Fatura vs. Cobrança

Principais Diferenças e Boas Práticas

Índice

Principais Diferenças
Equívocos Comuns Sobre Cobranças e Notas Fiscais
Por que as Empresas Devem Automatizar a Cobrança e o Faturamento
Boas Práticas para Faturamento e Cobrança

Embora as faturas e as cobranças tenham muito em comum, elas não são a mesma coisa nos negócios. Como empreendedor iniciante, você pode se perguntar: “Uma fatura é uma cobrança?“. Estes termos são usados com frequência e, às vezes, de forma intercambiável. No entanto, a diferença entre cobrança e fatura afeta seu ciclo geral de gerenciamento de pedidos e, portanto, é fundamental entendê-la.

Uma fatura é um documento formal que um vendedor envia a um comprador para solicitar o pagamento de mercadorias ou serviços. As faturas mostram uma lista de todos os itens ou serviços comprados, sua quantidade, preços, o valor total devido pela compra, além de descontos e impostos relevantes. As faturas também incluem os termos de pagamento, os detalhes de contato do vendedor e do comprador, o número da fatura e a data de emissão.

Como proprietário de uma empresa, você usa faturas para equilibrar seus livros financeiros, gerenciar relacionamentos com clientes e informar a estratégia de negócios.

Uma cobrança é um documento que um vendedor emite para um comprador, detalhando os serviços e os bens prestados para pagamento imediato. As cobranças listam todos os bens e serviços fornecidos, incluindo descontos e impostos, além de detalhes do caixa e do método de pagamento. Elas são comumente usadas em empresas de varejo, mercearias e restaurantes e geralmente são emitidas após a conclusão da transação de venda.

No entanto, deve-se observar que, embora uma “cobrança” geralmente se refira a um comprovante de pagamento único, ela também pode ocorrer regularmente. Serviços de assinatura, como provedores de internet, eletricidade e cabo, emitem cobranças para os clientes. Esses tipos de cobranças ocorrem em ciclos e geralmente funcionam como lembretes das datas de vencimento antes que o serviço seja interrompido.

Além disso, às vezes, você encontrará termos como “cobrança de faturas”, o que pode gerar mais confusão. No entanto, neste caso, a cobrança se refere a todo o processo de uma empresa que cobra por seus produtos e serviços, incluindo a criação da fatura, o envio ao cliente, o rastreamento e a cobrança de pagamentos.

Se quiser saber se é uma fatura ou cobrança, consulte seu uso/aplicação. As cobranças têm um uso único. Os distribuidores e fornecedores entregam aos compradores cobranças para solicitar o pagamento de serviços no curto prazo, muitas vezes incluindo a próxima data de cobrança, o valor devido ou a data de vencimento antes da expiração de uma assinatura.

Os vendedores enviam faturas aos compradores para solicitar o pagamento de mercadorias e serviços muito antes de os pagamentos serem feitos. Eles adicionam termos de pagamento como “Todas as faturas devem ser pagas em 30 dias a partir da data da fatura.”

O sistema de faturamento Orderry ajuda os empresários a simplificar os processos de faturamento e cobrança, mantendo dados precisos sobre os clientes, enviando faturas e cobranças dentro do prazo e definindo lembretes de cobrança. Ao aproveitar as ferramentas certas, você pode gerenciar seus negócios com mais eficiência e competir no mercado, mantendo uma visão geral completa do processo de pedidos e vendas.

Acompanhamento e gerenciamento de faturas no Orderry

Principais Diferenças

Aqui está uma versão resumida das principais diferenças entre faturas e cobranças, conforme aparecem em um CRM para pequenas empresas.

Fatura

• Uma fatura é um documento legal que um vendedor emite para um comprador solicitando o pagamento de mercadorias ou serviços em contratos de longo prazo.
• O documento lista os serviços, a quantidade, os preços, os descontos e os impostos.
• As faturas também incluem os detalhes de contato do vendedor e do comprador, os termos de pagamento, o número da fatura e a data de emissão.
• Como proprietário de uma empresa, manter um registro preciso de todas as suas faturas ajuda a acompanhar os pagamentos, controlar as vendas e gerenciar suas obrigações financeiras e legais.

Cobrança

• Uma cobrança é um documento que um vendedor dá a um comprador solicitando o pagamento de bens ou serviços em transações comerciais ou serviços de assinatura.
• As cobranças geralmente são emitidas pouco antes ou depois de um vendedor receber o pagamento e são relevantes dentro da janela de compra.
• As cobranças servem como um registro de transação para o vendedor e o comprador, pois incluem os bens e serviços, quantidade, preço, impostos, descontos, detalhes do prestador e do caixa.
• Como empresário, manter um registro preciso de todas as cobranças emitidas ajuda a acompanhar as vendas e o fluxo de caixa. Se receber cobranças, manter um registro preciso ajuda a rastrear e gerenciar as despesas comerciais e a ter uma melhor visão geral de suas obrigações financeiras.

Equívocos Comuns Sobre Cobranças e Notas Fiscais

Uma fatura é o mesmo que uma cobrança?

Faturas e cobranças são documentos diferentes, mas muitas vezes são confundidos nos negócios porque ambos detalham os produtos e bens vendidos. No entanto, a principal diferença reside dentro do contexto.

As cobranças são comuns em transações comerciais e de varejo e contêm poucos detalhes para compras únicas ou recorrentes. Geralmente, espera-se que o cliente pague imediatamente após receber a cobrança, por exemplo, em uma loja ou restaurante ou dentro de alguns dias para uma assinatura de internet.

Uma fatura é um documento legal comum em transações de empresa para empresa, onde um vendedor envia uma lista de bens e serviços vendidos para pagamento futuro. As faturas também incluem detalhes comerciais precisos, como endereços do comprador e do vendedor, dados de contato, informações bancárias e condições de pagamento. Tais detalhes ajudam a otimizar a contabilidade, impostos e gestão financeira.

Às vezes, a diferença está inteiramente em sua percepção. Por exemplo, se você emitir uma fatura para um cliente, isso se torna uma cobrança para ele. Da mesma forma, como empresa, você emite faturas para outras empresas ou cobranças para clientes e também recebe cobranças de prestadores de serviços. Tudo varia dependendo de quem está demandando o pagamento e quem está pagando.

Um recibo de compra e venda é o mesmo que uma fatura?

Não, são documentos diferentes. Aqui estão as diferenças entre um recibo de compra e venda e uma fatura.

Um recibo de compra e venda é um documento legal que comprova a transferência da propriedade de bens do vendedor para o comprador mediante pagamento. Os recibos de compra e venda são mais detalhados do que as cobranças típicas em pagamentos de comerciantes, como lojas de varejo e restaurantes, que são mais parecidos com recibos. Os recibos formais de compra e venda são usados para vender itens como veículos, móveis e dispositivos elétricos. Os recibos de compra e venda são úteis na compra de itens de pessoas físicas. Eles mostram o pagamento legal e a transferência de propriedade quando salvaguardas como garantias não estão disponíveis.

Um recibo de compra e venda inclui itens como:

• A identidade do comprador
• A identidade do vendedor
• A natureza dos itens e condições como visto
• O preço das mercadorias
• A data da venda

Uma fatura é uma solicitação formal de pagamento, geralmente emitida para contratos em andamento. As faturas incluem detalhes legais, como os endereços e contatos do comprador e do vendedor, uma descrição das mercadorias, preços, impostos, descontos e condições de pagamento. Como proprietário de uma empresa, você precisa de faturas para acompanhar os pagamentos e pode usá-las no tribunal como prova aceitável.

Uma fatura é um documento legal?

Sim, uma fatura é um documento legal. É um documento detalhado que inclui bens ou serviços fornecidos, além de detalhes adicionais, como:

• Os endereços do vendedor e do comprador
• As informações de contato do vendedor e do comprador
• Número da fatura
• Data de emissão
• Produtos e serviços vendidos
• Impostos, descontos e taxas
• Valor total devido
• Condições de pagamento
• Data limite
• Formas de pagamento
• Assinaturas do vendedor e do comprador

Por que as Empresas Devem Automatizar a Cobrança e o Faturamento

Gerenciar as contas é uma parte crucial para manter registros precisos, pagar fornecedores e parceiros dentro do prazo e evitar taxas extras. Se você estiver usando o processamento manual de faturas, é provável que não esteja explorando a eficiência máxima. Alguns dos desafios comuns do processamento manual incluem:

• Atrasos de pagamento: o faturamento manual geralmente causa atrasos devido a idas e vindas entre os departamentos. Às vezes, ocorrem erros e as pessoas se esquecem de enviar e responder às faturas, causando penalidades e danos às relações comerciais.
• Fraude: as faturas representam uma grande oportunidade para os fraudadores emitirem solicitações de pagamento falsas e manipularem as faturas em conluio com os fornecedores.
• Faturas perdidas: as faturas manuais são facilmente perdidas em sistemas de arquivamento que são suscetíveis à negligência humana, roubo e danos causados por elementos como fogo e água. Infelizmente, a falta de faturas significa perder ou atrasar solicitações de pagamento, fazer pagamentos aos fornecedores errados, prejudicar as relações comerciais e perder o controle do fluxo de caixa.
• Pagamentos duplicados: os pagamentos duplicados são comuns quando as faturas são duplicadas durante a entrada. Às vezes, um fornecedor pode enviar duas faturas devido a atrasos no pagamento, e você pode pagar ambas.
  
  

A automação de faturas e cobranças ajuda as empresas a promover um processamento de pagamentos e uma gestão de fluxo de caixa mais rápidos e eficientes:

• Criação mais rápida de faturas: um sistema de faturamento ajuda a criar faturas personalizadas para seus negócios, que podem ser usadas para gerar documentos para diferentes clientes. Você não precisa se preocupar com o design ou a consistência ao usar faturas digitais.
• Integração de sistemas: um sistema de faturamento automatizado sincroniza os detalhes do cliente com a contabilidade, o gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e o sistema de ordens de serviço para uma identificação precisa e detalhes financeiros e datas corretos. Com uma melhor disponibilidade de informações, você pode evitar erros e duplicação de faturas.
• Rastreamento automático de pagamentos: o sistema de faturas ajuda a rastrear as faturas e a enviar lembretes para pagamentos posteriores, a fim de melhorar o gerenciamento do fluxo de caixa. Com lembretes precisos, você pode evitar a falta de pagamentos em sua empresa e promover relacionamentos com compradores confiáveis.

A solução de faturamento do Orderry ajuda os empresários a criar faturas com o toque de alguns botões. O design permite que você reduza os erros e acelere os pagamentos usando um formato de fatura consistente. É possível carregar os detalhes de contato do sistema de cotação ou adicionar um novo contato, se necessário. Também é possível selecionar produtos para adicionar à Ordem de Serviço a partir de detalhes salvos sobre seus produtos e serviços e ajustar os preços de acordo com o cliente.

Transferência automatizada de dados do pedido para a fatura no Orderry

Em resumo, embora o faturamento manual e o automatizado sejam construídos sobre bases contábeis semelhantes, eles funcionam de forma diferente.

O processo de faturamento manual depende da memória e da capacidade humana e, portanto, está sujeito a erros humanos, como entradas incorretas, entradas duplas e entradas esquecidas. Os documentos também são suscetíveis a perdas, roubos e alterações manuais sem o histórico de versões para edição, a fim de rastrear as alterações em determinados participantes.

A cobrança e o faturamento automatizados são incrivelmente convenientes para compradores e vendedores. Há menos necessidade de documentos impressos, o que significa menos custos e perda de papel. Além disso, os usuários podem facilmente enviar e receber documentos entre si para agilizar a comunicação e a aprovação de pagamentos. Não há necessidade de esperar dias por uma resposta ou investigação quando todo o ciclo de cobrança está acessível em uma única tela. Além disso, ao sincronizar os detalhes com seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente, você saberá exatamente como gerenciar um cliente quando o processo de cobrança começar.

Informações detalhadas sobre clientes e fornecedores em um único local

Além disso, o faturamento automatizado permite que você descarregue complexidades como o design e a personalização da fatura. Os modelos padrão estão facilmente disponíveis para iniciantes e os recursos de personalização permitem que você adicione seu logotipo e as cores da empresa sem custo adicional. Também é possível usar um sistema para dimensionar suas necessidades de faturamento conforme necessário.

Por fim, para empresas com requisitos de design do setor, é melhor usar um sistema de contabilidade para armazenar os modelos em um único local de fácil acesso. Seus contadores, especialistas em impostos e gerentes financeiros também terão mais facilidade para analisar seus documentos e aconselhá-lo adequadamente. Como alternativa, se você ocupar todas as funções como um empreendedor individual, poderá vincular suas contas aos insights da empresa para ter uma visão panorâmica de todas as suas operações.

Boas Práticas para Faturamento e Cobrança

A principal diferença entre faturas e cobranças está na natureza do negócio. Se você é comerciante em um restaurante, loja de varejo, ou fornecedor de internet, cabo ou eletricidade, você envia cobranças aos seus clientes. As cobranças têm uma janela de pagamento curta, sendo que muitas exigem pagamentos imediatos. 

As faturas são documentos formais dos vendedores para os compradores como uma solicitação formal de pagamento. São comuns em transações B2B, especialmente para serviços, em que uma empresa espera o pagamento no futuro após um período acordado. 

Um sistema de faturamento automatizado ajuda a manter o controle de faturas, datas de pagamento, impostos e quaisquer outros dados financeiros para futuras disputas ou consultas. Os sistemas de faturas são essenciais para gerar faturas da forma mais rápida, precisa e semelhante possível. 

Se você ainda estiver se sentindo um pouco perdido, lembre-se de que o Orderry está aqui para ajudar. Nosso sistema de gerenciamento de faturas e cobranças ajuda a criar, enviar e rastrear faturas. Você pode integrar o QuickBooks, adicionar e remover permissões de fatura, personalizar modelos de fatura e definir lembretes de pagamento.