Integracja z QuickBooks Online już jest dostępna

Cześć! Z przyjemnością informujemy, że teraz możesz połączyć swoje konta Orderry i QuickBooks! Wiemy, że czekałeś na ten dzień. Mamy więc nadzieję, że jesteś tak samo podekscytowany, jak i my.
 
integrations-quickbooks.png (55 KB)

QuickBooks Online — to oprogramowanie księgowe dla małych firm, które ułatwia zarządzanie wydatkami, fakturami itp. Ponad 4,5 miliona klientów korzysta z QBO i uważamy, że wśród nich jest wielu naszych użytkowników.

Integracja z QuickBooks umożliwia użytkownikom Orderry:

  • automatyczne tworzenie nowych klientów z Orderry w QuickBooks
  • automatyczną lub ręczną synchronizację zleceń i faktur w Orderry i QuickBooks
  • wyrównanie podatków w Orderry i QuickBooks
  • aktualizację już utworzonych w QuickBooks faktur z Orderry jednym kliknięciem
  • automatyczne zapisanie towarów i usług ze zleceń lub faktur do QuickBooks

To dopiero pierwsza wersja integracji Orderry z QuickBooks. W przyszłości otrzymasz jeszcze więcej przydatnych funkcji. Ale na razie spróbujmy dokładniej wyjaśnić, jak działa obecna integracja.

Tworzenie nowych klientów w QuickBooks

Podczas konfiguracji integracji możesz zdecydować, czy chcesz automatycznie tworzyć nowych klientów w QuickBooks. Jeśli to zrobisz, musisz zaznaczyć pole “Utwórz nowych klientów w QuickBooks”.

 
create-new-clients-checkbox.png (88 KB)

E-mail adres jest głównym identyfikatorem klienta w QuickBooks. Jeśli wyślesz do QuickBooks zlecenie, w którym adres e-mail klienta nie pasuje do żadnego numeru telefonu w bazie, QuickBooks stworzy nowego klienta.

Automatyczne wysyłanie faktur i zleceń z Orderry do QuickBooks

Konfigurując integrację, możesz wybrać, jakie dokumenty chcesz wysłać do QuickBooks z Orderry. Mogą to być zarówno faktury, jak i zlecenia, albo tylko zlecenia lub tylko faktury.

 
automatic-sending-to-qbo.png (86 KB)
 
Kiedy wybierasz rodzaj dokumentu, musisz również ustawić jego status na automatyczne wysyłanie z Orderry do QuickBooks.
 
status-for-sending.png (86 KB)
 
Sprawdźmy więc tę funkcję: ustaw status “Gotowe do automatycznego wysyłania”, wypróbuj go w zleceniu i sprawdź, czy pojawia się na twoim koncie w QuickBooks:
 
automatic-qbo-invoice-from-work-order.gif (1.70 MB)
 

Zobacz, wszystko działa sprawnie! Co więcej — przy wysyłaniu zlecenia lub faktury z Orderry, QuickBooks automatycznie zapisuje towary i usługi ze swoich list.
 
qbo-products-services.png (62 KB)

Ręczne wysyłanie faktur i zleceń z Orderry do QuickBooks

Konfigurując integrację możesz także zezwolić na ręczne wysyłanie informacji z faktur i zleceń Orderry do QuickBooks.

 
allow-manual-sending.png (84 KB)
 
Zaznaczenie tych pól spowoduje wyświetlenie odpowiednich przycisków w oknach zleceń i faktur.
 
send-to-qb-button.png (64 KB)

Dopasowywanie podatków w Orderry i QuickBooks

Jeśli chcesz prawidłowo zsynchronizować faktury między Orderry i QuickBooks, możesz dopasować kody podatkowe z obu systemów w zaledwie kilka minut. 

Użytkownicy z USA muszą wybrać wszystkie kody podatkowe, które dotyczą firmy w Orderry (prawa kolumna), i następnie wprowadzić nazwę podatku w QuickBooks (lewa kolumna).

 
match-taxes-usa.png (79 KB)
 
Użytkownicy z innych krajów muszą wybrać kod podatkowy w Orderry i dopasować go do odpowiedniego kodu podatkowego z QuickBooks. Powtarzaj to działanie, aż dopasujesz wszystkie podatki z obu systemów.
 
match-taxes-eu.png (80 KB) 
 
Pamiętaj, że podczas tworzenia faktury lub zlecenia w Orderry, podatki będą naliczane zgodnie z regułami, skonfigurowanymi na stronie Ustawienia > Podatki.

Aktualizacja faktur QuickBooks z Orderry

Jeśli utworzysz zlecenie, wyślesz go do QuickBooks i później zmienisz, zlecenie w Orderry nie będzie zgodne z fakturą w QuickBooks. Na przykład możesz dodać więcej towarów i usług lub ustawić zniżkę. Jak to naprawić bez logowania się do QuickBooks?

Wystarczy kliknąć przycisk “Wyślij do QuickBooks”. Zobaczysz wyskakujące okienko z informacją, że masz już połączoną fakturę w QuickBooks i możesz wybrać aktualizację istniejącej faktury lub utworzenie nowej.

 
create-update-invoice.png (26 KB)
 
Jeśli utworzyłeś kilka faktur w QuickBooks z jednego zlecenia lub faktury w Orderry, QBO zaktualizuje ostatnią. 

Na razie to są wszystkie funkcje integracji, ale wierzymy, że to jest dopiero początek.

Konfiguracja integracji QuickBooks

Nie będziemy zawracać głowę instrukcjami, ponieważ ten artykuł jest już dość obszerny. Jednak zdecydowanie zalecamy skorzystać z instrukcji w Bazie wiedzy. Zawiera wszystkie szczegóły dotyczące konfiguracji integracji, które pomogą Ci szybko i poprawnie połączyć konta Orderry i QuickBooks.

Czego można się spodziewać dalej?

Chcemy, aby ta integracja była dwukierunkową komunikacją pomiędzy systemami. Teraz możesz przenosić dane z Orderry tylko do QuickBooks, ale w przyszłości będziesz mógł:

  • wyświetlać informacje o utworzonych w QuickBooks fakturach w kanale zdarzeń zlecenia 
  • importować bazę klientów z QuickBooks do Orderry
  • i robić wiele innych rzeczy.

Możesz również zauważyć, że wyceny są teraz nazywane fakturami (jak to było wcześniej). Szukaliśmy najlepszego sposobu pracy z wycenami, zleceniami i fakturami dla naszych użytkowników. Dobrą wiadomością jest to, że go znaleźliśmy. Wkrótce będziesz mógł dodawać towary do zleceń bez spisywania ich z magazynu. Z łatwością stworzysz i wydrukujesz kosztorys dla swoich klientów, zaewidencjonujesz go, i dopiero potem dodasz pozycje z magazynu do zlecenia.

Na koniec chcielibyśmy prosić o opinie zwrotną. Będzie to najbardziej znacząca pomoc dla naszego zespołu w dostarczaniu Ci oczekiwanych funkcji. Zachęcamy do pozostawienia komentarzy lub skontaktowania się z zespołem wsparcia Orderry.

comments powered by Disqus