Ativos com Armazéns Entram em Operação. Experiência da Nova Marca, Como Funciona e o Que Está por Vir

Hoje é um grande dia para a Orderry e nossos ilustres usuários: estamos orgulhosos de apresentar o Ativos com Depósitos de Ativos.

A atualização foi concluída, portanto, neste momento, uma nova experiência de marca está apenas aguardando sua solicitação. Vamos dar uma olhada mais de perto nos ativos para que você possa tomar uma decisão totalmente informada.

Temos muitas notícias para você desta vez. Abaixo está um índice para que você saiba onde está:

• Qual é o principal benefício dos Ativos e seu valor real para a empresa?
• Página de Ativos e recursos disponíveis que podem ser de seu interesse
• Uso do Forms Editor para ativos, que agora são parte integrante dos Pedidos
• Ativos e seu impacto atual nos campos personalizados/sistema em Pedidos
• Armazéns de Ativos, Armazéns de Produtos e casos de uso comuns
• Como conduzir transferências automatizadas de Ativos com base no status do Pedido
• O Diretório de Ativos para economizar muito tempo do check-in ao check-out
• Guia passo a passo para uma implementação rápida e tranquila dos Ativos
• O que faremos a seguir, novas oportunidades e personalizações

Bem, é realmente difícil colocar tudo em uma única postagem. Fizemos o possível para torná-lo o mais curto e conciso possível, portanto, sente-se e continue lendo.

Principais Benefícios dos Ativos e seu Valor para os Negócios

Os ativos podem ser qualquer coisa de valor, desde dispositivos, eletrônicos e ferramentas até veículos ou equipamentos de nível industrial que pertençam a clientes e empresas. Os ativos no Orderry são parte integrante dos pedidos, mas, ao mesmo tempo, não são de fato negociados ou vendidos. Assim como peças, materiais ou quaisquer outros itens que você tenha em estoque, os ativos têm uma localização física que pode ser gerenciada e rastreada de acordo com seus padrões de fluxo de trabalho e lógica de negócios.

Em resumo, o uso do Ativo possibilita aos proprietários e gerentes de empresas:

• manter registros de propriedade dos clientes e histórico completo de serviços
• verificar a propriedade para guarda em seu depósito, emitida para funcionários ou clientes
• rastrear a localização física e as transferências entre armazéns, clientes e membros da equipe
• Obter atendimento de qualidade ao cliente, agilizar o check-in e agilizar as tarefas de rotina
• automatizar um lado exclusivamente físico da operação e melhorar significativamente a eficiência de tempo.

Dito isso, os ativos devem se aplicar tanto a clientes quanto a empresas. Lojas de aluguel e centros de serviços com equipamentos, dispositivos e ferramentas para aluguel ou uso temporário pelos clientes são apenas alguns exemplos de grande potencial para o Ativo. Temos trabalhado arduamente para torná-los flexíveis e totalmente personalizáveis para atender a padrões comerciais exclusivos e até mesmo aos serviços de nicho mais específicos do setor.

Página de Ativos

Depois que eles forem criados, todos os ativos disponíveis serão exibidos na página "Armazém > Ativos". Lá, você terá uma visão completa dos ativos que possui para guarda com opções de filtragem rápida. Isso é ótimo para seus livros de empresa, mas como usar essas informações na vida real?

Em primeiro lugar, você pode entender rapidamente quais Ativos pertencem aos seus clientes, gerenciar e rastrear seus próprios Ativos comerciais. Em seguida, você pode verificá-los facilmente por contagem e pelo nome do proprietário, mantendo-se no topo de seus inventários físicos, sabendo quem tem ativos para guarda no momento, quais deles foram emitidos para os clientes para locação ou, por exemplo, emprestados para uso temporário.

Alguns de nossos usuários já devem ter gerenciado seus ativos usando campos do sistema com diferentes personalizações. Esta é a primeira grande atualização no Orderry quando a implementação passa pela migração de dados. Por enquanto, todas as informações estão seguras e inalteradas. Confira um guia passo a passo simples no final deste post para começar.

Por fim, você poderá encontrar tudo o que precisa para gerenciar ativos na Página de Ativos: criar novos ativos, anexar imagens, atribuir sua empresa ou um cliente como proprietário, escolher entre diferentes depósitos de ativos e simplesmente tudo o que precisar usando campos personalizados no Editor de Formulários.

Editor de Formulários de Ativos. Últimas Atualizações em Orderry

A partir de agora, você não precisará inventar formas diferentes de rastreamento de ativos, por exemplo, usando campos do sistema em Pedidos. Não há mais perda de tempo com trabalhos e atribuições de trabalho repetidos quando, por exemplo, os gerentes da sua oficina mecânica estão presos ao preenchimento de formulários padrão repetidamente

O Orderry torna o Ativos totalmente independente e autossuficiente, assim como os Pedidos e os Leads. Isso significa que você pode criar seu próprio formulário para o Ativos usando o Forms Editor. Confira o Formulário de ativos e os campos do sistema com várias personalizações:

1. O campo mestre ""Grupo > Marca > Modelo > Modificação"
2. VIN / IMEI / Número de série (dependendo do seu setor)
3. Cor
4. Estado
5. Custo.

Sinta-se à vontade para personalizar os campos exatamente como você precisa: torne-os obrigatórios (requeridos), decida quais campos serão exibidos no formulário de Pedido, faça edições proibidas após a criação. O que for melhor para você e sua empresa.

Por exemplo, você pode optar por proibir a edição do campo "IMEI / VIN / Número de série", para não dar margem a possíveis fraudes, ou quando quiser esses dados para integração com a API. Sim, é isso mesmo - você pode facilmente tornar qualquer campo totalmente seguro e protegido, pois ninguém na sua empresa poderá adicionar/modificar dados em perfis de ativos já existentes, independentemente da permissão de acesso do usuário.

Como Criar e Gerenciar Ativos de Pedidos

Observe que, para acessar os ativos diretamente do perfil do Pedido, você precisará seguir algumas etapas, além de marcar a caixa de seleção "Mostrar no formulário de pedido". Assim que você tiver tudo pronto no formulário de Ativos, navegue até o formulário de Pedidos. Decida quais tipos de Pedidos você usará para fazer o check-in de seus Ativos comerciais ou da propriedade de seus clientes e, em seguida, adicione os tipos certos ao campo do sistema "Ativo".

O formulário de Pedido pode ser reorganizado arrastando os campos da maneira que você precisar. No entanto, recomendamos colocar os Ativos em primeiro lugar, antes mesmo do cliente.

Quando seus Pedidos receberem o campo do sistema "Ativos", você poderá fazer o seguinte:

• faça uma pesquisa rápida por IMEI / VIN / número de série
• recuperar dados no Assets usando o nome de um cliente
• adicionar novos Ativos de Pedidos pressionando "+" ou preenchendo o formulário.

Os perfis de ativos são exibidos nos Pedidos de forma semelhante aos Clientes. Os Ativos de propriedade de uma empresa são marcados em laranja e os de propriedade dos clientes são marcados em verde.

Ativos e Seu Impacto Atual nos Pedidos

Conforme mencionado anteriormente, a implementação de Ativos no Orderry precisa de uma solicitação de sua parte. Se você estiver dentro, nós o ajudaremos a mudar a forma de gerenciar os ativos. Lide com os perfis de Ativos de forma independente, tendo sempre à mão o histórico completo de transferências e o registro de serviços. Portanto, você pode esquecer os antigos campos do sistema e as personalizações que tem usado até agora.

Neste ponto, vamos analisar rapidamente as alterações mais recentes nos Pedidos que já estão em vigor para todos os usuários.

Os seguintes campos do sistema agora são campos personalizados: " Tipo de dispositivo/tipo de veículo", "Marca" e "Modelo". Como resultado, sua experiência com o Orderry foi atualizada conforme listado abaixo:

1. A Tabela de Pedidos tem uma coluna para Ativos que permanecerá nula e sem efeito até que sua implementação (de Ativos) seja concluída.
2. A filtragem de pedidos não funciona mais para esses campos personalizados
3. Para recuperar dados por esses campos, inicie sua consulta de pesquisa com "+"
4. Nos relatórios, a coluna "Ativos" será nula até que o processo de migração de dados seja concluído.

Armazéns de Ativos. Casos de Uso Comuns

Muitos usuários queriam um novo e melhor Gerenciamento de Inventário para que pudessem acompanhar e gerenciar não apenas seus próprios produtos, mas também a propriedade de seus clientes. Ao contrário de outras empresas, o negócio de serviços tem de lidar principalmente com itens que pertencem aos clientes e, portanto, tem de levar os bens para a guarda.

E agora há dois recursos diferentes no Orderry encontrados na página "Configurações > Armazéns" Armazéns de ativos e Armazéns de produtos. Por serem muito parecidos, eles não devem ser algo completamente novo para os usuários:

• ambos podem servir como um armazenamento global para toda a empresa ou divididos por local
• cada local pode ter tantos Armazéns de Ativos quantos forem necessários
• Com o armazenamento de endereços disponível, é possível criar vários locais de depósito.

O principal aspecto dos Armazéns de Ativos é que a propriedade que você mantém ali não está à venda. Lembre-se de que agora todos os seus clientes e funcionários têm seus próprios Armazéns de Ativos no sistema Orderry disponíveis por padrão, mas eles não são exibidos.

Aqui estão os casos de uso mais comuns para ilustrar isso. Como a empresa fornece reparos de telefones celulares, haverá pelo menos dois depósitos separados. Após o check-in, um gadget vai para o Armazém de Ativos "Pendente de reparo". Quando o trabalho é concluído, o Ativo vai para o Armazém de Ativos "Pronto para retirada". Ao mesmo tempo, porém, a empresa pode envolver empreiteiros, tendo especialistas terceirizados para reparos específicos. É por isso que outro Armazém de Ativos local ou um Armazém de Ativos global é o ideal para ajudar a rastrear facilmente os ativos fora da empresa.

E isso funciona da mesma forma para outras empresas do setor. Para o aluguel de bicicletas, faz sentido ter esses dois depósitos de ativos para cada local: "Pronto para pedalar" e "Chegou depois de pedalar". Bem, tudo deve ser autoexplicativo.

Recomendamos que você tenha um esquema bem pensado e consistente para eventos de rotina, de modo que possa expressar facilmente o lado físico do seu fluxo de trabalho com um conjunto personalizado de status de Pedidos. Confira este artigo para saber mais sobre os Armazéns de Ativos e como adaptá-los às suas necessidades.

Como Conduzir Transferências de Ativos Usando Diferentes Status de Pedidos

Quando o lado físico do processo estiver finalmente implementado, você poderá desbloquear algumas oportunidades de novas marcas no Orderry. Navegue até a página "Configurações > Status > Pedidos". Tente criar ou modificar o status existente com uma nova caixa de seleção denominada "Move asset for safekeeping" (Mover o ativo para custódia).

Vamos ver como isso funciona usando um exemplo bem simples abaixo.

Para cada dispositivo emitido para o cliente, o sistema Orderry tem um Armazém de Cliente separado criado por padrão. Mas quando um dispositivo que precisa de reparo é recebido do cliente, isso significa que, logo após o check-in, o ativo vai para o seu estoque para ser guardado. Portanto, podemos atualizar o status do "Novo" Pedido da seguinte forma: (1) marque a nova caixa de seleção, (2) especifique que o ativo deve ir para o Armazém de Ativos "Pending repair" (Reparo pendente).

Quando o trabalho é atribuído a um técnico ou especialista em serviços, o funcionário (ele mesmo) será responsável pela guarda durante os reparos. Portanto, podemos configurar o status da Ordem "Em trabalho" para que ele acione a transferência automática do ativo para o Armazém de Ativos pessoal desse funcionário.

Vamos configurar o status "Pronto" da mesma forma para que o ativo vá automaticamente para o Armazém de Ativos "Pronto para retirada". Em seguida, vamos configurar todo o grupo de status rotulado como " Ganho" para acionar a transferência automática do ativo de volta para o Armazém de Ativos pessoal desse funcionário.

Após a conclusão da configuração, toda vez que o status do Pedido receber uma atualização, uma nova janela de diálogo será criada para que você se certifique de que a transferência do Ativo está correta e pressione Entrar para continuar.

Agora, vamos finalmente navegar até o perfil do Ativo para ver se realmente temos um registro completo com todas as transferências na guia "Histórico". Aqui está! Clique na próxima guia denominada " Pedidos" para verificar a lista completa de documentos que envolvem esse Ativo.

Usando o Diretório de Ativos Para Melhor Tempo

O campo mestre " Grupo > Marca > Modelo > Modificação" no formulário Ativo está configurado para funcionar em conjunto com o Diretório de Ativos encontrado na página "Configurações > Diretórios > Ativos".

O Diretório de Ativos pode ajudá-lo a obter maior eficiência de tempo durante o check-in de Pedidos. Por exemplo, você pode pegar o Grupo de Ativos denominado "Smartphones", selecionar as principais marcas com as quais costuma lidar e colocar uma lista correspondente de modelos para cada uma delas. Quando os Ativos da sua empresa são, digamos, peças e veículos automotivos, você também pode criar uma marca chamada "Mazda", seguida de uma linha de modelos relacionados.

A "Modificação" é um nível opcional, o que significa que você não precisa necessariamente marcar a caixa de seleção "Obrigatório". Mas se os Ativos da sua empresa podem ser do mesmo modelo, mas com modificações diferentes, por exemplo, oficinas de reparo de automóveis, conserto de bicicletas ou serviço de aluguel, você certamente se beneficiará disso.

O Diretório de Ativos pode ser configurado diretamente no menu Configurações ou ao criar um novo pedido. Se você precisar selecionar os itens no campo mestre que não se encontram no Diretório de Ativos, o sistema Orderry sugerirá que você os adicione para referência futura.

Para todos os itens que pertencem ao Grupo de Ativos, você pode definir ícones personalizados para visualizar os perfis dos Ativos nos Pedidos. Você também pode fazer upload de imagens ou logotipos no próximo nível do Diretório de Ativos rotulado como "Marca" e "Modelo", com diferentes personalizações que são verdadeiramente suas.

Além disso, os elementos de qualquer diretório podem ser exibidos para todos os locais e para locais individuais. Por exemplo, se uma de suas localidades estiver envolvida na manutenção de carros da Mazda e a outra da Nissan, você poderá delinear os diretórios de acordo.

Saiba como usar o Diretório de Ativos em vários níveis nesta instrução detalhada.

Guia Passo a Passo para Implementação de Ativos

Nesse ponto, é hora de escolher:

Esqueça os Ativos

Você pode continuar usando os campos antigos nos perfis de Pedidos. Observe, entretanto, que agora eles são campos personalizados. É por isso que alguns recursos básicos, como pesquisa, filtragem e relatórios, funcionarão de forma diferente para você, conforme mencionado anteriormente.

Abrace a Mudança

Entre em contato com o Orderry Suporte para que nossa equipe técnica possa transferir cuidadosamente seus dados dos campos do sistema para que funcionem adequadamente com o Ativos. Como resultado, todos os tipos de propriedade com os quais você tem lidado até agora serão realocados para a página "Depósito > Ativos". Você também pode precisar de um Diretório de Ativos multinível. Basta nos informar exatamente o que precisa e faremos tudo de acordo.

Você deve reconhecer que a implementação do Ativo é uma decisão importante que exigirá algum tempo e esforço de sua parte também. Para começar com a configuração inicial do usuário, siga estas etapas:

Primeira Etapa. Vá para a página "Configurações > Editor de formulários > Ativos" para configurar os campos de que você precisa. Não sabe por onde começar? Dê uma olhada nesta instrução passo a passo.

Segunda Etapa. Adicione o campo de sistema "Asset" aos formulários de Pedido de cada tipo que você achar apropriado.

Terceira Etapa. Observe que as variáveis de estilo antigo em seus modelos de documento/notificação ({Device Brand}, {Device Model}, etc.) foram automaticamente atualizadas para ter a seguinte aparência: {Order Brand}, {Order Model}, {Order SN}

Agora, sua próxima etapa é adicionar novas variáveis do grupo " Ativos" aos seus modelos mais uma vez.

Quarta Etapa. Analise com calma os Depósitos de Ativos de que você pode precisar e, em seguida, insira-os cuidadosamente no sistema.

Quinto Etapa. Quando os Depósitos de Ativos já estiverem instalados, é hora de configurar as Transferências de Ativos automatizadas usando status de Pedidos personalizados para automatização. Lembre-se de que, por padrão, cada funcionário e cliente tem um Depósito de Ativos individual disponível no sistema.

Sexta Etapa. É exatamente aqui que o Suporte do Orderry entra em ação. Forneça informações claras sobre quais campos precisam de migração de dados para o Ativo. Não hesite em pedir ajuda.

Quando nossa equipe técnica tiver uma visão completa, poderemos prosseguir com a migração dos dados. E isso certamente levará algum tempo. Seja paciente, pois faremos um acompanhamento imediato e o informaremos assim que o processo de migração de dados for concluído.

Sétima Etapa. É hora de deixar tudo limpo e claro! Após a conclusão da migração, você pode simplesmente remover os campos personalizados desnecessários no Pedido e mesclar os elementos duplicados/similares que encontrar no Diretório de Ativos.

Sejamos realistas: mesmo que os campos do seu sistema antigo estejam sempre limpos, organizados e funcionais, ainda há muitas coisas que merecem ser verificadas novamente. Diferentes variações de ortografia e erros de digitação, sem mencionar dados simplesmente irrelevantes que você pode ter arquivado no Diretório e nunca mais usar. Saiba como se livrar rapidamente de todos os itens desnecessários neste guia.

Isso é tudo! Todas as configurações e preparações foram feitas, e agora você pode se sentir livre para aceitar a mudança.

E Agora?

E, olhando para o futuro, estamos em um novo capítulo de desenvolvimento usando Ativos. Em breve, o Orderry ampliará ainda mais sua experiência com:

1. Suporte de API para Ativos. Eventualmente, você poderá criar e editar Assets e até mesmo obter uma lista completa de Ativos via API.
2. Inventário integrado para Ativos. Neste momento, você já pode exportar uma lista de Ativos para fazer um inventário de todos os locais físicos. Mas queremos tornar sua experiência com o Orderry perfeita.
3. Módulo de Logísticas. Agora, com o Ativos, podemos expandir para todo o setor. Não planejamos tentar - assumimos a logística para colocar cada produto ou ativo e seus movimentos sob controle. Tem alguma sugestão ou ideia? Diga-nos como você gostaria de ver isso em ação. Deixe seus comentários ou escreva algumas linhas no bate-papo de suporte.
4. Ativos de Uso Temporário. Infelizmente, desta vez não tivemos a oportunidade de oferecer outro recurso bem aperfeiçoado em uma única atualização. Mas continuamos trabalhando duro para que você possa gerenciar facilmente os dispositivos emitidos para os clientes durante o período de reparo.
5. Armazenamento Inteligente de Endereços. A Orderry analisará a localização de suas lixeiras, fornecendo sugestões e oferecendo apenas lixeiras gratuitas.
6. Categorias de Serviços. Com diferentes categorias de trabalhos e serviços conectados ao Diretório de Ativos, podemos simplificar ainda mais as atribuições de trabalho, os preços e as tarefas de rotina para você e seu pessoal.

Aqui, na Orderry, temos trabalhado arduamente para introduzir uma nova ferramenta de aumento de produtividade para ajudá-lo a administrar um negócio simplesmente melhor. Esperamos que você aprecie os Ativos para segurança, bem como a experiência de qualidade do cliente para fazer um bom nome para você e sua empresa. Aguardamos seus comentários, ideias e sugestões.

comments powered by Disqus