As Melhores Maneiras de Seguir as Ordens de Trabalho em sua Pequena Empresa de Serviços

Os proprietários de pequenas empresas sabem que a gestão de ordens de trabalho é fundamental para manter seus negócios funcionando sem problemas. Mas quais são as melhores maneiras de gerenciar as solicitações de trabalho? Este guia ajudará você a começar a organizar suas ordens de trabalho com a máxima eficiência.

Tabela de Conteúdos

O Básico da Gestão de Ordens de Trabalho
Por que é Importante Gerenciar Ordens de Trabalho?
6 Dicas para Manter o Controle de Suas Ordens de Trabalho
Pensamentos Finais

O Básico da Gestão de Ordens de Trabalho

Manter o controle das ordens de trabalho é um processo chave em pequenas empresas de serviços, pois ajuda a organizar solicitações de trabalho, programar e atribuir recursos às tarefas e controlar o progresso do trabalho.

O que é uma Ordem de Trabalho?

.Ordens de trabalho são pedidos de serviços ou produtos específicos a serem entregues ou fabricados, normalmente de um cliente a um fornecedor. As ordens de trabalho podem ser para manutenção/reparação de rotina ou para um projeto específico. Como documento, uma ordem de trabalho solicita ou autoriza a prestação de um serviço específico. É possível gerar ordens de serviço para uma variedade de serviços, incluindo, mas não se limitando a, reparos, instalações e alterações.

Há algumas coisas a considerar ao criar ordens de trabalho:

• Quem é o cliente?
• Qual é o trabalho a ser feito?
• Quais são as especificações?
• Quais são as datas de entrega?
• Quais são os custos?
• Quem vai realizar o trabalho?
• Como o trabalho será rastreado e monitorado?

Criar ordens de trabalho pode parecer assustador, mas é importante lembrar que quanto mais você faz isso, mais fácil se torna. Além disso, há muitas soluções com modelos e ferramentas de gerenciamento de agendamento por aí que podem ajudá-lo a racionalizar sua manutenção de registros.

O Processo de Ordem de Trabalho

Veja aqui como processar uma ordem de trabalho:

1. Incluir o máximo de informações possíveis sobre a ordem de trabalho. Isto garantirá que o trabalho seja feito de acordo com suas especificações. Em seguida, verifique se todas as informações estão corretas.
2. Atribuir a ordem de trabalho ao técnico ou equipe apropriada
3. Notificar a pessoa ou departamento que a ordem de trabalho foi atribuída a eles (através de mensageiros ou notificações por e-mail)
4. Monitorar o progresso da ordem de trabalho e fornecer atualizações conforme necessário
5. Fechar a ordem de trabalho quando ela for concluída

Como Fechar uma Ordem de Trabalho

A fim de fechar corretamente uma ordem de trabalho, você precisará dar alguns passos finais. Primeiro, certifique-se de que todo o trabalho que foi feito esteja devidamente documentado: os serviços prestados são registrados, as peças corretas foram utilizadas e o trabalho foi feito para a satisfação do cliente. Uma vez que a documentação esteja completa, você precisará submeter a ordem de trabalho a seu supervisor para aprovação ou alterar o status da ordem de trabalho de acordo com seu fluxo de trabalho do processo de reparo.

Por que é Importante Gerenciar Ordens de Trabalho?

A ordem de trabalho ajuda a controlar que trabalho foi concluído, o trabalho que está atualmente em andamento e o que está programado para o futuro. Esta é também uma ferramenta útil para rastrear os custos associados a cada trabalho. Ao criar ordens de trabalho para cada solicitação de serviço e manter o controle dos materiais utilizados e das horas trabalhadas, você pode acompanhar mais facilmente suas despesas na execução real e ter certeza de que está cobrando o suficiente por seus serviços. A longo prazo, você saberá se o negócio está obtendo lucro em cada trabalho e se o cliente está recebendo o que espera pelo seu dinheiro. Procure por empregos no Jooble..

Como as ordens de trabalho são exibidas no Orderry

6 Dicas para manter o controle de suas ordens de trabalho

Dica 1. Utilizar uma solução de software especificamente projetada para o rastreamento eletrônico do trabalho que foi concluído. Isto pode ajudá-lo a acompanhar o progresso e garantir que nada caia pelas rachaduras. Certifique-se de ter um sistema para atribuir ordens de trabalho a funcionários específicos, assim como instruções detalhadas sobre o processamento de ordens de trabalho para que todos estejam cientes de suas responsabilidades e o trabalho esteja sendo concluído em tempo hábil.

Dica 2. Criar modelos para documentos comuns que você precisa gerar ao processar ordens de trabalho. Por exemplo, com intuitivo o editor de modelos em Orderry, você pode editar campos personalizados e habilitar o preenchimento automático em todos os documentos padrão como cotações e faturas. Desta forma, os dados variáveis armazenados em sua conta já estarão lá quando você gerar um documento a partir de ordens de trabalho ou vendas. Seus funcionários não terão mais que inserir manualmente as informações do cliente, produto ou ordem de trabalho.

Captura de tela do Editor de Modelos de Documentos em Orderry

Dica 3. Monitore o progresso do trabalho, não apenas o resultado - para evitar prazos perdidos e clientes zangados, você deve acompanhar todo o processo de fluxo de trabalho, desde os pedidos até a conclusão. Desta forma, você será capaz de detectar problemas antecipadamente e resolvê-los antes do prazo principal da ordem de trabalho.

Por exemplo, no software de gerenciamento de ordens de trabalho Orderry, você pode controlar não apenas os prazos, mas também cada etapa do processamento das ordens de trabalho usando os status. Basta configurar as regras para passar de um status para outro para construir diferentes fluxos de trabalho para diferentes tipos de ordem de trabalho. Além disso, é possível configurar os limites de tempo de status para cada status, para que você veja onde o processo fica atrasado.

Visão geral das Ordens de Trabalho em Orderry

Dica 4. .Acontece que, após uma ordem de trabalho ter sido colocada, algumas mudanças nas exigências ou pedidos adicionais dos clientes podem ocorrer. Manter seus funcionários atualizados é essencial para manter um ambiente de trabalho produtivo e organizado. Em Orderry, por exemplo, você pode configurar notificações automáticas aos funcionários via SMS ou e-mail quando há mudanças em suas ordens de trabalho ou quando lhes é atribuída uma nova tarefa.

Dica 5. Faça com que seus clientes sintam que estão tendo controle sobre a situação, deixando-os acompanhar o status de suas ordens de trabalho durante todo o processo. Isto irá acalmar e dar confiança de que sua ordem de trabalho está realmente sendo trabalhada. Em Orderry, os clientes podem rastrear suas ordens de trabalho com notificações automáticas de mudanças de status.

Criação de alertas automáticos em Orderry

Dica 6. Acompanhe seus clientes para garantir que eles estejam satisfeitos com o trabalho que foi feito para que tenham mais probabilidade de usar seus serviços no futuro. Você também pode pedir-lhes que revisem seus serviços em um site como Yelp ou Google. Isto pode ajudar outros clientes em potencial a aprender sobre seu negócio e decidir se eles querem usar seus serviços.

Em Orderry, é fácil enviar um pedido de revisão ao seu cliente após a conclusão de uma ordem de trabalho. Basta criar um modelo com uma mensagem e uma variável com um link para o cliente para o formulário de revisão. O programa usará este modelo para enviar pedidos automáticos via e-mail ou SMS após o fechamento da ordem de trabalho.

Pensamentos Finais

O processo de gerenciamento de ordens de trabalho é uma parte essencial da administração de uma pequena empresa de serviços de sucesso. Ele pode ajudá-lo a acompanhar o que o trabalho precisa ser feito, quando precisa ser feito e quem é o responsável por fazê-lo. A maneira mais eficaz de gerenciar as ordens de trabalho é usar um software de gerenciamento de qualidade onde você pode acessar informações detalhadas sobre cada ordem de trabalho em segundos, tais como as tarefas específicas que foram concluídas, a quantidade de tempo necessária para concluir o trabalho e o custo dos materiais utilizados. Você também pode acompanhar o progresso de cada ordem de trabalho, atribuir tarefas a diferentes funcionários e acompanhar com seus clientes após a conclusão de uma ordem de trabalho.

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