O Custo Real da Papelada nas Oficinas de Reparação: Porque é Que Está na Altura de Se Tornar Digital

Descubra soluções digitais sem papel para a sua oficina de reparação.

Índice

1. Porque é Que Muitas Empresas de Serviços Ainda Usam Papelada?
2. Os Custos Ocultos da Papelada Manual
3. A Experiência do Cliente é Prejudicada
4. Como as Ferramentas Digitais Ajudam a Reduzir os Custos e a Aumentar a Eficiência
5. Principais Áreas de Negócio Onde o Digital Ganha
6. Ultrapassar os Obstáculos à Digitalização
7. Ganhos Reais para a Empresa com a Eliminação de Papel
Digitalize a Sua Papelada para Melhorar as Operações Comerciais

1. Porque é Que Muitas Empresas de Serviços Ainda Usam Papelada?

Apesar de a gestão de serviços sem papel estar disponível há mais de uma década, muitas empresas dependem da tradicional papelada para gerir as operações. Horários escritos à mão, facturas e recibos impressos e notas adesivas para lembretes são comuns nas pequenas empresas.

Há várias razões para utilizar o papel.

1. A força do hábito. Pegar num bloco de notas para escrever um número de telefone ou num bloco de faturação de confiança para pedir um pagamento é natural quando se tem feito isso durante a maior parte da vida. A transição dos processos manuais para a papelada digital requer um desejo ativo de documentar, pensar, raciocinar e acompanhar a sua atividade no computador.
2. Confiança no papel. O papel tem sido um meio fiável para apresentar contratos e recolher assinaturas desde que a impressão comercial se expandiu no século XV. Não é surpreendente que os empregados da sua oficina ou fornecedores procurem uma cópia impressa de todos os documentos para leitura e assinatura.
3. A preferência pessoal. Escrever é agradável e cria um ciclo de feedback fiável que torna o trabalho mais envolvente e produtivo. Também permite que as ideias fluam livremente. Muitas pessoas confessam que levam papel para as reuniões para rabiscarem enquanto ouvem.
4. A preservação dos sistemas antigos. A digitalização de ficheiros antigos requer o armazenamento de todos os registos no formato antigo e a realização de formação para os novos sistemas. Estabelecer e manter um arquivo digital enquanto se aprende novas formas de trabalho torna a transição para o sistema sem papel trabalhosa e dispendiosa. O resultado é um adiamento consistente do ajustamento, o que perpetua a dependência da papelada.
5. Medo da mudança. A razão para não digitalizar a papelada da oficina de reparação é o facto de as grandes mudanças empresariais serem assustadoras. Com tantas opções para apoiar o seu negócio sem papel, pode ser assustador escolher o sistema errado. Se não é um nativo digital, andar com um smartphone ou tablet quando gere o seu negócio fora da loja não é familiar.

2. Os Custos Ocultos da Papelada Manual

O custo da dependência da papelada é elevado para as empresas de oficinas de reparação. Eis alguns dos impactos dos sistemas de papelada manual.

Desperdício de tempo: A impressão de papelada, como contratos de técnicos, facturas e documentos de integração, demora tempo. Após a impressão, também é necessário distribuir manualmente cópias para leitura e assinatura. Por vezes, se o modelo de documento que existe em formato papel se perder, tem de criar novas cópias. Não há garantias de que o design e a cópia mantenham a consistência quando o documento é recriado, o que dificulta o controlo das suas operações. Além disso, é necessário mais esforço e tempo para verificar todas as pessoas que têm acesso a documentos críticos para evitar roubos e fugas de informação.

Maior risco de erro humano e perda de dados: Podem ocorrer erros humanos ao longo do seu fluxo de trabalho. Por exemplo, se introduzir dados incorrectos durante o processo de orçamentação, isso pode ter vários efeitos. Poderá reparar o componente errado, enviar técnicos para o endereço errado, enviar artigos de reparação para o endereço errado e perder artigos de clientes. A perda de dados comerciais significa que não é possível registar o verdadeiro custo das operações. Quando se perde um recibo, não é possível seguir o pagamento de um cliente ou um pedido de pagamento de um fornecedor. Com o tempo, torna-se mais difícil orçamentar e dimensionar a sua empresa.

Custos elevados de impressão e armazenamento: A papelada da oficina de reparação inclui custos adicionais como tinta, canetas, livros e ficheiros. Se a impressora avariar, tem de agendar uma reparação e arrisca-se a perder os seus planos. Além disso, o papel requer mais espaço físico para armazenamento. Tem de gastar mais em prateleiras e armários para guardar os documentos em segurança. Mesmo que proteja os seus documentos contra roubo, não há garantias de que a água, o fogo ou as pragas não os apanhem.

Baixa retenção de clientes e funcionários: À medida que perde lentamente o controlo da sua papelada, é provável que falte a mais marcações, causando a frustração dos clientes, más críticas e atrasos na faturação, o que afecta o seu fluxo de caixa. Sem os saldos bancários corretos, não pode pagar aos seus técnicos, o que provavelmente levará a demissões e a uma má avaliação no mercado de trabalho. Uma má gestão do inventário também o expõe a roubos, uma vez que há oportunidades para falsificar os números verdadeiros. Em última análise, a má gestão da papelada da sua oficina de reparação pode levar à perda do seu negócio.

3. A Experiência do Cliente é Prejudicada

Os clientes esperam um processo simples, coerente e fiável. As instruções também devem ser claras e fáceis de seguir. Mais importante ainda, não deve parecer que estão a fazer-lhe um favor e a pagar-lhe por um serviço.

Pode aumentar facilmente a satisfação do cliente fornecendo cópias de todos os documentos essenciais, incluindo orçamentos, contratos, lembretes de marcações, respostas rápidas a questões e acompanhamento de todos os itens na oficina.

Os clientes também esperam que comunique através dos mesmos canais, em vez de os encaminhar para novos sistemas sempre que fazem um acompanhamento. Dar aos seus clientes o controlo sobre as suas informações durante o processo de reparação ajuda-os a planear em conformidade e reduz a sua carga mental.

Envie faturas profissionais diretamente do seu software de gerenciamento de clientes

Quando ocorre um erro na documentação, este tem várias implicações para a sua empresa de reparação.

Prestação de serviços ineficaz: O excesso de papelada pode confundir os técnicos, levando a tempos de resposta mais lentos e a marcações tardias. Como o técnico se esforça para lidar com o trabalho administrativo, perde tempo crítico que é mais bem empregue no diagnóstico do problema. Além disso, se o processo de comunicação não for simplificado, os técnicos também perdem mais tempo à espera da sua aprovação para peças sobresselentes.

Mau atendimento ao cliente: A papelada mal colocada e os canais de comunicação burocráticos afectam a comunicação entre si e os seus clientes. A papelada confusa e as instruções inconsistentes ou insuficientes frustram os clientes, porque estes gastam mais tempo e esforço a acompanhar a situação. Uma vez que há atrasos na comunicação das necessidades dos clientes, a maioria dos clientes pode procurar outros técnicos.

Avaliações insatisfatórias: Os erros e as imprecisões no tratamento de informações complexas e de artigos especiais causam mal-entendidos e faltas a compromissos que aumentam as queixas dos clientes. Os clientes deixam críticas negativas e dissuadem os seus círculos de se envolverem no seu negócio.

Fugas de dados: O facto de incluir documentação crítica expõe os dados dos clientes a roubo e utilização indevida. Graças aos regulamentos de proteção de dados, os clientes têm o direito de intentar uma ação judicial contra a sua negligência.

4. Como as Ferramentas Digitais Ajudam a Reduzir os Custos e a Aumentar a Eficiência

A transformação digital das oficinas de reparação aumenta a eficiência. As vantagens de deixar de utilizar papel com o software de gestão de oficinas de reparação incluem:

• Fluxos de trabalho mais rápidos: Registe todos os passos dos seus processos de reparação para ter uma melhor noção de todas as competências, equipamento e peças de reparação necessárias. Depois de mapear o seu fluxo de trabalho, pode identificar pontos de atraso, redundância e erros a corrigir. Com uma melhor automatização do fluxo de trabalho, pode facilmente atribuir tarefas, redefinir objectivos e voltar a formar os funcionários para otimizar o desempenho.
• Maior precisão: A introdução automatizada de dados capta com precisão o texto de documentos impressos, reduzindo as oportunidades de erros humanos. Os modelos de documentos mantêm a consistência na captura de informações e facilitam o rastreio. Também pode definir requisitos de validação rigorosos para os documentos digitais, tais como campos de preenchimento obrigatório para garantir a recolha completa de dados. Por último, a eficiência das oficinas de reparação melhora consideravelmente com a automatização de tarefas como a aritmética para reduzir os erros de dados e analisar com precisão o desempenho atividade da sua.
• Comunicação mais fluida: A comunicação precisa, previsível e atempada requer um CRM unificado para empresas de serviços. Alojar todas as suas mensagens de várias plataformas de redes sociais, e-mails e textos num centro partilhado ajuda-o a seguir todas as informações de um único cliente por ordem cronológica. Também pode passar facilmente as mensagens a uma nova parte, uma vez que existe contexto. A automatização das notificações push facilita a tarefa de lembrar os clientes das marcações sem os contactar individualmente ou recorrer a chamadas telefónicas apressadas quando as mensagens são suficientes. Além disso, pode pedir aos seus clientes que seleccionem o seu modelo de comunicação preferido entre as opções disponíveis para aliviar a sua carga mental.

Notificações e lembretes automáticos para clientes no Orderry

Nossa solução inicial funcionou bem para o que precisávamos fazer: manter tudo fora do papel e em um computador. Entretanto, você precisa ter um bom conhecimento de programação para configurá-la do seu jeito. Sou proprietário de empresa, não programador, então comecei a procurar por uma solução SaaS.

Chris Eudy

Proprietário

Third Coast Guitar Service

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5. Principais Áreas de Negócio Onde o Digital Ganha

O debate entre o fluxo de trabalho em papel e o fluxo de trabalho digital pode prolongar-se para sempre. No entanto, em determinadas áreas de negócio, as vantagens de passar a não utilizar papel superam largamente as de manter os sistemas tradicionais dependentes de papel. As ferramentas digitais reduzem a burocracia e impulsionam o negócio nas seguintes áreas.

Faturação. As ferramentas de automatização de facturas, como o software de faturação Orderry, oferecem as melhores soluções sem papel para as oficinas de reparação. Pode personalizar as suas facturas, enviá-las aos fornecedores para assinatura digital, acompanhar as facturas dos clientes e efetuar pagamentos às contas corretas. A faturação sem papel ajuda-o a pagar e a solicitar pagamentos a tempo, definindo lembretes automáticos.

A faturação digital também lhe permite acompanhar o seu fluxo de caixa ao longo do dia sem ter de se reunir frequentemente com os seus contabilistas. Com acesso aos dados da sua empresa, pode identificar possíveis fugas por roubo, erros de faturação e pedidos esquecidos para melhorar as finanças da sua empresa.

Rastreamento e filtragem de faturas por pessoa jurídica no Orderry

Programação: O software de programação de tarefas ajuda-o a equilibrar as suas necessidades e recursos. Pode distribuir o seu tempo e os técnicos de forma adequada utilizando as funcionalidades de arrastar e largar. Quando um cliente telefona com um novo pedido, pode marcá-lo para uma reunião com base na disponibilidade do técnico, em vez de remarcar várias vezes. Os seus empregados também podem descarregar a versão móvel do software de planificação de tarefas para aceder aos horários e confirmar a sua disponibilidade.

Gestão do inventário: O software de gestão de inventário ajuda-o a recuperar o controlo dos seus níveis de stock, peças de reparação, estado do equipamento e vendas. Pode definir notificações personalizadas para as peças sobresselentes, de modo a efetuar encomendas atempadas, e requisitos de aprovação mais rigorosos e o acompanhamento do equipamento para minimizar as perdas. Se tiver várias oficinas de reparação, a gestão de inventário digital ajuda-o a ajustar as rotas de distribuição de acordo com as vendas geográficas para poupar tempo e custos de entrega. A gestão de inventário baseada na Web também sincroniza o seu inventário com o seu sistema de faturação para obter dados exactos.

Comunicação com o cliente: Gerir várias aplicações de comunicação e centenas de notificações por dia é rapidamente enlouquecedor. Um único centro de comunicação ajuda-o a organizar todas as mensagens e chamadas entre si e os clientes para um melhor processo de acompanhamento e análise de sentimentos. A integração do Twilio unifica as vendas e as interações com os clientes. Pode ver imediatamente todas as informações de contacto e o histórico de mensagens de um cliente quando o envolve numa conversa de vendas. A Twilio também o ajuda a automatizar e a criar modelos para o envio de pedidos de orçamento, lembretes, marcações e pedidos de feedback por SMS ou e-mail. Com a integração do BulkSMS, pode garantir notificações atempadas aos clientes, gestão fácil de mensagens, gestão de campanhas e recolha de feedback sem sair do Orderry.

O Orderry nos ajudou a organizar nosso trabalho, tanto dentro quanto fora do escritório. Nosso crescimento foi notavelmente observado na interação e na satisfação do cliente.

Leonardo Miranda

Gerente de Suporte Técnico

Blue Linq S. A.

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6. Ultrapassar os Obstáculos à Digitalização

A transformação digital das oficinas de reparação começa com a resolução de problemas psicológicos, tecnológicos e relacionados com os recursos. Para o ajudar a si e à sua equipa a deixarem de usar papel:

• Adquira novos conhecimentos técnicos para o ajudar a adotar um novo software. Além disso, familiarize-se com as noções básicas do software e veja como este se adapta às suas necessidades.
• Fale com a sua equipa e dê-lhes formação sobre o software antes de os migrar para um novo sistema. Espere que surjam obstáculos pelo caminho e incentive-os a falar. Prepare os seus trabalhadores para mudanças na estrutura para acomodar os novos sistemas digitais.
• Escolha um fornecedor de software fiável, recorrendo ao apoio ao cliente durante e após a integração. Avalie a qualidade do apoio e a capacidade de resposta antes de efetuar uma transição permanente.

O software moderno de gestão de oficinas de reparação ajuda-o a dar saltos tecnológicos das seguintes formas.

• A integração intuitiva acompanha-o através do produto como um principiante para o ajudar a adaptá-lo às suas necessidades diárias. Pode incluir texto, notas de voz, ilustrações, animações e clips de vídeo, além de orientações estruturadas na secção de ajuda para ajudar na transição.
• Design intuitivo. Um software bem concebido oferece um menu com hierarquias visuais para o ajudar a concentrar a sua atenção e a navegar pelas secções. Os layouts consistentes e os padrões de design familiares também ajudam a compreender mais rapidamente a navegação no software.
• Modelos de subscrição flexíveis: Não tem de pagar contratos de longo prazo quando pode pagar subscrições mensais. Pague pelo que precisa e comprometa-se com subscrições mais longas quando se sentir confiante no software.

7. Ganhos Reais para a Empresa com a Eliminação de Papel

Poupança de custos: A utilização de documentos electrónicos reduz os custos de impressão. Pode poupar dinheiro em documentos de integração, contratos, facturas e PDFs de procedimentos. Ao criar arquivos digitais para os seus ficheiros, também poupa nos custos de armazenamento físico e desvia esses fundos para o armazenamento informático. À medida que digitaliza o processo de fluxo de trabalho, também minimiza a perda de equipamento e de inventário e as marcações falhadas, o que aumenta as suas poupanças globais.

Maior rapidez na execução dos trabalhos: A comunicação digital unificada e o agendamento de tarefas ajudam-no a marcar compromissos com confiança. Pode confirmar a disponibilidade do técnico, verificando se está de serviço, doente ou de licença. As notificações push automáticas ajudam os seus clientes a prepararem-se adequadamente para a marcação, de modo a poupar tempo e a servir o maior número possível de clientes de forma satisfatória. Com o acompanhamento do inventário em tempo real, também pode encomendar atempadamente peças sobresselentes de qualidade.

Melhoria da produtividade da equipa: Os melhores sistemas de comunicação ajudam os técnicos a comunicar as reparações de forma mais eficaz. Com menos papelada, os seus trabalhadores podem concentrar-se melhor no diagnóstico e na resolução de problemas, o que acaba por melhorar o desempenho individual e da equipa. Também pode criar grupos de conversação digitais para diferentes equipas técnicas para as ajudar a organizar tarefas partilhadas.

Clientes mais satisfeitos: É mais fácil e mais rápido responder às questões dos clientes quando toda a comunicação é feita através de um único centro integrado. Respostas mais rápidas e mais precisas melhoram a experiência do cliente e facilitam a correção de experiências negativas. Graças à orçamentação e faturação digitais, também pode faturar e cobrar aos clientes mais rapidamente e com maior precisão, para uma experiência de pagamento mais fácil.

Segurança dos dados: Os documentos electrónicos, tais como orçamentos, facturas e endereços de clientes, são facilmente expostos quando se utiliza papel. No entanto, com documentos electrónicos, pode facilmente definir palavras-passe para limitar o acesso, fazer cópias de segurança para recuperação e manter a comunicação estritamente entre si e um cliente.

Acessibilidade melhorada: Os documentos digitais estão acessíveis onde quer que esteja, desde que tenha uma ligação à Internet e um dispositivo inteligente. São também fáceis de distribuir e podem ser partilhadas actualizações instantaneamente para evitar confusões. Também é possível acompanhar as revisões de ficheiros partilhados e identificar as edições até ao nível individual.

Faturamento móvel no aplicativo móvel Orderry

Digitalize a Sua Papelada para Melhorar as Operações Comerciais

O papel é familiar e pode parecer inofensivo, mas depender de sistemas baseados em papel custa-lhe mais do que pensa. A mudança para soluções sem papel, como o software de gestão de oficinas de reparação Orderry, ajuda-o a desenvolver um sistema de fluxo de trabalho fiável que faz crescer o seu negócio. Uma vez totalmente integrado, pode concentrar-se em simplificar a gestão do inventário, a faturação, o agendamento de trabalhos e a comunicação com os clientes sob um único guarda-chuva para ter uma visão geral dos seus processos. Contacte a Orderry hoje mesmo e comece a sua viagem sem papel.