Mejores prácticas de gestión de órdenes de trabajo

Descubra cómo gestionar mejor las órdenes de trabajo en talleres de reparación y empresas de servicios de campo.

Índice

¿Qué es una orden de trabajo?
Cómo organizar órdenes de trabajo
Informes de órdenes de trabajo
Preguntas frecuentes sobre la organización de órdenes de trabajo
Conclusiones

¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo es una solicitud formal para que un cliente proporcione servicios. Puede utilizar varios tipos de órdenes de trabajo: cuántas y con qué prioridad dependen de sus servicios, cómo hace negocios y la cantidad de operaciones diarias que realizan sus empleados. A continuación, se muestran algunos ejemplos de su agrupación:

Rutinario y urgente. Las órdenes de trabajo de rutina generalmente se envían con 30 a 60 días de anticipación para servicios de reparación, actualizaciones de eficiencia energética o programación de servicios. Una orden urgente es una orden de trabajo de servicio o de reparación que se necesita de inmediato, generalmente con un aviso de 24 a 48 horas.

Pagado y garantía. Puede utilizar estos tipos de órdenes de trabajo si desea utilizar un sistema automático de cálculo de nómina para los empleados: una recompensa basada en porcentaje por reparaciones regulares y una tarifa personalizada por trabajos en garantía.

Por dispositivos o ubicaciones. Utilice esta agrupación si tiene una ubicación que se especializa en reparación de HVAC y otra en electrodomésticos. Puede dividir los trabajos en órdenes de trabajo en la tienda y de campo si ofrece ambos servicios.

Estas son solo algunas de las ideas; como puede ver, existen posibilidades de personalización ilimitadas.

Cómo organizar órdenes de trabajo

Una táctica crucial para mantener su negocio funcionando sin problemas es tener un sistema confiable para manejar las órdenes de trabajo. Existen numerosas formas de abordarlos; depende del alcance del sistema que esté intentando establecer.

Una forma sería tener un sistema en el que los trabajadores sean responsables de ejecutar las órdenes de trabajo de forma independiente, lo que significa que la persona que trae la orden de trabajo a la empresa tendría que saber qué recursos son necesarios para la ejecución.

Otra forma sería tener una lista de recursos para cada orden de trabajo que pueda ejecutar cualquier trabajador o miembro del personal que esté disponible.

Cualquiera que sea el camino que decida tomar, hay dos cosas que debe hacer para crear un proceso de órdenes de trabajo eficaz: planificar su flujo de trabajo y encontrar el mejor software de órdenes de trabajo que se adapte a todas las necesidades de su negocio.

Comprenda su flujo de trabajo

Piense en el trabajo que debe realizarse cada día. Considere todas las tareas que deben completarse, cuáles son urgentes y cuáles pueden esperar un poco. Describa el flujo de eventos para cada tarea. Colóquelos en un orden lógico de cómo deben realizarse y escriba un nombre para cada etapa del flujo de trabajo. ¡Y voilà! Puede utilizar estos nombres de estado al configurar secuencias de estado en su sistema de seguimiento de órdenes de trabajo.

¿Qué es la gestión de órdenes de trabajo en la nube?

Sin tecnología innovadora, sus esfuerzos por organizar flujos de trabajo eficaces darían lugar a problemas potenciales como incumplimiento de plazos, trabajo incompleto y clientes decepcionados.

Realizar un seguimiento de todo su trabajo en un programa especializado es una de las mejores prácticas para crear un proceso optimizado de gestión de órdenes de trabajo. No solo le ayuda a mantenerse organizado, sino que también le permite lograr más en menos tiempo. Por ejemplo, al utilizar Orderry, será más eficiente y productivo al reducir el tiempo necesario para encontrar, priorizar, realizar un seguimiento y completar una orden de trabajo. También proporciona una forma de realizar un seguimiento del desempeño de los empleados, lo que genera una fuerza laboral más productiva y eficiente.

La implementación de un sistema de este tipo es asequible para las pequeñas empresas, ya que esta solución opera en la nube y utiliza un modelo basado en suscripción, por lo que no es necesario invertir una fortuna para comenzar. Un sistema SAAS puede permitir que todo un equipo ingrese, rastree y actualice rápidamente órdenes de trabajo. También puede garantizar que toda la información sea ingresada por la persona adecuada en el momento adecuado. Todas las órdenes de trabajo se muestran en una vista de tabla donde puede ordenarlas por tipo de orden de trabajo, asignatarios, estado o urgencia.

Captura de pantalla de ordenes de trabajo en Orderry

Informes de órdenes de trabajo

Hacer un seguimiento de sus órdenes de trabajo le permitirá ver cuántos trabajos necesita realizar cada día para seguir siendo rentable, cuántos están disponibles o vencidos, el tipo de trabajos que está recibiendo, cuáles de ellos se cierran exitosamente y mucho más. Con el control de las órdenes de trabajo y un análisis profundo, tendrá una mejor idea de la cantidad de tiempo que le toma a su equipo cumplir las órdenes de trabajo, con qué frecuencia se atrasan y si necesita contratar más ayuda.

Captura de pantalla del informe de orden de trabajo en Orderry

Preguntas frecuentes sobre la organización de órdenes de trabajo

¿Qué solución de software utilizan las pequeñas empresas para gestionar las órdenes de trabajo?

Las pequeñas empresas suelen utilizar soluciones todo en uno para optimizar las operaciones, automatizar tareas manuales y mejorar la eficiencia. Este software permite a las empresas crear y realizar un seguimiento de trabajos como órdenes de trabajo de reparación y solicitudes de mantenimiento, asignar tareas a los empleados, organizar el inventario y monitorear el progreso en tiempo real. También puede integrarse con otras herramientas comerciales, como pasarelas de comunicación y servicios de pago, para crear un entorno de trabajo cohesivo y eficiente.

¿Qué es la gestión de órdenes de trabajo y cómo mejorarla?

Este término se refiere al seguimiento y gestión eficiente y eficaz de las órdenes de trabajo dentro de una organización. Esto incluye crear nuevas órdenes de trabajo, asignarlas a empleados o contratistas, monitorear el progreso del trabajo y garantizar que se complete a tiempo y dentro del presupuesto.

Si tiene una empresa de servicios, sabe lo importante que es realizar un seguimiento de sus órdenes de trabajo. Ya sea que gestione un equipo de técnicos o trabaje solo, un proceso de orden de trabajo optimizado es esencial para brindar un servicio de alta calidad a sus clientes. Aquí hay algunos pasos que puede seguir para mejorar su proceso de gestión de órdenes de trabajo:

• Utilice un sistema de órdenes de trabajo digitales. Al digitalizar sus órdenes de trabajo, puede rastrear y administrar fácilmente todos los aspectos de su negocio de servicios, incluida la programación, la facturación y los servicios al cliente.
• Estandarice sus ciclos de trabajo. Esto significa crear un conjunto consistente de procedimientos para crear, asignar y completar órdenes de trabajo. Al establecer pautas claras, puede asegurarse de que todos los miembros de su equipo sepan lo que se espera de ellos y que las órdenes de trabajo se manejen de manera consistente y precisa.
• Evalúe y mejore continuamente su proceso. Esto significa realizar un seguimiento de métricas clave como el tiempo de respuesta, la tasa de finalización y la satisfacción del cliente y utilizar esos datos para identificar áreas de mejora. Al mantenerse enfocado en la mejora continua, puede asegurarse de que su negocio de servicios siempre opere con la máxima eficiencia y brinde el mejor servicio posible a sus clientes.

¿Qué es una orden de trabajo de servicio?

Una orden de trabajo de servicio describe los detalles de un servicio que debe realizarse. Por lo general, incluye el nombre del cliente, información de contacto, el tipo de servicio solicitado, la fecha y hora en que se requiere el servicio y cualquier instrucción o requisito específico. Las órdenes de trabajo de servicio son esenciales para garantizar que el proveedor de servicios comprenda las necesidades del cliente y pueda brindar el servicio solicitado de manera efectiva. También sirven como un registro del trabajo realizado, lo que puede resultar útil para fines de facturación y seguimiento.

¿Qué es una orden de trabajo de reparación?

Una orden de trabajo de reparación es un documento que se utiliza para solicitar servicios de mantenimiento o reparación de equipos, vehículos o propiedad. Por lo general, incluye detalles como la naturaleza del problema, la ubicación del problema, la urgencia de la reparación y cualquier instrucción específica para el técnico de reparación. Este documento ayuda a garantizar que las solicitudes de reparación estén documentadas y priorizadas adecuadamente, lo que lleva a procesos de mantenimiento más eficientes y una resolución oportuna de los problemas.

Conclusiones

Las órdenes de trabajo son una herramienta organizacional que puede ayudar a informar el estado del trabajo y el uso de materiales y mejorar el flujo de trabajo de su empresa. Organizar sus órdenes de trabajo es una de las cosas más importantes que puede hacer como gerente para aumentar la eficiencia y la productividad. Existen muchos beneficios al utilizar un programa de software especializado; por ejemplo, ahorrará tiempo y dinero y podrá rastrear e identificar patrones que generan órdenes de trabajo vencidas o reparaciones más costosas.