Acciones Permitidas de Caja y Almacén

La automatización de los procesos de su empresa es fundamental si desea ahorrar tiempo y hacer crecer su negocio. También elimina el riesgo de errores humanos y hace que sus procesos comerciales sean transparentes y más controlables.

Esto es exactamente a lo que apunta la actualización de hoy en Orderry. Entonces, damas y caballeros, ¡conozcan nuestra nueva configuración para acciones permitidas en almacenes y cajas!

Ahora usted puede:

• configurar el acceso de los empleados con mayor precisión
• adaptar mejor Orderry a sus procesos comerciales
• eliminar el riesgo de error humano
• ver una imagen más realista de su flujo de caja y mercancías en movimiento

Profundicemos en los detalles.

Acciones de Caja Permitidas

Anteriormente, podía otorgar el acceso a un empleado a las cajas y configurar los derechos que se aplican a todas esas cajas a la vez. Con la nueva versión, es posible configurar las acciones y operaciones permitidas en dos niveles: la caja y para cada empleado individualmente.

Para ello, hemos dividido las casillas de verificación configurables en 2 pestañas: "General" y "Acceso". En la configuración general, puede configurar las acciones y operaciones permitidas para la casilla de verificación:

• ver el flujo de caja y el saldo de dinero en la caja
• recibir y transferir dinero a la caja
• gastar y transferir dinero de la caja

 

 
Y en la pestaña "Acceso", puede expandir o limitar los derechos de acceso para cada empleado específicamente haciendo doble clic en ella. En la ventana emergente que se abre, todas las acciones permitidas para la casilla de verificación se permitirán de forma predeterminada para el empleado. También puede configurar los ajustes de acceso personal o permitir todas las acciones y operaciones, incluso si están deshabilitadas en la configuración general de la casilla de verificación.
 

 

Echemos un vistazo a algunos casos de uso.

Por ejemplo, configurar una caja para aceptar tarjetas bancarias. Dado que no hay efectivo en dicha caja, el empleado promedio no necesita saber cuánto dinero hay en la cuenta corriente. Por lo tanto, puede desactivar la visualización del saldo en la configuración general de la caja. Al mismo tiempo, un ejecutivo o propietario de la empresa o ubicación puede tener este acceso. Solo habilítelo para un empleado en particular en la pestaña "Acceso".

Para evitar que los empleados gasten dinero de la cuenta corriente, puede desactivar "Gastos" para las transacciones salientes en la configuración general de la caja.

Por ejemplo, puede configurar el acceso de manera que todos los gerentes puedan depositar dinero en la caja, pero solo el gerente general pueda gastarlo.
 

 

Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo configurar las acciones permitidas en las cajas registradoras, consulte este artículo en la Base de Conocimientos.
 

 

Acciones Permitidas en Almacenes

La configuración avanzada de acceso al almacén lo ayuda no solo a controlar mejor a sus empleados, sino también a personalizar las operaciones disponibles de acuerdo con sus procesos logísticos reales. Esta característica en los almacenes funciona de la misma forma que en las cajas: aquí se pueden configurar las acciones autorizadas y las operaciones del almacén en dos niveles.

En el cuadro de diálogo para crear o editar un almacén en la pestaña General, puede configurar todas las acciones y operaciones permitidas del almacén:

• ver los saldos de existencias de la mercancía en el almacén
• publicar, transferir o devolver mercancías al almacén
• cancelar, agregar a una orden de trabajo o venta, devolver la mercancía del almacén al proveedor

 
Y en la pestaña "Acceso", puede limitar o ampliar los derechos de acceso para cada empleado de la misma forma que lo hace en las cajas.
 

 

Caso de uso 1. Está dividiendo un almacén de repuestos que utiliza en órdenes de trabajo y un almacén de mercancías que están a la venta en la tienda. En este caso, debe permitir agregar mercancías a los órdenes y prohibir agregarlas a las ventas en la configuración del almacén de repuestos y viceversa para el almacén de la tienda.
 

 

Según esta configuración, en las ventanas de diálogo de órden y venta, los empleados pueden seleccionar solo aquellos almacenes para los que tienen los derechos adecuados.

Caso de uso 2. Dispones de un almacén específico para mercancías defectuosas. En este caso, puede permitir la transferencia y la devolución del cliente en las operaciones de entrada, así como la cancelación, la devolución al proveedor y la transferencia (en caso de que la mercancía no estuviera defectuosa o el defecto se haya reparado) en las operaciones de salida. Y en otros almacenes, debe deshabilitar la cancelación y la devolución de mercancías.
 

En esta configuración, la publicación en el almacén de productos defectuosos no estará disponible, pero podrá devolver al proveedor o cancelar los productos desde allí.
 

 

Caso de uso 3. Desea que los empleados de una ubicación puedan ver las existencias en otra ubicación. Pero no deberían poder cambiar el estado de ese almacén de ninguna manera porque es responsabilidad de otro empleado.

En este caso, solo necesita otorgar el acceso "Solo ver" a esos empleados. Podrán ver las acciones sin opciones de transferencia. Para obtener la mercadería, deberán comunicarse con el empleado a cargo del almacén en otra ubicación.
 

 

Con esta configuración, puede garantizar el proceso correcto de transferencia del producto y luego ver la imagen real de su movimiento.

Hay muchos más casos de uso que podríamos mencionar. Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo configurar las acciones permitidas en los almacenes, haga clic aquí.

Planes de Suscripción con las Nuevas Funciones

Las configuraciones extendidas de acciones permitidas en almacenes y cajas se incluirán en los planes Business y Maximum. Por ahora, estarán disponibles en todas las suscripciones hasta el 1 de octubre y todos los usuarios de Orderry pueden "jugar" con la nueva configuración para ver cómo funcionan.

Categorías de Servicios

Según el tamaño y la especialización de su empresa, la lista de servicios de la empresa puede incluir cientos o miles de opciones. Y trabajar con una sola lista, en este caso, está lejos de ser conveniente. Por lo tanto, agregamos la capacidad de categorizar todos los servicios de la misma manera que lo hace con los productos en el almacén. Las categorías también se especifican en el archivo de exportación / importación.

Ya puede organizar su Lista de Obras y Servicios para que sea más fácil trabajar con ella en el futuro, por ejemplo, por marca de producto o tipo de servicio. Pero tenga en cuenta que en una de las próximas actualizaciones tendrá la oportunidad de establecer exenciones de impuestos: la aplicación individual de impuestos a ciertos bienes y servicios y sus categorías.
 

 

Un par de ejemplos de cómo puede aplicar esta función:

1. Dependiendo de su sistema tributario, es posible que tenga servicios y obras que no estén tributando en lo absoluto o que cuenten con diferentes tasas impositivas. Entonces, con las excepciones, también puede especificar en Orderry qué bienes en órdenes de trabajo y ventas deben o no deben ser tributados y con qué montos.
2. Si vende bienes y brinda servicios bajo diferentes sistemas tributarios, esto también puede implementarse mediante exenciones tributarias. Podrá establecer la aplicación de diferentes tipos impositivos para bienes y servicios.

Por ello, te aconsejamos que implementes un sistema de categorización de servicios, teniendo en cuenta tu sistema de tributación. En algunos casos, es más fácil establecer un método individual para aplicar impuestos a un producto o servicio, y en otros casos, es mejor trabajar con categorías completas.

Para categorizar servicios y trabajos, selecciónelos en la lista y use la acción de grupo "Cambiar categoría". También puede exportar la lista de servicios, especificar sus categorías en la columna Categoría del archivo de exportación y volver a importarlo.

Combinar Activos Duplicados

Los duplicados pueden aparecer por una variedad de razones, entre ellas, cuando comenzó a usar Activos en Orderry. Podrían duplicarse porque los empleados anteriormente cometieron errores tipográficos en los nombres de marcas o modelos, o simplemente enumeraron los activos en las órdenes de trabajo de diferentes maneras.

Pero lo más importante es que ahora puede deshacerse de los duplicados con una combinación de grupo donde todo el historial de órdenes y transferencias se guardará en un solo documento.

Para hacer esto, marque las casillas de verificación en la página "Inventario> Activos", haga clic en "Combinar" en  la pestaña de "Más acciones" y seleccione un activo en el que se sobrescribirán todos los duplicados.
 

 

De esta manera, puede mantener un almacén de activos bien organizado y realizar un seguimiento del historial completo de servicios y transferencias de cada activo.

Cambiando el Ancho de las Columnas en Todas las Tablas de Informes

Al lanzar nuevas funcionalidades, no nos olvidamos de las mejoras de la interfaz. Ahora, puede cambiar el ancho de las columnas en todos los informes excepto en el informe de Nómina. Simplemente arrastre el borde del encabezado de una columna y ajuste su ancho como desee.
 

 

Además de todo lo anterior, también hemos corregido:

• la visualización de órdenes de trabajo recientes para un activo al agregar su número de serie a una nueva orden
• transferencia de imágenes de productos a través del API

Eso es todo por ahora. Explore las nuevas funciones para mejorar los procesos internos de su empresa y déjenos sus comentarios en los comentarios a continuación o en nuestro chat de soporte.

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