Guía Paso a Paso para Establecer un Negocio de Limpieza de Fosas Sépticas
20 Abril 2023
Cuando tienes varias vaciadas programadas para el día, tu técnico necesita ver la programación actual en todo momento. Los planes cambian: un cliente puede pedirte que vayas más tarde, puede llegar una llamada de emergencia o un trabajo puede llevar más tiempo del esperado. Orderry es un software de gestión de servicios de fosas sépticas que te permite actualizar una visita una sola vez, y tu empleado ve inmediatamente la nueva hora y la orden de trabajo actualizada. Lo mismo se aplica a los clientes habituales. Cuando alguien vuelve a llamar, no tienes que rebuscar entre el papeleo de la última vaciado. El historial completo del servicio ya está almacenado en su perfil de cliente. Puedes empezar a utilizar el software para empresas de fosas sépticas importando tus clientes y órdenes de trabajo actuales, y la configuración básica no requiere de un especialista en informática. Sobre el terreno, tu equipo puede abrir el software para fosas sépticas en iOS o Android y ver la misma información actualizada que tú.
Programa con antelación los vaciados periódicos
Comprueba qué empleados están disponibles para atender la próxima llamada de servicio
Crea una factura cuando el trabajo esté terminado y envía al cliente un enlace de pago
Orderry nos ha ayudado a organizar nuestro trabajo, tanto dentro como fuera de la oficina. Nuestro crecimiento se ha notado en nuestras interacciones y en la satisfacción de los clientes.
Un vaciado de fosas sépticas puede prolongarse, o puede llegar una llamada de emergencia por un desbordamiento cuando tus equipos ya están fuera. El software de planificación de fosas sépticas te ofrece un único calendario de planificación de trabajos en el que puedes ver la carga de trabajo actual y decidir dónde encaja la nueva llamada.
Cuando se modifica la programación, los empleados necesitan disponer de la misma información actualizada sobre el terreno. El software de programación para técnicos de fosas sépticas envía los cambios en las reservas a la aplicación móvil Orderry, de modo que el conductor puede consultar el último trabajo antes de dirigirse a la siguiente parada. En el caso de los clientes habituales, el software de programación de servicios de fosas sépticas también ayuda a planificar visitas periódicas.
Mueve una reserva a otra hora o reasignala a otro empleado mediante la función de programación «arrastrar y soltar»
Comprueba la carga de trabajo de cada empleado antes de añadir otra visita de servicio
Establece vaciados periódicos para los clientes que necesitan el servicio con una periodicidad regular
Envía recordatorios automáticos antes de una visita programada
Asigna nuevos trabajos al empleado que tenga disponibilidad ese día
Permite a los clientes utilizar la reserva en línea para programar una visita de servicio cuando les convenga
Realiza un seguimiento del estado de las órdenes de trabajo a medida que tu empleado actualiza el trabajo desde el terreno
Prueba Orderry gratis
Importa tus clientes y trabajos actuales a Orderry y organiza la próxima jornada de servicio a tu manera. Comprueba si te conviene antes de comprometerte. No se requiere tarjeta de crédito.
Tras un vaciado, necesitas saber exactamente qué ha hecho tu equipo. El número de galones bombeados, el estado del depósito y cualquier sustitución de filtros o tapas pueden ser importantes durante la próxima visita de servicio o cuando el cliente vuelva a llamar. Orderry es un software de bombeo de fosas sépticas que permite a tu técnico registrar toda esta información en una orden de trabajo digital mientras aún se encuentra en el lugar. Puedes crear formularios independientes para bombeos, inspecciones o visitas de mantenimiento y elegir qué campos debe completar tu equipo en cada caso.
Las piezas tampoco deberían perderse en algún punto entre el camión y el almacén. Si un técnico utiliza un tubo de subida, una tapa, un filtro u otra pieza, la añade a la misma orden de trabajo. El software para servicios de fosas sépticas de Orderry vincula la orden de trabajo con la gestión de inventario, de modo que puedes ver desde qué ubicación de stock se suministró cada pieza y qué queda en stock. Y con el software de vaciado de fosas sépticas, el trabajo anterior ya está documentado cuando ese cliente llama para solicitar el siguiente vaciado.
Añade fotos del antes y el después mientras el técnico aún se encuentra en el lugar
Crea tipos de órdenes de trabajo distintos para vaciados, inspecciones y visitas de mantenimiento
Registra los galones bombeados, el estado del depósito, los resultados de la inspección, la próxima fecha de servicio u otros detalles en campos personalizados
Realiza listas de comprobación de inspección o mantenimiento y guarda los resultados en la misma orden de trabajo
Descuenta las tapas, los tubos de subida, los filtros y otras piezas del camión o del almacén de donde proceden
Comprueba qué queda en stock antes de la próxima visita de servicio
Cuando una empresa de servicios empieza a expandirse, la desorganización puede frenarla. Orderry lo reúne todo en un solo lugar y te permite crecer sin perder el control.
Un cliente puede volver dos o tres años después y preguntarte inmediatamente cuándo fue la última vez que le vaciaste el depósito. En ese momento, lo último que quieres es tener que rebuscar entre antiguas órdenes de trabajo o decir: «Lo comprobaremos y te llamaremos». Orderry es un software para sistemas sépticos que vincula cada depósito o propiedad con el cliente correspondiente. Tu empleado puede abrir la base de datos de clientes y, sin colgar el teléfono, ver cuándo tuvo lugar la última visita de mantenimiento, qué se hizo y a qué propiedad correspondía.
Igualmente importante es que no quieres que ese cliente desaparezca durante otros cuantos años simplemente porque nadie recordaba la fecha del próximo servicio. En Orderry, el software CRM para la programación de servicios de fosas sépticas te permite guardar la fecha del próximo servicio y configurar un recordatorio automático para el cliente. Este mismo software para fosas sépticas mantiene el historial de servicios vinculado a ese cliente. Y si el cliente te envía un mensaje más tarde, el CRM con chat muestra su perfil junto con las órdenes de trabajo anteriores y los documentos relacionados. Tu empleado ya sabe con quién está hablando y qué se hizo anteriormente, por lo que no tiene que dedicar los primeros minutos a volver a hacer las mismas preguntas.
Crea un registro independiente en el sistema para cada fosa o propiedad dentro del mismo perfil de cliente
Anota el tamaño de la fosa, el tipo de sistema y otros detalles que tu equipo necesite
Deja notas sobre la ubicación de la tapa y el acceso para que el siguiente técnico sepa qué le espera
Busca el registro del sistema correcto por el nombre o el número de teléfono del cliente
Almacena una dirección independiente para cada propiedad si un cliente tiene varias ubicaciones
Crea la siguiente orden de trabajo a partir del mismo registro del sistema con los datos del cliente ya rellenados
Vea Orderry en acción
Descubre cómo organizar los registros de clientes y del sistema, planificar futuras visitas y facilitar la búsqueda de cada trabajo.
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Para la reparación, sustitución o instalación de fosas sépticas, a menudo se necesita una autorización antes de que tu equipo pueda empezar a trabajar. El software de presupuestos para empresas de fosas sépticas te permite preparar y enviar presupuestos, obtener la autorización del cliente y convertir el presupuesto aceptado en una orden de trabajo.
Una vez finalizado el trabajo, esa misma información se puede transferir a las facturas digitales, en lugar de tener que volver a introducirla más tarde. Puedes enviar la factura desde Orderry y utilizar los pagos integrados para aceptar el pago mediante enlace, tarjeta o método sin contacto.
Añade productos y servicios de tu catálogo al elaborar un presupuesto
Envía el presupuesto en línea para que el cliente lo apruebe y lo firme electrónicamente
Establece una fecha de vencimiento de la factura si esperas recibir el pago más adelante
Combina varios trabajos finalizados en una sola factura cuando el mismo cliente los pague juntos
Realiza un seguimiento del estado de las facturas para que tu oficina pueda ver cuáles siguen pendientes de pago
Elige servicios y productos guardados de tu lista de precios al elaborar un presupuesto
Sincroniza las facturas y los pagos con QuickBooks Online a través de las integraciones de Orderry
Orderry ha sido una herramienta clave para nuestro crecimiento. Nos ha ayudado a organizar nuestros procesos, a trabajar de forma más profesional y a ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes.
Cuando un técnico ya está realizando una ruta, cada llamada sobre el código de la verja, la ubicación de la tapa o el trabajo necesario os aleja a ambos de la tarea. Si eso ocurre varias veces al día, las preguntas rutinarias empiezan a acaparar vuestra jornada laboral. Orderry es un software empresarial para contratistas de fosas sépticas que permite a los técnicos abrir la orden de trabajo en sus teléfonos antes de llegar y ver la dirección, las notas y todos los detalles del trabajo.
Lo que ocurre una vez que llegan es igual de importante. El software para equipos de empresas de fosas sépticas permite a los técnicos añadir fotos, los materiales utilizados, la firma del cliente y otros detalles del trabajo directamente en el lugar de la intervención. Puedes ver esas actualizaciones desde cualquier lugar.
Abre la dirección del cliente en el mapa antes de salir
Recibe notificaciones push cuando cambie una orden de trabajo o una tarea asignada
Ficha la entrada y la salida desde tu teléfono con el control de horarios de los empleados
Comprueba si la pieza o el material que necesitas está en stock
Consigue la firma del cliente tan pronto como se complete el trabajo
Actualiza los trabajos asignados in situ a través de la aplicación de órdenes de trabajo
Una empresa con un solo camión y otra con varios equipos se enfrentan a retos diferentes a lo largo del día. El software para empresas de fosas sépticas de Orderry es sencillo cuando trabajas solo y, al mismo tiempo, da soporte a operaciones más grandes cuando hay más empleados y camiones.
Gestiona tu negocio con un solo camión desde cualquier lugar al que te lleve la jornada
Cuando atiendes tú mismo las llamadas y pasas la mayor parte del día realizando trabajos de servicio, apenas tienes tiempo para sentarte ante un escritorio. El software para servicios de fosas sépticas te permite consultar el trabajo en curso y actualizar los trabajos a medida que avanza el día. También puedes conectar las herramientas compatibles a través de las integraciones de Orderry, en lugar de crear un proceso independiente para cada aplicación que utilices.
Ofrece a tu equipo de oficina y de campo la misma visión de la jornada
En cuanto tienes varios empleados, las pequeñas lagunas de comunicación empiezan a costar tiempo. Tu oficina puede ver los trabajos en curso mientras tus empleados actualizan su trabajo desde el terreno. También pueden fichar la entrada y la salida en Orderry, de modo que las horas que revisas proceden del mismo sistema en el que se registra el trabajo.
Mantén el control de una operación más amplia a medida que salen más camiones
Con varios equipos trabajando a la vez, necesitas una forma rápida de ver qué trabajos avanzan y cuáles aún requieren atención. El software para servicios de fosas sépticas integra esa información en el panel de control de pedidos, mientras que el software de generación de informes te ayuda a analizar los resultados que hay detrás. Un sistema de gestión de órdenes de trabajo también te ofrece un único lugar desde el que realizar el seguimiento de los trabajos a medida que aumenta tu volumen diario.
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El trabajo de fosas sépticas tiene mucho en común con otros sectores de servicios: los trabajos se realizan en las propiedades de los clientes, los equipos pasan el día sobre el terreno y muchos clientes vuelven para solicitar el mismo servicio. Orderry da soporte a empresas que se basan en este mismo tipo de trabajo.
Preguntas frecuentes sobre el software para empresas de fosas sépticas
Una empresa de fosas sépticas necesita un software capaz de gestionar un trabajo desde la primera llamada hasta el pago. Es necesario programar la visita, asignar al técnico adecuado, mantener un historial conjunto del cliente y de la fosa, preparar un presupuesto, registrar lo que se ha realizado y enviar la factura posteriormente. Orderry es un software para empresas de fosas sépticas que reúne todos estos pasos en un único sistema, en lugar de obligarte a trasladar la misma información entre diferentes herramientas.
Empieza por la planificación. Cuando llega una nueva llamada, el software para servicios de fosas sépticas de Orderry te permite comprobar la carga de trabajo de los empleados y su disponibilidad antes de asignar el trabajo. A continuación, el técnico abre la misma orden de trabajo en su teléfono, registra los servicios y los materiales utilizados, y actualiza el trabajo mientras aún se encuentra en el lugar. Tu oficina ve esas actualizaciones sin tener que esperar a que llegue el papeleo al final del día. Una vez finalizado el trabajo, puedes crear la factura a partir del trabajo ya registrado, en lugar de tener que introducir de nuevo los datos del cliente, los servicios y los productos. El planificador de Orderry está diseñado para ayudarte a encontrar empleados disponibles y gestionar la carga de trabajo desde un mismo lugar.
Sí, sobre todo cuando el crecimiento implica más trabajos, más clientes habituales y más papeleo que gestionar. El software para empresas de vaciado de fosas sépticas te ayuda a ver la carga de trabajo real de tu equipo antes de añadir otra visita de servicio, para que puedas aprovechar mejor el tiempo del que ya dispones. También puedes anotar la próxima fecha de servicio en el registro del cliente y enviar una notificación automática cuando se acerque esa fecha, lo que facilita el control de los vaciados recurrentes. Y una vez finalizado el trabajo, la facturación puede iniciarse directamente desde el trabajo completado, en lugar de convertirse en otra tarea pendiente para más adelante. A medida que tu agenda se va llenando, el software de gestión de empresas de fosas sépticas reduce la cantidad de seguimiento que tienes que gestionar personalmente para cada trabajo.
También funciona para un negocio con un solo camión. Si tú mismo atiendes las llamadas, programas el trabajo y gestionas los encargos, el software para fosas sépticas te ofrece un único lugar donde gestionar clientes, órdenes de trabajo, inventario, presupuestos, facturas y finanzas, en lugar de obligarte a crear un sistema a partir de herramientas independientes. Orderry cuenta con un plan «Hobby» dirigido a operadores individuales y pequeñas empresas de servicios, y puedes pasar a planes superiores a medida que añadas empleados y sedes. Eso significa que puedes empezar con la configuración que se adapte a tu negocio actual, en lugar de pagar por un sistema diseñado exclusivamente para un equipo numeroso.
Sí. Orderry cuenta con una integración bidireccional con QuickBooks Online, por lo que los datos de facturas y pagos se pueden sincronizar en ambos sentidos. Se transfieren los detalles de las facturas, como el cliente o el pagador, los productos y servicios, las fechas, los impuestos y los importes, mientras que los pagos registrados en cualquiera de los dos sistemas pueden actualizar el otro. Orderry también cuenta con una integración bidireccional con Xero para facturas y pagos. Si utilizas otra herramienta, el software de facturación de fosas sépticas de Orderry puede conectarse a servicios externos a través de Zapier o de la API cuando las integraciones nativas no se adapten a tu configuración.
