Angela
As Melhores Ferramentas de Produtividade para Pequenas Empresas
Muitas vezes parece que você está apagando incêndios em vez de se concentrar no crescimento? Você não está sozinho! Muitos empreendedores se veem sobrecarregados de responsabilidades, desejando uma maneira de aumentar sua eficiência. Este artigo o orienta sobre inovadoras ferramentas de produtividade empresariais para ajudá-lo a fazer mais em menos tempo.
Índice
Como as Ferramentas de Produtividade Empresariais Impulsionam o Sucesso
Melhores Aplicativos de Produtividade para Pequenas Empresas
Estratégias para Usar Múltiplas Ferramentas em Conjunto
Considerações Finais
A produtividade é a espinha dorsal de qualquer pequena empresa bem-sucedida. Com recursos e mão de obra limitados, as pequenas empresas precisam maximizar a eficiência para se manterem competitivas. Um dos desafios mais urgentes que enfrentam é a qualidade da mão de obra, pois geralmente operam com equipes menores e orçamentos mais apertados. Nesta pesquisa, aproximadamente 21% dos entrevistados de pequenas empresas identificaram a qualidade da mão de obra como o principal desafio enfrentado por suas empresas. As ferramentas e tecnologias de produtividade empresarial ajudam a aliviar esse problema, automatizando tarefas, melhorando a comunicação e simplificando as operações. Ao aproveitar as ferramentas certas, as pequenas empresas podem competir de forma mais eficaz no mercado, mesmo com recursos limitados, ao mesmo tempo em que promovem uma força de trabalho mais produtiva e habilidosa.
Como as Ferramentas de Produtividade Empresariais Impulsionam o Sucesso
Os benefícios do uso de ferramentas de produtividade para empresas são numerosos e podem aumentar significativamente sua eficiência operacional:
- Economia de tempo. Automatizar tarefas repetitivas permite que os funcionários se concentrem em atividades de alto impacto.
- Eficiência de custos. Reduzir o trabalho manual diminui os custos operacionais.
- Melhor organização. Sistemas centralizados mantêm as operações comerciais estruturadas e de fácil acesso.
- Colaboração aprimorada. As ferramentas baseadas na nuvem permitem o trabalho em equipe sem interrupções, mesmo para funcionários remotos.
- Experiência do cliente aprimorada. Tempos de resposta mais rápidos e dados bem gerenciados melhoram as interações com os clientes.
Os benefícios ocultos das ferramentas de produtividade para pequenas empresas vão muito além de meros ganhos de eficiência. Por exemplo, estas ferramentas geralmente incluem recursos que promovem o trabalho em equipe contínuo e o compartilhamento de ideias, estimulando um senso de comunidade entre os funcionários. Muitas ferramentas de produtividade fornecem análises de dados que ajudam as organizações a monitorar o desempenho, identificar gargalos e tomar decisões informadas que impulsionam o crescimento. Estas vantagens, muitas vezes negligenciadas, contribuem para uma força de trabalho mais engajada e motivada, o que, em última análise, leva ao sucesso a longo prazo.
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Melhores Aplicativos de Produtividade para Pequenas Empresas
Desde software de banco de dados de clientes até plataformas de comunicação, as ferramentas escolhidas podem transformar seu fluxo de trabalho e liberar um tempo precioso para o crescimento de seus negócios. Vamos explorar as melhores ferramentas de produtividade para pequenas empresas para maximizar a eficiência, simplificar tarefas e ajudá-lo a atingir suas metas mais rapidamente.
Ferramentas de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM)
As ferramentas de CRM ajudam as empresas a gerenciar com eficiência as interações com os clientes, os pipelines de vendas e os dados dos clientes. Aqui estão algumas opções populares, que oferecem soluções especializadas para diferentes setores:
- Orderry: Software de ordens de serviço tudo em um, projetado para empresas baseadas em serviços. Ele ajuda no gerenciamento de relacionamentos com clientes, ordens de serviço e processos de vendas sem complicações.
- HubSpot CRM: Um CRM gratuito e fácil de usar com recursos de automação de vendas e marketing.
- RepairDesk: Um CRM criado especificamente para empresas de conserto, oferecendo recursos de gerenciamento de inventário, faturamento e emissão de tickets.
- RepairShopr: Uma abrangente ferramenta para oficinas de conserto, combinando funcionalidades de CRM, faturamento e PDV.
- Salesforce: Um CRM robusto com amplas opções de personalização para empresas de todos os tamanhos.
- Shopmonkey: Uma ferramenta poderosa para oficinas mecânicas que inclui estimativas, faturamento e automação do fluxo de trabalho.
Saiba mais sobre o que é CRM e como escolher um sistema de CRM para sua empresa.
Ferramentas de Cobrança e Faturas
Estes aplicativos de produtividade para pequenas empresas ajudam a gerar faturas, rastrear pagamentos, gerenciar orçamentos e analisar a saúde financeira.
- Stripe: Uma plataforma popular de processamento de pagamentos on-line que se integra a diferentes ferramentas de negócios para simplificar as transações e gerenciar pagamentos recorrentes.
- Square: Uma solução de processamento de pagamentos com recursos integrados de faturamento, integração de PDV e pagamento on-line, ideal para pequenas empresas e lojas de varejo.
- QuickBooks: Uma ferramenta de contabilidade amplamente utilizada com faturamento, controle de despesas e relatórios.
- FreshBooks: Ideal para pequenas empresas, oferecendo faturamento e controle de pagamentos fáceis de usar.
- Wave: Uma opção gratuita com recursos essenciais de contabilidade e faturamento.
- Xero: Um software de contabilidade baseado em nuvem para pequenas empresas.
- Expensify: Automatiza o controle e o reembolso de despesas.
Faturamento e pagamentos no Orderry
Ferramentas de Automação
A automação reduz o trabalho manual ao simplificar tarefas repetitivas, como estimativa, processamento de trabalhos, recebimento de pagamentos e acompanhamento de clientes.
- Zapier: Conecta aplicativos e automatiza fluxos de trabalho sem programação.
- Make (anteriormente Integromat): Permite a automação avançada do fluxo de trabalho com integrações avançadas e fluxos de trabalho visuais.
- Orderry (recursos de automação embutidos): Ajuda a automatizar avaliações do Google, aprovações de clientes, pagamentos, notificações e relatórios para empresas de serviços.
- IFTTT: Automatiza ações entre diferentes aplicativos e dispositivos.
O recurso de aprovação do cliente foi um divisor de águas para nós. Ele permite que nossos clientes, muitos dos quais são pessoas de alto nível que valorizam o controle, revisem e aprovem os pedidos remotamente, com sua assinatura digital. Mesmo com nosso serviço de concierge, em que nossa costureira os visita, este recurso nos permite enviar o pedido para revisão e aprovação final, garantindo que eles estejam envolvidos em cada etapa.
Ferramentas de IA para Aprimorar a Produtividade dos Negócios
A Inteligência Artificial (IA) está revolucionando a produtividade das pequenas empresas ao automatizar tarefas complexas, fornecer insights orientados por dados e melhorar as interações com os clientes. As ferramentas de IA para produtividade empresarial simplificam as operações, melhoram a tomada de decisões e reduzem as cargas de trabalho manuais.
- ChatGPT: Chatbot com IA que auxilia no atendimento ao cliente, na geração de conteúdo e na automação do fluxo de trabalho.
- Grammarly: Assistente de escrita impulsionado por IA que melhora a comunicação corrigindo gramática, ortografia e tom.
- Zapier AI: Usa machine learning para prever as necessidades de automação do fluxo de trabalho e melhorar a eficiência.
- Notion AI: Aprimora as anotações, a gestão de projetos e o resumo de documentos com auxílio orientado por IA.
- Publicação de produtos com IA do Orderry: Atualizações de inventário simples, enviando um arquivo do seu fornecedor e mapeando facilmente seus dados para os campos do Orderry.
Lançamento de Produtos com IA no Orderry
Ferramentas de Comunicação
Ferramentas de comunicação eficazes otimizam a comunicação com os clientes e mantêm as equipes conectadas.
- Slack: Um aplicativo de mensagens para equipes com canais, integrações e compartilhamento de arquivos.
- Zoom: Uma solução de videoconferência com recursos de hospedagem de webinar.
- Orderry Chats: Gerencie mensagens instantâneas, consultas e comentários de diferentes plataformas em um software de comunicação com o cliente. Integre-se perfeitamente com serviços de mensagens populares, incluindo Twilio, BulkSMS, WhatsApp, Facebook Messenger e Directs do Instagram para obter uma experiência de comunicação unificada que aumenta a satisfação do cliente.
Centro de comunicação integrada no Orderry
Ferramentas de Agendamento e Compromissos
As ferramentas de agendamento ajudam as empresas a gerenciar os compromissos e a disponibilidade da equipe.
- Calendly: Uma ferramenta de agendamento automatizada que pode ser integrada a calendários.
- Acuity Scheduling: Ideal para negócios baseados em agendamentos com recursos de autoagendamento do cliente.
- Google Agenda: Uma ferramenta de agendamento simples, mas eficaz, para gerenciar reuniões.
- Orderry: O software de agendamento de trabalho integrado permite que as empresas agendem trabalhos e turnos de funcionários diretamente no CRM, otimizando o gerenciamento da força de trabalho e garantindo a alocação eficiente de recursos.
Ao criar uma escala de serviço para os rapazes, é útil usar tudo em um único sistema. Isso é bom demais. Quando agendamos trabalhos de detalhamento automotivo, podemos ver no Orderry quem está trabalhando, tendo um dia de folga ou de férias, para que não agendemos carros em excesso.
Aplicativos para Produtividade Empresarial em Movimento
Os aplicativos de celular mantêm as equipes de campo e os empresários conectados e produtivos enquanto estão em movimento.
- Orderry App: Uma versão completa do Orderry para celular, o aplicativo de gestão de ordens de serviço permite o processamento contínuo de trabalhos, desde a estimativa até o pagamento.
- Aplicativo Orderry Dashboard: Um aplicativo de monitoramento de negócios que fornece insights em tempo real para empresários.
- Google Drive: Armazenamento em nuvem e colaboração de documentos em qualquer lugar.
Ferramentas de Gestão do Tempo
As ferramentas de controle de tempo ajudam as empresas a analisar a produtividade e otimizar as horas de trabalho.
- Toggl: Uma ferramenta simples de controle de tempo para freelancers e empresas.
- RescueTime: Fornece insights sobre o tempo gasto em tarefas.
- Clockify: Um rastreador de tempo gratuito com recursos de relatórios.
- Registro de Entrada/Saída no Orderry: Este software de gestão de funcionários garante o registro preciso das horas trabalhadas e reduz a probabilidade de desperdício de tempo. (em breve)
Ferramentas de Gestão de Tarefas
As ferramentas de gestão de tarefas ajudam as equipes a planejar, atribuir e monitorar tarefas para garantir a eficiência do projeto.
- Monday.com: Uma plataforma flexível de gerenciamento de trabalho que ajuda as equipes a monitorar tarefas, projetos e fluxos de trabalho.
- ClickUp: Uma ferramenta de gestão de tarefas e projetos altamente personalizável com recursos de colaboração incorporados.
- Wrike: Uma ferramenta poderosa para equipes que precisam de rastreamento avançado de projetos e automação de fluxo de trabalho.
- Basecamp: Uma ferramenta simples, mas eficaz, para colaboração em equipe e delegação de tarefas.
- Orderry: Um gerenciador de tarefas on-line no Orderry permite que as empresas criem, atribuam e acompanhem tarefas. Ele ajuda a otimizar o fluxo de trabalho, vinculando tarefas a ordens de serviço, clientes e funcionários, garantindo maior responsabilidade e eficiência.
Ferramentas de gestão de tarefas no Orderry
Estratégias para Usar Múltiplas Ferramentas em Conjunto
Usar múltiplos aplicativos de produtividade para sua empresa é benéfico, mas integrá-los garante a máxima eficiência. A automação entre ferramentas elimina trabalho redundante e reduz erros. Aqui está como pequenas empresas podem combinar suas ferramentas de produtividade:
Centralizar as Informações
A integração de ferramentas que sincronizam entre plataformas garante que todos os principais dados comerciais estejam acessíveis em um único local. Por exemplo, o uso de software de gerenciamento de serviços, como o Orderry, juntamente com uma ferramenta de faturamento, como o QuickBooks, pode manter os registros financeiros, de estoque e de clientes alinhados.
Escolher Ferramentas com Integrações Embutidas
Plataformas como o Orderry oferecem soluções completas para CRM, ordens de serviço, gerenciamento de equipes e automação, reduzindo a necessidade de múltiplos sistemas desconectados. Por exemplo, conectar o Orderry com o Google Contatos garante um fluxo de trabalho automatizado.
Automatizar Relatórios e Notificações
Configure atualizações automáticas para manter as equipes informadas sem acompanhamento manual. O Zapier ou o Make podem ser usados para acionar notificações de sistemas de CRM para aplicativos de mensagens como WhatsApp, Slack ou Microsoft Teams.
Testar e Otimizar
Avalie regularmente o desempenho da ferramenta, analise os fluxos de trabalho e faça os ajustes necessários. Usar ferramentas de análise, como software de painel de negócios, permite que você monitore a eficiência e tome decisões baseadas em dados.
Garantir Acessibilidade Móvel
Escolha ferramentas de produtividade para pequenas empresas com aplicativos para celulares para manter os funcionários produtivos enquanto estão em movimento. Por exemplo, técnicos de campo podem usar o aplicativo Orderry para gerenciar ordens de serviço e atualizar o status do trabalho em tempo real.
Considerações Finais
Investir em ferramentas de produtividade é crucial para pequenas empresas que buscam otimizar operações, reduzir carga de trabalho e impulsionar o crescimento. Ao selecionar a combinação certa de ferramentas de CRM, automação, faturamento, comunicação, agendamento e gestão financeira, pequenas empresas podem melhorar a eficiência e aumentar a produtividade geral. Ferramentas como Orderry, QuickBooks e Stripe oferecem soluções poderosas adaptadas a diferentes necessidades de negócios. Integrar estas ferramentas e aproveitar a automação garante um fluxo de trabalho contínuo, posicionando pequenas empresas para o sucesso a longo prazo.
