubra como gerenciar melhor as ordens de serviço em oficinas de conserto e empresas de serviços de campo.

Índice

O que é uma Ordem de Serviço?
Como Organizar Ordens de Serviço
Relatórios de Ordens de Serviço
Perguntas Frequentes Sobre a Organização de Ordens de Serviço
Considerações Finais

O que é uma Ordem de Serviço?

Uma ordem de serviço é uma solicitação formal de um cliente para a prestação de serviços. É possível usar diferentes tipos de ordem de serviço — quantos e com que prioridade depende de seus serviços, de como você faz negócios e do número de operações diárias realizadas por seus funcionários. Aqui estão alguns exemplos de seus agrupamentos:

Rotina e Urgente. As ordens de serviço de rotina são normalmente enviadas com 30 a 60 dias de antecedência para serviços de conserto, melhorias de eficiência de energia ou agendamento de serviços. Uma ordem de serviço urgente é uma ordem de serviço tradicional ou ordem de serviço de conserto que é necessária imediatamente, normalmente com 24 a 48 horas de antecedência.

Pago e Garantia. Você pode usar esses tipos de ordem de serviço se quiser usar um sistema automático de cálculo da folha de pagamento para os funcionários: uma recompensa baseada em porcentagem para consertos comuns e uma taxa personalizada para serviços de garantia.

Por Dispositivos ou Locais. Use esse agrupamento se tiver um local especializado em conserto de AVAC e outro em eletrodomésticos. Você pode dividir os trabalhos em ordens de serviço na loja e no campo se oferecer ambos os serviços.

Essas são apenas algumas das ideias; como você pode ver, existem possibilidades ilimitadas de personalização.

Como Organizar Ordens de Serviço

Uma tática crucial para manter seu negócio funcionando sem problemas é ter um sistema confiável para lidar com ordens de serviço. Há inúmeras maneiras de lidar com elas; isso depende da extensão do sistema que você está tentando estabelecer.

Uma maneira seria ter um sistema em que os funcionários fossem responsáveis pela execução das ordens de serviço de forma independente, o que significa que a pessoa que trouxesse a ordem de serviço para a empresa teria que saber quais recursos são necessários para a execução.

Outra maneira seria ter uma lista de recursos para cada ordem de serviço que pode ser executada por qualquer trabalhador ou membro da equipe que esteja disponível.

Seja qual for o caminho que decidir seguir, há duas coisas que você deve fazer para criar um processo eficaz de ordem de serviço: mapear seu fluxo de trabalho e encontrar o melhor software de ordens de serviço que atenda a todas as necessidades de sua empresa.

Entendendo Seu Fluxo de Trabalho

Pense no trabalho que precisa ser realizado todos os dias. Considere todas as tarefas que precisam ser concluídas, as que são urgentes e as que podem esperar um pouco. Descreva o fluxo de eventos de cada tarefa. Coloque-as em uma ordem lógica de como devem ser feitas e escreva um nome para cada etapa do fluxo de trabalho. E pronto! Você pode usar esses nomes de status ao configurar sequências de status em seu sistema de controle de ordens de serviço.

O Que é Gestão de Ordens de Serviço na Nuvem?

Sem uma tecnologia inovadora, seus esforços para organizar fluxos de trabalho eficazes resultariam em problemas potenciais, como perda de prazos, trabalho incompleto e clientes decepcionados.

Manter o controle de todo o seu trabalho em um programa especializado é uma das boas práticas para criar um processo simplificado de gestão de ordens de serviço. Isso não apenas ajuda você a se manter organizado, mas também o capacita a realizar mais em menos tempo. Por exemplo, ao usar o Orderry, você será mais eficiente e produtivo ao reduzir o tempo necessário para encontrar, priorizar, acompanhar e concluir uma ordem de serviço. Ele também fornece uma maneira de monitorar o desempenho dos funcionários, o que leva a uma equipe de trabalho mais produtiva e eficiente.

A implementação desse sistema é acessível para pequenas empresas, pois essa solução opera na nuvem e usa um modelo baseado em assinatura, portanto, você não precisa investir uma fortuna para começar. Um sistema de SaaS pode permitir que uma equipe inteira insira, controle e atualize rapidamente as ordens de serviço. Ele também pode garantir que todas as informações sejam inseridas pela pessoa certa no momento certo. Todas as ordens de serviço são exibidas em uma exibição de tabela em que é possível classificá-las por tipos de ordem de serviço, responsáveis, status ou urgência.

Captura de Tela das Ordens de Serviço no Orderry

Relatórios de Ordens de Serviço

O controle de suas ordens de serviço permitirá que você veja quantos trabalhos precisa fazer por dia para continuar lucrativo, quantos estão disponíveis ou vencidos, o tipo de trabalho que está recebendo, quais deles são concluídos com sucesso, e muito mais. Com o controle de ordens de serviço e análises profundas, você terá uma ideia melhor do tempo que sua equipe leva para cumprir as ordens de serviço, com que frequência elas ficam atrasadas e se é necessário contratar mais ajuda.

Captura de Tela do Relatório de Ordem de Serviço no Orderry

Perguntas Frequentes Sobre a Organização de Ordens de Serviço

Que solução de software as pequenas empresas usam para gerenciar ordens de serviço?

As pequenas empresas geralmente usam soluções multifuncionais para simplificar as operações, automatizar tarefas manuais e aumentar a eficiência. Esse software permite que as empresas criem e monitorem trabalhos como ordens de serviço de conserto e solicitações de manutenção, atribuam tarefas aos funcionários, organizem o estoque e monitorem o progresso em tempo real. Ele também pode ser integrado a outras ferramentas de negócios, como gateways de comunicação e serviços de pagamento, para criar um ambiente de trabalho coeso e eficiente.

O que é gestão de ordens de serviço e como melhorá-la?

Esse termo refere-se ao controle e gestão eficientes e eficazes das ordens de serviço em uma organização. Isso inclui criar novas ordens de serviço, atribuí-las a funcionários ou prestadores de serviços, monitorar o progresso do trabalho e garantir que ele seja concluído no prazo e dentro do orçamento.

Se você administra uma empresa de serviços, sabe como é importante controlar suas ordens de serviço. Seja gerenciando uma equipe de técnicos ou trabalhando sozinho, um processo simplificado de ordem de serviço é essencial para fornecer um serviço de alta qualidade aos seus clientes. Aqui estão algumas medidas que podem ser tomadas para melhorar seu processo de gestão de ordens de serviço:

• Usar um sistema de ordem de serviço digital. Ao digitalizar suas ordens de serviço, você pode rastrear e gerenciar facilmente todos os aspectos do seu negócio de serviços, incluindo agendamento, faturamento e atendimento ao cliente.
• Padronizar seus ciclos de trabalho. Isso significa criar um conjunto consistente de procedimentos para a criação, atribuição e conclusão de ordens de serviço. Ao estabelecer diretrizes claras, você pode garantir que todos na sua equipe saibam o que se espera deles e que as ordens de serviço sejam tratadas de forma consistente e precisa.
• Avaliar e aprimorar continuamente seu processo. Isso significa rastrear as principais métricas, como tempo de resposta, taxa de conclusão e satisfação do cliente, e usar esses dados para identificar áreas de melhoria. Ao manter o foco na melhoria contínua, você pode garantir que sua empresa de serviços sempre opere com a máxima eficiência e ofereça o melhor serviço possível aos seus clientes.

O que é uma ordem de serviço comum?

Uma ordem de serviço comum descreve os detalhes de um serviço que precisa ser realizado. Normalmente, inclui o nome do cliente, informações de contato, o tipo de serviço solicitado, a data e a hora em que o serviço é necessário e quaisquer instruções ou requisitos específicos. As ordens de serviço são essenciais para garantir que o provedor de serviços entenda as necessidades do cliente e possa fornecer o serviço solicitado de forma eficaz. Elas também servem como um registro do trabalho realizado, o que pode ser útil para fins de faturamento e controle.

O que é uma ordem de serviço de conserto?

Uma ordem de serviço de conserto é um documento usado para solicitar serviços de manutenção ou conserto de equipamentos, veículos ou propriedades. Ela normalmente inclui detalhes como a natureza do problema, o local do problema, a urgência do conserto e quaisquer instruções específicas para o técnico. Esse documento ajuda a garantir que as solicitações de conserto sejam adequadamente documentadas e priorizadas, levando a processos de manutenção mais eficientes e à resolução oportuna dos problemas.

Considerações Finais

As ordens de serviço são uma ferramenta organizacional que pode ajudar a informar o status do trabalho e o uso de materiais, além de melhorar o fluxo de trabalho de sua empresa. A organização de suas ordens de serviço é uma das coisas mais importantes que você pode fazer como gerente para aumentar a eficiência e a produtividade. Há muitos benefícios em usar um programa de software especializado; por exemplo, você economizará tempo e dinheiro e poderá monitorar e identificar padrões que levam a ordens de serviço atrasadas ou a consertos mais caros.