Implementação de CRM: Dicas e Melhores Práticas para Torná-lo um Processo Suave

Saiba como se preparar e preparar sua equipe para a implementação bem sucedida de uma solução de gerenciamento de relacionamento com o cliente em sua organização.

Tabela de Conteúdos

Etapas do Processo de Implementação do CRM
"Venda" um Novo Programa de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente para sua Equipe
O Software da Organização que Você Selecionou é um Bom Ajuste?
Por que os Funcionários Resistem à Transformação Digital
Pensamentos Finais

Etapas do Processos de Implementação do CRM

Os empresários e gerentes de projeto devem dividir todas as ações necessárias em fases para garantir o trabalho eficiente de toda a equipe de implementação.

Vejamos os passos essenciais:

Prepare seu Plano de Implementação

Não há requisitos rigorosos aqui, pois tudo depende de seus objetivos comerciais, dos recursos disponíveis e do software que você selecionou. No entanto, é recomendável reunir informações de usuários potenciais de CRM para listar suas necessidades, a fim de criar um plano realista.

Descrever os Fluxos e Processos de Trabalho Existentes

As soluções CRM são projetadas não apenas para o gerenciamento de dados, mas também para a conversão de chumbo, retenção de clientes e controle da conclusão de tarefas. E você deve ter processos internos para cada uma dessas atividades. Visualize-os em um algoritmo, especificando pessoas responsáveis, prazos e status essenciais.

Prepare Seus Dados para a Migração

Se você nunca usou um CRM antes, certifique-se de que os dados em seus campos da planilha estejam bem estruturados e atualizados. Se você migrar de outro sistema, verifique o que sua nova solução oferece para tornar o procedimento rápido e indolor.

Integre-se com Outros Serviços Comerciais que Você Usa

Para criar um ecossistema otimizado para uma gestão empresarial eficaz, você precisará estabelecer integrações com outras soluções, por exemplo, para contabilidade empresarial, agendamento de compromissos, vendas on-line e marketing.

Definir Regras de Acessibilidade de Dados e Funções do Usuário

Com base na hierarquia de funções em sua empresa, configure as permissões do usuário e o acesso aos dados do cliente, financeiros, folha de pagamento e outras informações sensíveis. Habilite a autenticação de dois fatores através de aplicativos móveis e estabeleça uma lista branca de IP, se disponível.

Desenvolver um Sistema de Incentivo para Manter a Disciplina de CRM

Além de ensinar seus funcionários a utilizar uma nova ferramenta, você também deve criar um conjunto de regras para motivá-los a usá-la diariamente. Desta forma, você evitará dados inconsistentes, duplicações e o caos nos relatórios.

Avalie os Resultados

Meses após o lançamento, quando os dados são coletados, os fluxos de trabalho são estabelecidos, e a nova estrutura de trabalho se tornou "trabalho normal", é hora de relatórios. Esta é a funcionalidade que você como proprietário mais valorizará - com apenas alguns cliques, você verá como seu negócio é saudável e onde estão seus pontos de crescimento. Aproveite! Você fez um bom trabalho. Valeu a pena todo o esforço.

"Venda" um Novo Programa de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente para sua Equipe

A tecnologia moderna transforma nosso trabalho de forma positiva. Decidir automatizar seus processos diários é uma coisa boa, e você sabe disso. Você precisa convencer seus funcionários de que eles também serão beneficiados por esta inovação.

Quem são os Usuários Finais?

Ao implementar um novo CRM, pense nas pessoas que serão seus usuários diários - gerentes de atendimento ao cliente, profissionais de marketing, representantes de vendas individuais e uma equipe de vendas inteira. Como o CRM pode ajudar a entender a jornada do cliente? Como ele melhora a classificação da experiência do cliente? Como ele simplifica as conversas com o cliente? Como racionaliza o processo completo de vendas e ajuda a ganhar mais negócios?

O que eu Ganho com Isso?

Prepare uma rápida apresentação destacando as vantagens da ferramenta e como elas tornarão o trabalho mais acessível - da perspectiva do funcionário. Evite falar em termos gerais como "aumentar a produtividade" e "melhor serviço", e nem pense em usar a palavra "controle". Você tem que demonstrar cada benefício em exemplos reais de sua rotina diária, para que eles vejam que o software de gestão não é seu capricho, mas uma necessidade.

Para que Serve Tudo Isso?

Outro ponto que você deve comunicar aos seus funcionários é o que você quer que sua empresa alcance com a transformação digital. Você tem tal objetivo, não tem? O que quer que seja, mais uma vez, pense em como a realização deste objetivo impactará a vida de seus funcionários. E não se esqueça de apresentá-lo com entusiasmo e entusiasmo.

O Software da Organização que Você Selecionou é um Bom Ajuste?

Você não estará usando a ferramenta apenas você mesmo, embora provavelmente seja apenas você que a está testando ativamente. É por isso que é altamente recomendável envolver sua equipe no processo de avaliação para que todos vocês possam ver como ela irá melhorar sua rotina diária.

Convide seus funcionários para sua conta de teste e comece a testá-la juntos. Isto será mais divertido e lhe permitirá compartilhar experiências e pensamentos sobre uma coisa nova que vocês estão experimentando juntos.

Coletar feedback de cada membro da equipe e fazê-los se sentirem confortáveis para expressar suas dúvidas ou preocupações.

Em Orderry, você pode adicionar funcionários para experimentar todas as funções juntos desde o início. Além disso, você será guiado por seu gerente pessoal de bordo para configurar a solução de acordo com as necessidades de sua empresa rapidamente.

Como o Orderry opera na nuvem, você não precisará contratar parceiros de implementação para gerenciar todo o processo. Esta solução econômica permite que você mesmo configure tudo usando instruções auto-orientadas, o que é especialmente útil se você tiver um pequeno negócio e estiver com um orçamento. No entanto, o Orderry também se adapta às necessidades comerciais das grandes empresas. Ele fornece planos flexíveis de assinatura e treinamento de usuários para equipes de vários tamanhos.

Ordens de trabalho em Orderry

Por que os Funcionários Resistem à Transformação Digital

Você finalmente encontrou um produto que se encaixa perfeitamente em seus processos internos. Você sabe que ele tornará muitas coisas mais manejáveis. Você mal pode esperar para começar. Mas nem todos em sua empresa estão tão entusiasmados quanto você... Na verdade, isso é só você. Mas quem disse que passar à digital seria fácil? Os seres humanos não gostam de mudanças por sua natureza! Portanto, esteja pronto para lidar com a resistência contra qualquer nova solução para seus negócios.

Estas são típicas rejeições que os proprietários enfrentam quando introduzem novas ferramentas comerciais a suas equipes:

Inconveniente

Reorganizar as rotinas diárias e desenvolver novos hábitos de trabalho pode ser estressante para alguns funcionários, principalmente se eles tiverem trabalhado com processos antigos por muito tempo. Experimentar uma coisa nova parece ser uma carga de trabalho adicional e provoca uma reação adversa. Neste estado de espírito, os funcionários poderiam olhar o programa de software empresarial como a fonte de todos os problemas e começar a descrevê-lo como "inconveniente".

Solução: Seja paciente e lhes dê algum tempo para se adaptarem - pelo menos um mês, pois leva entre 21 e 66 dias para formar um novo hábito.

Time-Consuming

Você provavelmente não espera que sua equipe reclame sobre uma nova ferramenta que os leva mais tempo do que antes para trabalhar com tarefas rotineiras. Pelo contrário, deve poupar tempo... A verdade é que qualquer solução para gerenciar negócios requer a entrada regular de dados, o que, sim, consome muito tempo. Você precisará lembrar constantemente sua equipe e a si mesmo: assim que tiver dados suficientes, tornará os processos mais fáceis e rápidos.

Solução: Incentive seus funcionários a inserir todos os dados necessários imediatamente até que se tornem habituais. Utilize quaisquer diretórios e recursos de importação de dados predefinidos que sua solução oferece para facilitar um pouco a vida deles. Por exemplo, em Orderry, existem diretórios de produtos e ativos prontos para uso e modelos de documentos para diferentes tipos de negócios.

Muito Complicado

Sejamos francos, nem todos gostam de trabalhar com software, e nem todos podem. Às vezes, é apenas uma falta de habilidades escondida por trás do comentário "é muito complicado".

Solução: Além dos manuais e tutoriais fornecidos pelos fornecedores, crie suas próprias diretrizes para todas as funções sobre como trabalhar com o novo sistema.

Concentre-se na funcionalidade essencial que seus funcionários utilizarão para realizar o trabalho e estabeleça cuidadosamente os direitos de acesso para evitar mal-entendidos ou erros.

Pensamentos Finais

Decidir qual software de administração de pequenas empresas escolher é apenas a metade da batalha, o resto virá quando você começar a implementá-lo em sua empresa. Não espere que todos recebam uma nova ferramenta com entusiasmo, mas esteja pronto para lidar com as rejeições e superar qualquer reação adversa. Concentre-se em seu objetivo principal, envolva os funcionários e seja consistente. Você logo notará todo o impacto positivo que a digitalização tem sobre o sucesso de sua empresa.