Estratégia de Implementação de CRM

Lista de verificação passo a passo da implementação de um CRM

Índice

Introdução ao CRM
Entendendo o Processo de Implementação do CRM
7 Etapas Essenciais para uma Implementação de CRM Bem-Sucedida
O Valor do Suporte Especializado na Implementação do CRM
Considerações Finais

Administrar uma pequena empresa tem tudo a ver com relacionamentos, mas manter-se organizado enquanto faz malabarismos com vendas, consultas de clientes e esforços de marketing pode ser um desafio. No entanto, hoje em dia, diferentes sistemas ajudam a gerenciar os processos de negócios com mais eficiência e a alcançar o resultado desejado em um tempo mais curto e com menos esforço. Entre esses produtos, podemos mencionar o sistema de ordens de serviço, o sistema de análise de negócios e o CRM. Neste artigo, vamos nos concentrar no CRM ou gerenciamento do relacionamento com o cliente. Descobriremos o que é CRM, quais vantagens sua empresa terá ao usá-lo e como implementar um sistema de CRM em sua empresa para que ele traga o máximo de benefícios.

Introdução ao CRM

Primeiro, vamos entender o que é CRM e por que você precisa dele para sua empresa. Você já perdeu um cliente simplesmente por esquecer de fazer o acompanhamento? Ou se sentiu sobrecarregado por planilhas e anotações dispersas? O Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente ajuda a evitar esses problemas. Ele centraliza todas as informações dos clientes e automatiza os processos, garantindo que você fique por dentro de cada interação e nunca perca uma oportunidade de vendas.

Com o Orderry CRM, você tem tudo o que precisa para gerenciar o relacionamento e a comunicação com os clientes em um único sistema. Armazene detalhes de contato, acompanhe o histórico de compras, registre consultas e mantenha todas as interações em um só lugar. Além disso, com o Orderry — sistema de comunicação com o cliente — você pode simplificar as mensagens em múltiplos canais, garantindo uma comunicação perfeita e eficiente com seus clientes. Automatize as tarefas de rotina, otimize os fluxos de trabalho e concentre-se no crescimento de seus negócios — tudo isso sem precisar lidar com múltiplos instrumentos.

Gerenciamento perfeito da comunicação com o cliente no Orderry

O sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente permite que você faça acompanhamentos oportunos, ofereça recomendações personalizadas e mantenha uma comunicação consistente, o que leva ao aumento da satisfação e ao crescimento a longo prazo. O melhor de tudo é que as soluções modernas de CRM são flexíveis, fáceis de implementar e requerem um investimento mínimo, o que as torna a opção ideal para proprietários de pequenas empresas que desejam expandir sem aumentar a complexidade. E o maior benefício é que, ao conquistar a lealdade de seus clientes, você atrairá novos clientes com mais facilidade e manterá os atuais por anos.

E, embora para muitos proprietários de pequenas empresas a ideia do processo de implementação do CRM possa parecer esmagadora, com sistemas complicados, longos períodos de configuração e altos custos, se examinarmos mais de perto, não é tão assustador. Nas próximas seções, descreveremos como é o processo de implementação do CRM e daremos instruções passo a passo sobre como tornar esse processo o mais simples e eficiente possível.

Entendendo o Processo de Implementação do CRM

Agora vamos entender o que é a implementação do sistema de CRM. É um processo que envolve a personalização e a integração de um sistema de CRM em suas operações comerciais. Para os proprietários de pequenas empresas, esse processo envolve a melhoria das interações com os clientes, a otimização das vendas e o aumento da eficiência geral. Um CRM bem implementado ajuda as empresas a gerenciar os relacionamentos com os clientes, rastrear as comunicações e automatizar tarefas repetitivas, economizando um tempo valioso.

Embora possa parecer complexo, as soluções modernas de CRM são criadas para facilitar a configuração, mesmo para equipes pequenas com conhecimento técnico limitado. A implementação bem-sucedida do CRM aumenta a produtividade, melhora a satisfação do cliente e ajuda a tomar decisões orientadas por dados com base em percepções em tempo real.

Para obter o máximo de seu CRM, é importante seguir as principais etapas de implementação. Isso inclui a configuração de ferramentas de automação, como um sistema de agendamento de tarefas, para simplificar as operações diárias e melhorar a eficiência da equipe. Na próxima seção, forneceremos as etapas essenciais para uma implementação fluida do CRM.

Agendador de empregos em Orderry

7 Etapas Essenciais para uma Implementação de CRM Bem-Sucedida

Uma implementação bem-sucedida de CRM vai além da simples seleção do sistema. Ela requer uma abordagem estruturada para integrá-lo de forma fluida aos seus processos de negócios. Sem um planejamento adequado, as empresas podem enfrentar desafios como baixas taxas de adoção ou fluxos de trabalho ineficientes.

Nesta seção, fornecemos uma lista de verificação de implementação de CRM que descreve as sete etapas essenciais para ajudá-lo a navegar pelo processo. Se estiver se perguntando como implementar o CRM de forma eficaz, essas etapas garantirão uma transição fluida, desde a definição dos objetivos comerciais até o treinamento dos funcionários e o monitoramento do desempenho.

Etapa 1: Definir os Objetivos Comerciais

Independentemente de escolher um sistema de gerenciamento de estoque ou um CRM para sua empresa, essa ferramenta deve impulsionar o crescimento dos negócios. Portanto, antes de escolher um CRM, analise de que forma ele deve ajudá-lo a melhorar o desempenho de sua empresa. Desta forma, você deve considerar cuidadosamente suas metas, necessidades e orçamento. Para isso, você pode se fazer as seguintes perguntas:

• Quais são os aprimoramentos que desejo obter nas vendas e na interação com o cliente?
• Quais métricas fornecidas pelo sistema de análise de negócios eu usarei para avaliar o desempenho e a eficiência dos negócios?
• Quais dos meus processos comerciais atuais se beneficiariam mais com a estratégia correta de implementação do CRM?
• De quais ferramentas avançadas preciso para aprimorar meus processos de negócios?

Depois de determinar as metas que deseja alcançar com o CRM, você deve calcular o orçamento que gastará para sua implementação. Somente agora você poderá escolher a plataforma certa de CRM para pequenas empresas. Você pode ler como fazer isso da maneira correta na próxima etapa.

Etapa 2: Escolher o Sistema de CRM Correto

Para maximizar os benefícios do CRM para sua empresa, você precisa ser responsável na escolha. O CRM perfeito deve se alinhar às necessidades de sua empresa, ser fácil de usar e se integrar de forma fluida às ferramentas existentes. Para os proprietários de pequenas empresas, o foco deve ser a simplicidade, a flexibilidade e a relação custo-benefício, em vez de recursos complexos de nível empresarial. A lista de aspectos importantes a serem considerados ao selecionar um CRM inclui:

• Usabilidade. Um CRM deve simplificar seus fluxos de trabalho, não torná-los mais complicados.
• Personalização. Cada empresa opera de forma diferente. Escolha um CRM que lhe permita personalizar pipelines, relatórios e automação para atender às suas necessidades específicas.
• Integração. O sistema de CRM deve se ajustar e funcionar perfeitamente com as ferramentas já usadas em sua empresa.
• Acessibilidade móvel. Se você já usa alguns dos aplicativos de celular do Orderry, como o aplicativo de celular para gerentes da empresa ou o aplicativo de ordens de serviço, sabe como é conveniente gerenciar os processos de negócios em qualquer lugar.

Processamento de trabalhos com o aplicativo Orderry

• Escalabilidade. Sua empresa crescerá. Consequentemente, um sistema de CRM deve ser capaz de lidar com o aumento dos dados dos clientes e com a expansão das operações de vendas.
• Custos e taxas ocultas. Muitos CRMs oferecem planos gratuitos ou de baixo custo, mas é importante considerar quaisquer taxas ocultas para usuários adicionais, integrações ou recursos avançados.

Listamos os principais pontos aos quais você deve prestar atenção. Entretanto, você também pode ter seus próprios critérios para escolher o CRM certo. Se quiser ser um dos exemplos bem-sucedidos de implementação de CRM, o importante é lembrar que a principal função de um CRM é facilitar a sua vida.

Etapa 3: Desenvolver um Plano de Integração

Um plano de implementação de CRM bem elaborado para a integração do seu CRM o ajudará a evitar problemas futuros de compatibilidade entre o CRM e outras ferramentas existentes. Ao criar esse plano, siga estas etapas:

• Identifique as integrações essenciais. Nesse ponto, sua tarefa é determinar quais ferramentas existentes precisam ser conectadas ao CRM.
• Verifique se há integrações incorporadas. Muitos CRMs já têm integrações internas com as ferramentas mais usadas, como Gmail, QuickBooks ou Shopify.
• Mapeie o fluxo de dados. Pense com antecedência sobre como as informações fluirão dentro do sistema. Por exemplo, como as informações sobre um novo lead serão adicionadas.
• Teste os problemas de compatibilidade.  Um pequeno teste antes da conexão completa com o CRM ajudará a detectar problemas desde o início, como entradas duplicadas ou fluxos de trabalho desalinhados.
• Garanta a segurança e a conformidade. A privacidade dos dados é fundamental. Certifique-se de que seu CRM siga os padrões do setor para criptografia e segurança, especialmente se estiver lidando com informações confidenciais do cliente, como detalhes de pagamento ou dados pessoais.

Um cronograma de implementação de CRM bem planejado garante uma comunicação perfeita entre o CRM e as ferramentas de negócios existentes, evitando ineficiências e perda de dados. Ao mapear cuidadosamente o fluxo de dados, testar a compatibilidade e priorizar a segurança, é possível criar um sistema fluido e confiável que ofereça suporte às suas operações comerciais.

Criação de fluxos de trabalho eficientes no Orderry

Etapa 4: Personalizar e Configurar o CRM

Depois de selecionar o CRM certo e integrá-lo à sua organização, a próxima etapa essencial é a personalização do CRM de acordo com as necessidades da sua empresa. Aqui estão os aspectos mais importantes nos quais você deve se concentrar como proprietário de uma pequena empresa:

• Principais estágios de vendas (por exemplo, lead, prospect, negociação, negócio fechado). Configurar isso corretamente o ajudará a acompanhar o progresso e automatizar as ações de acompanhamento.
• Campos e dados inseridos. Você pode definir exatamente quais dados serão coletados e armazenados em seu sistema. Dessa forma, você evita o acúmulo de informações desnecessárias e a confusão associada a elas.
• Automação de tarefas de rotina. Configure respostas automáticas para solicitações padrão, configure notificações para ações programadas e simplifique o gerenciamento de documentos com um sistema de modelos de documentos para economizar tempo em tarefas repetitivas.
• Direitos de acesso do usuário. Defina níveis de acesso para diferentes membros da equipe com base em suas tarefas e objetivos. 

A configuração de um CRM pode parecer uma tarefa simples à primeira vista. Mas a taxa de falha na implementação de um CRM ainda é bastante alta. Os proprietários de empresas geralmente cometem os mesmos erros, como sobrecarregar com funções desnecessárias, negligenciar as funções de automação ou não treinar suficientemente os funcionários sobre como usar as funções personalizadas.

Etapa 5: Implementar a Migração de Dados

Após a instalação e a configuração, a próxima etapa importante é migrar os dados para o novo sistema de CRM. Para as pequenas empresas, uma migração de dados bem planejada evitará perda, duplicação ou inconsistências de dados. Portanto, vamos dar uma olhada mais de perto em como implementar um CRM e o que você precisa fazer para uma migração de dados adequada:

• Audite e limpe seus dados existentes. Antes de transferir qualquer coisa, analise os registros atuais de clientes, os dados de vendas e as listas de contatos. Remova as duplicatas, as informações desatualizadas e as entradas incompletas para evitar a desorganização do novo sistema.
• Mapeie os campos de dados corretamente. Certifique-se de que os dados de seu sistema antigo correspondam aos campos correspondentes em seu novo CRM. Por exemplo, nomes de contatos, endereços de e-mail e histórico de vendas devem estar perfeitamente alinhados para evitar confusão.
• Escolha o método de migração correto. Dependendo do seu provedor de CRM, você pode usar a migração de dados automatizada ou manual, bem como a migração baseada em API.
• Teste a migração com dados de amostra. Antes de mover tudo, execute uma migração de teste com um pequeno conjunto de dados para verificar se há erros. Isso permite que você solucione possíveis problemas sem arriscar dados críticos.

Depois de concluir todas essas etapas, resta verificar se tudo está funcionando corretamente. Se a transferência de dados for bem-sucedida, você poderá passar para a próxima etapa de treinamento da equipe.

Etapa 6: Treinar os Funcionários

O CRM em si é uma ótima ferramenta, mas vale a pena lembrar que ele será usado por pessoas. Portanto, após todas as etapas da implementação do CRM em sua empresa, você deve prestar atenção ao treinamento dos funcionários.  

Primeiro, determine quais de seus funcionários devem ter acesso a quais funções do CRM. Em seguida, deixe os funcionários praticarem por conta própria. Os vídeos de treinamento são certamente úteis, mas você só pode realmente aprender como o sistema funciona quando o estiver usando. Você também pode usar os tutoriais oferecidos por muitos distribuidores de CRM ou criar seus próprios guias passo a passo ou pequenos tutoriais em vídeo para as funções usadas com frequência. Para simplificar o treinamento dos funcionários e concluí-lo o mais rápido possível, você pode usar um sistema de gerenciamento de funcionários. Se preferir economizar tempo, nossa equipe pode cuidar da configuração para você.

Etapa 7: Iniciar e Monitorar o Desempenho

Depois que o CRM tiver sido instalado e sua equipe tiver sido treinada para usá-lo, é hora de lançá-lo. Mas é importante, especialmente nos estágios iniciais de um novo CRM, certificar-se de que o sistema esteja funcionando de forma fluida e melhorá-lo, se necessário.

Para acompanhar o desempenho do CRM, você pode executá-lo com uma pequena equipe e ver quais problemas surgem. Você também pode acompanhar como seus funcionários estão usando o CRM. Quais são os erros que eles cometem? Eles se lembram de inserir os dados dos clientes regularmente? Além disso, não se esqueça de coletar feedback de seus funcionários e clientes. Quanto mais cedo você detectar um problema, mais cedo poderá corrigi-lo e menos ele afetará o desempenho da empresa.

Relatório de registro de atividades no Orderry

O Valor do Suporte Especializado na Implementação do CRM

A implementação de um sistema de CRM pode ser um ponto de virada para uma pequena empresa, melhorando a eficiência e simplificando os processos. No entanto, a configuração pode parecer complexa. Ao contrário dos integradores terceirizados, o CRM para pequenas empresas do Orderry foi projetado para facilitar a implementação por conta própria, oferecendo a você controle total sobre o processo. Se necessário, nossos gerentes de suporte estão disponíveis para ajudar na configuração como um serviço pago, mas, na maioria dos casos, você pode cuidar de tudo sozinho.

Nossa experiência como especialista em implementação de CRM ajuda você a economizar tempo e dinheiro, eliminando a necessidade de serviços de integração caros. Veja o que você pode esperar:

• Configuração guiada do CRM. Nossos gerentes de suporte podem orientá-lo no processo de configuração, garantindo que o sistema atenda às suas necessidades comerciais.
• Migração fluida de dados. Seja na transferência de planilhas ou de outro sistema, ajudamos a estruturar seus dados corretamente.
• Treinamento de funcionários. Quando você obtém uma versão de demonstração do Orderry CRM, nossos especialistas oferecem treinamento prático para garantir que sua equipe se adapte rapidamente.

Não há necessidade de gastar mais com serviços de integração de CRM de terceiros. Com o Orderry, você obtém um sistema fácil de usar e suporte especializado sempre que precisar, sem custos ou complicações desnecessários.

Considerações Finais

A implementação do CRM pode parecer um grande passo, mas é um dos investimentos mais valiosos que você pode fazer para sua empresa. Os sistemas modernos de CRM são projetados para serem flexíveis, fáceis de usar e escalonáveis, o que significa que você pode começar pequeno e expandir à medida que sua empresa cresce. Crie um bom modelo de plano de projeto de implementação de CRM, siga a estratégia certa e você não apenas economizará tempo e recursos, mas também criará uma experiência mais personalizada para seus clientes, o que levará a uma maior satisfação e lucratividade a longo prazo.