Automação de Processos de Negócios em Pequenos Negócios: O que, como e por que automatizar?

Administrar uma pequena empresa pode ser uma tarefa árdua, com muitas tarefas e processos. Você já desejou que houvesse uma maneira de otimizar suas operações e economizar tempo? A automação de processos de negócios pode ser a solução que você está procurando.

Índice

O que é Automação de Processos de Negócios?
Benefícios da Automação do Processo Comercial
Escolha de Ferramentas de Automação de Processos de Negócios
7 Etapas para Implementar Automação em Pequenas Empresas
Desafios e Armadilhas na Implementação da Automação
Tendências Futuras de Automação para Pequenas Empresas
Considerações Finais

O que é Automação de Processos de Negócios?

A automação de processos de negócios utiliza tecnologias avançadas para automatizar tarefas repetitivas e manuais em um processo de negócios. Envolve a integração de diferentes ferramentas e sistemas para simplificar e otimizar fluxos de trabalho complexos, melhorar a eficiência, reduzir erros humanos e aumentar a produtividade, substituindo processos manuais por processos automatizados.

Com tecnologias de automação, você pode economizar tempo e recursos automatizando tarefas como entrada de dados, criação de documentos e geração de relatórios. De acordo com um relatório da McKinsey, 50% das atividades pelas quais os funcionários são pagos são potencialmente automatizáveis. Sua automação poderia economizar cerca de US$ 8 trilhões em custos de mão de obra em todo o mundo e permitir que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas e de valor agregado

Fonte: McKinsey

Exemplos de automação de processos de negócios incluem a automação de tarefas repetitivas, como inserir ou atualizar informações em uma base de clientes, processamento de faturas e suporte ao cliente. Por exemplo, as empresas podem usar um software para extrair automaticamente os dados das faturas e inseri-los em seus sistemas contábeis, eliminando a necessidade de entrada manual de dados. Da mesma forma, os processos de suporte ao cliente podem ser automatizados com o uso de chatbots ou sistemas de IA que podem lidar com consultas básicas dos clientes e fornecer respostas instantâneas. Outros procedimentos operacionais padrão que podem ser automatizados são:

• Gerenciamento de vendas e leads: captura de solicitações, sequências de status para conversão de leads em negócios e armazenamento de históricos de comunicação, como gravações de chamadas telefônicas e sequências de mensagens.
• Gestão de estoque: baixa de itens em ordens de serviço, serialização de produtos, transferências de produtos e ativos e controle de nível de estoque.
• Suporte e comunicação com o cliente: agendamento de compromissos e lembretes automáticos, notificações de status de trabalho, geração de documentos e solicitações de feedback.
• Processos contábeis e financeiros: cálculo da folha de pagamento, gerenciamento de fluxo de caixa, processamento de faturas e cálculo de impostos sobre vendas.
• Gerenciamento de funcionários: planejamento de cronogramas de trabalho de funcionários, acompanhamento de tempo, controle de KPI, atribuição de tarefas individuais e trabalhos, cálculo de comissão, etc.

Benefícios da Automação do Processo Comercial

Os benefícios da automação de processos comerciais vão além da eficiência operacional. Ele pode aumentar a satisfação do cliente, permitindo tempos de resposta mais rápidos e reduzindo erros nos processos voltados para o cliente. A automação de processos digitais também pode fornecer insights valiosos por meio da análise de dados, ajudando as empresas a tomar decisões informadas e a identificar áreas para aprimoramento adicional. Vamos nos aprofundar em cada benefício:

1. Economia de custos
   Ao automatizar os processos, as empresas podem reduzir a necessidade de trabalho manual e os custos associados. Isso inclui a redução do número de funcionários necessários para executar tarefas, minimizando erros manuais e retrabalho, e otimizando o planejamento de recursos empresariais.
2. Precisão aprimorada
   O processo automatizado garante que as tarefas sejam executadas em um fluxo de trabalho padronizado e controlado, reduzindo a variabilidade e aumentando a precisão. Isso reduz a probabilidade de erros humanos e inconsistências durante a entrada e o processamento manual de dados.
3. Experiência do cliente aprimorada
   A automação permite que as empresas simplifiquem e agilizem os processos, resultando em tempos de resposta mais rápidos e melhor atendimento ao cliente. Isso pode incluir o processamento automatizado de pedidos, atualizações em tempo real e comunicação personalizada.
4. Escalabilidade
   Os processos manuais podem se tornar um gargalo à medida que as empresas crescem. A automação permite a escalabilidade ao lidar com o aumento da carga de trabalho sem comprometer a qualidade ou a velocidade.
5. Conformidade e gerenciamento de riscos
   A automação de processos comerciais pode garantir a conformidade com regulamentos e políticas internas. Ela permite a adesão consistente a procedimentos, segurança de dados e trilhas de auditoria para um melhor gerenciamento de riscos.
6. Suporte à tomada de decisões
   A automação de processos complexos fornece dados e análises em tempo real, permitindo que as empresas tomem decisões informadas. Essa abordagem orientada a dados ajuda a identificar gargalos e áreas de melhoria.

Escolha de Ferramentas de Automação de Processos de Negócios

A seleção de soluções de software para automação de processos de negócios é crucial para otimizar os fluxos de trabalho e atingir as metas de negócios. Evitando erros comuns e compreendendo os principais fatores a serem considerados, você pode tomar uma decisão informada que impulsionará o sucesso e o crescimento de sua organização. Esses passos simples o guiarão na escolha do melhor software de automação de fluxo de trabalho para sua empresa.

• Avaliação abrangente do fluxo de trabalho
  Identifique suas necessidades e metas comerciais. Determine quais processos você deseja automatizar e quais resultados você espera alcançar.
• Pesquisa de opções disponíveis
  Compare diferentes ferramentas e softwares disponíveis no mercado. Busque interfaces fáceis de usar, acessibilidade entre plataformas, escalabilidade, confiabilidade e recursos de integração das ferramentas com seus sistemas e fluxos de trabalho existentes.
  

• Avaliação de recursos e funcionalidades
  Experimente as opções selecionadas e veja como elas atendem às necessidades de sua empresa. Como alternativa, solicite uma apresentação de demonstração para economizar tempo testando você mesmo todos os recursos.

7 Etapas para Implementar Automação em Pequenas Empresas

1. Identificar e Priorizar Processos
   A primeira etapa da implementação da automação de processos de negócios é identificar os processos que mais se beneficiariam com a automação. Comece criando uma lista das tarefas e fluxos de trabalho completos de sua empresa. Em seguida, priorize-os com base em seu impacto na produtividade, no consumo de tempo e no potencial de automação.
2. Mapear os Processos Existentes
   Depois de identificar os tipos de processos a serem automatizados, mapeie os fluxos de trabalho existentes e as séries de tarefas. Isso o ajudará a entender o desempenho das tarefas e a identificar gargalos ou ineficiências. Utilize fluxogramas ou ferramentas de diagramação de processos para visualizar as etapas envolvidas em cada processo.
3. Iniciar com Processos Simples
   Ao implementar a automação de fluxo de trabalho, é melhor começar com processos simples com alto potencial de automação. Isso permitirá que você adquira experiência e confiança na plataforma de automação de processos antes de lidar com fluxos de trabalho mais complexos. Comece aos poucos e expanda gradualmente a automação para outros processos à medida que você se sentir mais confortável.
4. Projetar e Testar Processos Individuais
   Projete os fluxos de trabalho automatizados com base nos processos mapeados. Utilize os recursos da ferramenta para criar acionadores, ações e condições para automatizar uma determinada sequência de tarefas.
5. Treinar Funcionários e Garantir a Adesão
   Para implementar com sucesso a automação de processos de negócios, é fundamental envolver seus funcionários e garantir a adesão deles. Ofereça sessões de treinamento e explique como isso beneficiará o trabalho deles. Aborde qualquer preocupação ou resistência que eles possam ter e enfatize o impacto positivo que a automação terá na experiência do funcionário e na satisfação no trabalho.
6. Monitorar e Aperfeiçoar os Processos Automatizados
   Após a implementação da automação, monitore regularmente a eficiência dos processos para garantir que eles funcionem sem problemas e produzam os resultados esperados. Analise os dados gerados pela ferramenta de automação para identificar as áreas que podem ser melhoradas ou otimizadas.
7. Escalar e Ampliar a Automação
   À medida que você ganhar confiança e experiência com essa nova abordagem de gestão de processos de negócios, amplie e expanda-a para outros processos em sua pequena empresa. Procure oportunidades para automatizar mais tarefas complexas ou integrar múltiplos fluxos de trabalho. Avalie regularmente o impacto sobre os clientes e faça ajustes conforme necessário.

Desafios e Armadilhas na Implementação da Automação

De acordo com o State of Digital Transformation Report, um dos principais desafios é a resistência à mudança por parte dos funcionários, que podem hesitar em adotar novas tecnologias ou temer que seus empregos sejam substituídos pela automação. Isso pode levar a uma falta de adesão e cooperação, o que pode prejudicar a implementação bem-sucedida da automação.

Fonte: Prophet

Além disso, pode haver desafios técnicos, como a integração de diferentes sistemas e a garantia de compatibilidade entre os processos existentes e automatizados. Outra armadilha é o risco de automação excessiva, em que os processos se tornam muito complexos ou complicados, levando a ineficiências e confusão. É essencial analisar cuidadosamente e otimizar os processos antes de implementar a automação para evitar essa armadilha.

Por fim, custos e desafios imprevistos podem estar associados ao processo de integração de funcionários em novos sistemas e à solução de problemas que surjam durante a implementação. Planejamento cuidadoso, comunicação eficaz e disposição para se adaptar e enfrentar desafios são cruciais para iniciativas de transformação digital.

Tendências Futuras de Automação para Pequenas Empresas

À medida que a tecnologia avança, as possibilidades de automação de processos de negócios estão se expandindo — os avanços futuros incluem a integração de tecnologias de inteligência artificial e machine learning. Além disso, há um foco crescente em soluções de automação baseadas na nuvem, que permitem que as pequenas empresas acessem e gerenciem seus processos de qualquer lugar e a qualquer momento. Outra tendência é a automação robótica de processos, que usa robôs de software para automação de tarefas. Isso pode ajudar a reduzir as taxas de erro, aumentar a produtividade e obter mais controle de custos. De modo geral, o futuro da automação de processos de negócios para pequenas empresas parece promissor, com os avanços em IA, ML, IoT, computação em nuvem e RPA oferecendo novas oportunidades para operações simplificadas e maior competitividade.

Considerações Finais

A automação de processos de negócios pode ser um divisor de águas se você for proprietário de uma pequena empresa e estiver buscando aumentar a eficiência e a produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir os custos de mão de obra. A automação de tarefas rotineiras pode liberar tempo e recursos valiosos para obter maior consistência e qualidade do processo. Seguindo as diretrizes e dicas descritas acima, você pode adotar com sucesso a transformação digital em sua pequena empresa e colher os benefícios de maior precisão e escalabilidade ilimitada. Adote a automação e veja seu negócio prosperar!