Aktualizacja w Orderry - przedstawiamy Wyroby i Magazyny wyrobów

To jest już nie tylko ogłoszenie, lecz fakt: w Orderry pojawiły się Wyroby i Magazyny Wyrobów. Ostatnio już pisaliśmy o tym ogólnie, lecz dziś opowiemy o każdej kategorii bardziej szczegółowo. A co najważniejsze — powiemy, jak przejść na używanie Wyrobów w programie.

Artykuł jest długi, więc od razu określimy spis treści, abyś wiedział, czego się spodziewać:

  • do czego służą i co dają Wyroby ;
  • strona Wyrobu i co tam można zobaczyć;
  • edytor formularzy Wyrobowych i dodanie Wyrobów do zamówień;
  • jak pojawienie się nowego obiektu wpłynęło na pola w zamówieniu;
  • Magazyny Wyrobów i przykłady ich zastosowania;
  • przemieszczenie wyrobów za pomocą statusów zamówień;
  • korzystanie z wielopoziomowego katalogu Wyrobów;
  • instrukcja krok po kroku dotycząca przejścia do używania Wyrobów;
  • plan rozwoju nowych funkcji.

Ogólnie mamy dużo informacji, więc usiądź wygodnie!.

Dlaczego są potrzebne Wyroby w Orderry?

Przez wyroby rozumiemy gadżety, samochody, sprzęt, rowery i każdą inną własność klientów lub firmy, której nie można sprzedać, ale która jest wykorzystywana w zamówieniach. Teraz, podobnie do towarów, wyroby mają własną fizyczną lokalizację, którą możesz zarządzać zgodnie z procesami biznesowymi własnej firmy.

Krótko mówiąc, wraz z przejściem na korzystanie z wyrobów będziesz mógł:

  • przeglądać wszystkie wyroby klientów, które kiedykolwiek były używane, oraz historię zamówień każdego z nich;
  • wiedzieć, ile wyrobów jest obecnie na magazynie lub u pracowników, ile jest w rękach klientów;
  • zobaczyć dokładną lokalizację każdego Wyrobu i historię jego przemieszczeń;
  • przyspieszyć działania pracowników i obsługę klienta poprzez szybkie dodanie wyrobu do zamówienia;
  • zautomatyzować nie tylko logiczną, ale także fizyczną część zamówień.

Jak powiedzieliśmy wcześniej, właścicielem Wyrobu może być nie tylko klient, ale także Twoja firma. Na przykład, jeśli wynajmujesz sprzęt lub rozdajesz urządzenia jako fundusz zastępczy, również możesz prowadzić ewidencję takich wyrobów. Jest to więc nowa uniwersalna funkcja Orderry, która przyda się wszystkim typom biznesów usługowych.

Strona wyrobu

Gdy będziesz miał wyroby, cała ich lista zostanie wyświetlona na stronie Magazyn > Wyroby, którą można filtrować według właściciela i magazynu. Co Ci to da?

Po pierwsze zobaczysz, ile wyrobów zarejestrowałeś. Po drugie, możesz zobaczyć, ile z nich należy do Twoich klientów, a ile jest własnością Twojej firmy. Po trzecie, możesz zobaczyć, ile wyrobów znajduje się teraz na stanie magazynowym lub w poszczególnych lokalizacjach, u wszystkich lub poszczególnych pracowników, lub u klientów.

Strona wyrobu

Aby wszystkie wyroby, które przedtem rejestrowałeś za pomocą pól w zamówieniu, odzwierciedliły się na tej stronie, należy wykonać migrację danych. Jak to zrobić, dowiesz się dalej w instrukcji po przejściu na użycie Wyrobów.

Również na tej stronie możesz stworzyć nowy wyrób i dodać do niego zdjęcie, właściciela  (firmę lub klienta) i magazyn, jeśli wyrób jest twoim. Również tutaj będziesz musiał wypełnić pola, które można skonfigurować w Edytorze formularzy.

Również na tej stronie możesz stworzyć nowy wyrób

Edytor formularzy Wyrobów i zmiany w Zamówieniach

Wcześniej użytkownicy mogli dodawać towary za pomocą pól systemowych w zamówieniu. Ale nawet w przypadku urządzeń lub samochodów, które już miałeś w serwisie, za każdym razem musiałeś wypełniać ten sam formularz.

Teraz Wyroby są oddzielną jednostką w zamówieniu, podobnie do klienta, i mają swój własny Edytor formularzy w ustawieniach Orderry. Formularz Wyrobu składa się z następujących pól systemowych:

  1. Pole złożone „Grupa> Marka> Model> Modyfikacja”
  2. VIN / IMEI / numer seryjny (w zależności od branży)
  3. Kolor;
  4. Stan;
  5. Koszt.

Każdy z nich może być obowiązkowy, umożliwiać wyświetlanie w kolejności oraz uniemożliwić edycję pola po utworzeniu wyrobu.

Edytor formularzy Wyrobów i zmiany w Zamówieniach

Na przykład możesz zabronić edytowania IMEI / VIN / numeru seryjnego jako unikalnego identyfikatora produktu, aby uniknąć możliwych oszustw ze strony pracowników lub jeśli planujesz używać te dane podczas integracji przez API. Jeśli pola nie można edytować po utworzeniu elementu, nawet posiadające pełny dostęp użytkownicy nie mogą tego zrobić.

Dodanie i używanie Wyrobów w zamówieniu

Pamiętaj, że nie wystarczy po prostu zaznaczyć pole wyboru „Pokaż w formularzu zamówienia”. Po skonfigurowaniu formularza Wyrobu należy przejść do formularza zamówienia, zdefiniować w jakich rodzajach zamówień będziesz rejestrować wyroby i dodać do nich pole systemowe „Wyrób”.

Dodanie i używanie Wyrobów w zamówieniu

Przeciągając to pole można zdefiniować, gdzie będzie wyświetlana karta Wyrobu w zamówieniu, ale zalecamy umieszczenie tego pola przed klientem.

Po dodaniu pola systemowego „Wyrób” do zamówienia będziesz mógł:

  • szybko znaleźć wyrób po numerze IMEI / VIN / numerze seryjnym;
  • wybrać jeden z wyrobów określonego klienta;
  • utworzyć nowy wyrób poprzez zamówienie za pomocą przycisku „+” lub wypełniając wszystkie pola z formularza wyrobu.

Wyrób w zamówieniu wygląda teraz podobnie do karty klienta. Jeśli należy do klienta, karta będzie zielona, ​​a jeśli wyrób jest własnością firmy — pomarańczowa.

Wyrób w zamówieniu wygląda teraz podobnie do karty klienta

Jak pojawienie się wyrobów skaże się na pracy z zamówieniami

Jak powiedzieliśmy wcześniej, przejście na używanie Wyrobów będzie dobrowolne. A jeśli zdecydujesz się na to, pomożemy Ci przetworzyć dane tak, aby każde urządzenie, które wcześniej zapisałeś w polach zamówienia, miało własną kartę wyrobu z całą historią napraw.

Ale dopóki nie przejdziesz przez proces migracji danych,teraz musisz  zrozumieć, co się zmieniło w zamówieniach.

Pola „Typ urządzenia / pojazdu”, „Marka” i „Model” stały się niestandardowe, co spowodowało kilka zmian.

  1. W tabeli zamówień kolumienka „Wyrób” jest teraz pusta, ponieważ wyświetla dane z nowego pola o tej samej nazwie. Możesz jednak włączyć wyświetlanie niestandardowych kolumn „Typ urządzenia”, „Marka” i „Model”.
  2. Filtr zamówienia nie działa już dla tych pól niestandardowych.
  3. Aby skorzystać z wyszukiwania w tych polach, musisz dodać „+” w pasku wyszukiwania przed zapytaniem.
  4. W raportach kolumna „Wyrób” również będzie pusta póki nie dokonasz migracji danych.

Nie są to krytyczne zmiany, ale jeśli chcesz skorzystać z filtrów, wyszukiwania i tabeli tak jak wcześniej, zalecamy przejście na używanie Wyrobów. Jak to zrobić, opowiemy dalej.

Magazyny wyrobów

Wielu użytkowników prosiło nas o dodanie możliwości przechowywania w magazynie nie tylko towarów, ale także wyrobów klienckich. W końcu jest to cecha biznesu usługowego —  pracujesz z majątkiem klienta, za który ponosisz odpowiedzialność.

A teraz na stronie „Ustawienia> Magazyny” są oddzielne magazyny towarów i wyrobów. Są do siebie bardzo podobne, więc nie powinno to być dla Ciebie czymś zupełnie nowym:

  • magazyny wyrobów mogą być dostępne zarówno dla całej firmy, jak i dla oddzielnej lokalizacji;
  • w jednej lokalizacji może znajdować się kilka magazynów wyrobów;
  • działa również dla nich przechowywanie w komórkach magazynowych, co oznacza, że ​​możesz określić lokalizację przechowywania.

Magazyny wyrobów

Główne różnice między magazynami polegają na tym, że nie można w nich niczego sprzedawać oraz to, że technicznie każdy z Twoich pracowników i klientów ma teraz własny magazyn wyrobów, ale nie są one wyświetlane na tej stronie.

Oto kilka prostych przykładów wykorzystania magazynów wyrobów. Powiedzmy, że naprawiasz telefony. W każdej lokalizacji możesz mieć co najmniej dwa magazyny: „W oczekiwaniu na naprawę”, dotąd telefony trafiają, gdy klient je po prostu przyniesie, oraz „Gotowe do dostawy”, gdzie urządzenie będzie już po naprawie. Dodatkowo możesz współpracować z organizacjami zewnętrznymi, czyli oddawać produkty do outsourcingu. W takich przypadkach możesz również założyć lokalny lub globalny magazyn, w którym wyroby Twoich klientów będą wymienione, gdy przekażesz je kontrahentom.

również założyć lokalny lub globalny magazyn

Ta funkcja sprawdza się we wszystkich typach firm. Na przykład jeśli wypożyczasz rowery. W ten sam sposób możesz mieć w lokalizacji dwa magazyny: „Gotowy do wynajęcia” i „Po wynajęciu”. W zasadzie to, gdzie powinny znajdować się rowery, wynika z nazw.

Radzimy dokładnie przemyśleć logikę przechowywania i przemieszczania wyrobów, ponieważ wtedy można łatwo „opisać” ich fizyczny ruch w Orderry za pomocą statusów zamówień.

Przenoszenie wyrobów według statusu zamówienia

Jak już powiedzieliśmy, wcześniejsze statusy zamówień odpowiadały tylko za logiczną stronę ich przetwarzania. Teraz możesz zastosować je również po stronie fizycznej. Na stronie „Ustawienia > Statusy > Zamówienia” w oknie dialogowym edycji statusu pojawiło się nowe, bardzo przydatne pole wyboru „Przenieś wyrób do przechowywania”.

Przenoszenie wyrobów według statusu zamówienia

Na przykład:

Gdy urządzenie jest u klienta, dla Orderry to oznacza, że ono znajduje się w jego magazynie. Ale kiedy klient przynosi telefon do naprawy w Twoją firmę, oznacza to, że oddaje go do Twojego magazynu na przechowanie. Dlatego dla statusu „Nowy” należy zaznaczyć nowe pole wyboru i wskazać, że produkt zostanie przeniesiony do magazynu „Oczekuje naprawy”.

że ono znajduje się w jego magazynie

Kiedy osoba odpowiedzialna rozpoczyna pracę z produktem, logiczne jest, że urządzenie trafia do niej na przechowanie. W związku z tym edytujemy status „W toku”, aby w przypadku zmiany statusu zamówienia wyrób był automatycznie przekazywany do magazynu odpowiedzialnego wykonawcy.

w przypadku zmiany statusu zamówienia wyrób był automatycznie przekazywany

Następnie ustawiamy status „Gotowe” tak, aby po przechodzeniu zamówienia do tego statusu wyrób był automatycznie przenoszony do magazynu „Gotowy do dostawy”, a po przejściu do statusów z grupy „Skutecznie zamknięte” wrócił do magazynu klienta.

Następnie ustawiamy status „Gotowe”

Po ustawieniu, gdy zmieni się status zamówienia, otworzy się okno dialogowe do przeniesienia wyrobu i wystarczy tylko sprawdzić, czy wszystko jest poprawne i nacisnąć Enter.

otworzy się okno dialogowe do przeniesienia wyrobu

A teraz przejdźmy wreszcie do karty wyrobu i upewnijmy się, że wszystkie ruchy są rejestrowane w zakładce Historia. A w zakładce „Zamówienia” znajdziesz listę wszystkich dokumentów, w których ten produkt był używany.

że wszystkie ruchy są rejestrowane w zakładce Historia

Wielopoziomowy katalog wyrobów

Pole złożone „Grupa > Marka > Model > Modyfikacja” w formularzu wyrobu działa w połączeniu z wielopoziomowym katalogiem na stronie Ustawienia > Katalogi > Katalog wyrobów.

Wielopoziomowy katalog wyrobów

Teraz możesz stworzyć potrzebną hierarchię, na przykład określić telefony komórkowe jako grupę wyrobów, w podrzędnym katalogu określić wszystkich producentów,urządzenia których obsługujesz, marek i utworzyć listę modeli dla każdej marki. Lub możesz określić samochód jako wyrób, stworzyć w nim markę Mazda, a następnie dodać wszystkie modele tej marki.

Katalog „Modyfikacja” może nie być potrzebnym dla wszystkich, dlatego w Edytorze formularzy można po prostu ustawić to pole jako opcjonalne. Ale na pewno przyda się np. w serwisach samochodowych, sklepach rowerowych i wypożyczalniach rowerów, którzy mogą wskazać wysokość ramy czy średnicę kół itp.

Ten sam wielopoziomowy katalog można wypełnić zarówno na stronie w ustawieniach, jak i podczas tworzenia zamówienia. Jeśli wskażesz w polu wyroba elementy, których nie ma w katalogach, Orderry zaproponuje Ci ich dodanie.

wielopoziomowy katalog można wypełnić zarówno

Dla elementów katalogu „Grupa” można ustawić znaki graficzne, które będą się pojawiać na karcie produktu w zamówieniu, a dla elementów w katalogach „Marka” i „Model” dodać grafikę, np. logo i zdjęcie samego modelu.

Ponadto elementy dowolnego katalogu mogą być wyświetlane zarówno dla wszystkich lokalizacji, jak i dla poszczególnych. Na przykład, jeśli jedna z Twoich lokalizacji zajmuje się serwisowaniem samochodów Mazda, a druga to Nissan, możesz odpowiednio rozgraniczać katalogi.

 elementy dowolnego katalogu

Przeczytaj szczegółowe instrukcje dotyczące korzystania z wielopoziomowego katalogu wyrobów.

Jak przejść na używanie wyrobów

Masz teraz dwie możliwości:

Nie używać Wyrobów

Możesz kontynuować pracę ze starymi polami zamówień. Ale w tym przypadku jeszcze raz zwracamy uwagę na fakt, że zostały one zmienione, dlatego wyszukiwanie, filtry i raporty działają teraz inaczej. O tym pisaliśmy na początku.

Przejść do korzystania z Wyrobów

Prosimy o kontakt z obsługą techniczną Orderry, aby przenieść dane już istniejące na koncie ze starych pól w zamówieniach do nowych pól Wyrobów. W rezultacie na stronie „Magazyn >Wyroby” zobaczysz wszystkie wyroby, z którymi pracowałeś wcześniej. Jeśli chcesz, wielopoziomowy katalog wyrobów też zostanie automatycznie wypełniony.

Powinieneś zrozumieć, że przejście na Produkty jest odpowiedzialnym krokiem, który będzie wymagał od Ciebie czasu na wstępną konfigurację. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie instrukcję w 7 krokach:

Krok 1. Przejdź do strony „Ustawienia > Edytor formularzy > Wyroby” i skonfiguruj potrzebne pola. Szczegółowe instrukcje znajdziesz tutaj.

Krok 2. Dodaj pole systemowe „Wyrób” do formularzy wszystkich typów zamówień, które uznasz za potrzebne.

Krok 3. W szablonach dokumentów i powiadomień zmienne {Device Brand}, {Device Model} itp. zostały automatycznie zastąpione przez {Order Brand}, {Order Model}, {Order SN}.

Jeśli zdecydujesz się przejść na używanie produktów, trzecim krokiem jest ponowne dodanie nowych zmiennych z grupy „Wyrób” do żądanych szablonów.

Krok 4. Pomyśl jeszcze raz o tym, jak przechowujesz wyroby i stwórz dla nich odpowiednie magazyny.

Krok 5. Po utworzeniu wszystkich magazynów skonfiguruj przemieszczanie wyrobów według statusów zamówień. I nie zapominaj, że każdy pracownik i klient ma również własny magazyn.

Krok 6. Na tym etapie do gry wkraczają specjaliści pomocy technicznej Orderry. Napisz do czatu i wspólnie z nimi ustal, które dane i z jakich pól w Zamówieniach musisz przenieść w pola Wyrobów.

Następnie rozpocznie się proces migracji, który zajmie trochę czasu. Prosimy o cierpliwość i oczekiwanie na wiadomość od zespołu pomocy technicznej, że migracja została zakończona.

Krok 7. Czas na uporządkowanie spraw. Po zakończeniu migracji możesz usunąć pola niestandardowe z formularza zamówienia, których już nie potrzebujesz. Następnie możesz usunąć niepotrzebne i połączyć identyczne elementy w wielopoziomowym katalogu.

Wiemy, że bez względu na to, jak starannie wypełnisz pola starego systemu w kolejności, nadal będą różne pisownie tych samych elementów, na przykład cyrylica bądź alfabet łaciński, albo nic nie znaczące wartości, które zostały wpisane do wymaganych pól. Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak pozbyć się wszystkiego, co będzie niepotrzebne w katalogu, przeczytaj ten link.

I to wszystko! Wszystkie ustawienia i przygotowania są zakończone, możesz bezpiecznie korzystać z nowych funkcji.

Co dalej?

Opowiemy Ci, jak planujemy dalej rozwijać możliwości Wyrobów w Orderry.

  1. API dla Wyrobów — możesz tworzyć i edytować Wyroby, a także uzyskać ich listę poprzez API.
  2. Dodamy możliwość inwentaryzacji wyrobów. Już teraz możesz wyeksportować listę wyrobów ze wskazaniem ich lokalizacji i sprawdzić je, ale w przyszłości taka możliwość pojawi się bezpośrednio w inwentaryzacji Orderry.
  3. Nareszcie możemy rozpocząć pracę nad blokiem logistyki, abyś mógł lepiej zarządzać przepływem towarów i wyrobów. Czy masz jakieś życzenia? Czekamy na nich w komentarzach i czacie służby wsparcia.
  4. Korzystanie z funduszu zastępczego. Niestety nie zdążyliśmy od razu zrobić takiej funkcji. Ale w następnych aktualizacjach będziesz miał możliwość ewidencji wyrobów, które rozdajesz swoim klientom na okres naprawy.
  5. Inteligentne przechowywanie w komórkach magazynowych — Orderry zrozumie, które komórki w magazynie są już zajęte i zaoferuje tylko wolne komórki.
  6. Kategorie usług. Na podstawie katalogu wyrobów możesz tworzyć różne kategorie usług i określać koszt tej samej pracy, na przykład dla różnych marek.

Mamy nadzieję, że spodoba Ci się nowa funkcja Orderry. Ciągle rozwijamy się, więc potrzebujemy Twego feedbacku — napisz w komentarzach lub czacie wsparcia technicznego, co sądzisz o Wyrobach. 

comments powered by Disqus